← На главную

Каждый бухгалтер, работающий в программе 1С:Бухгалтерия предприятия КОРП (редакция 3.0), хотя бы раз сталкивался с ситуацией, когда при проведении свежего документа реализации система ведет себя непредсказуемо. Вместо того чтобы зачесть только что поступивший платеж (например, по документу Поступление наличных или Оплата платежной картой), программа неожиданно «подтягивает» и зачитывает незакрытые авансы или платежи прошлых лет. В результате текущая оплата зависает, а на счетах расчетов (обычно это 62.01 и 62.02) образуется некорректное «развернутое» сальдо с минусовыми значениями.

В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта проблема, при чем здесь специфика версии КОРП, и как исправить взаиморасчеты с помощью документа Корректировка долга без необходимости открывать и перепроводить закрытые прошлые периоды.

Выясняем причину: в чем специфика версии КОРП?

Для начала давайте проанализируем, почему аналогичная проблема практически не встречается в базовой версии программы или в версии ПРОФ, но регулярно проявляется в версии КОРП. Главное техническое отличие версии КОРП заключается в поддержке сквозного учета по подразделениям (в том числе по обособленным подразделениям, как выделенным, так и не выделенным на отдельный баланс).

В версии КОРП на счетах учета расчетов с контрагентами (60, 62, 76) учет ведется не только по стандартным субконто (Контрагенты, Договоры, Документы расчетов), но и в разрезе ключевого измерения — Подразделение. Это накладывает жесткие условия на механизмы автоматического зачета авансов:

• Программа производит автоматический поиск и зачет авансов строго в рамках одного и того же подразделения.
• Если в документе оплаты (например, Операция по платежной карте) подразделение не указано вовсе (осталось пустым), а в документе отгрузки (Реализация (акт, накладная, УПД)) указано конкретное подразделение (например, «Завод ЖБИ»), автоматического зачета между ними не произойдет.
• Для программы эти две операции выглядят так, будто они относятся к разным обособленным центрам ответственности. В результате на одном подразделении будет висеть дебиторская задолженность, а на «пустом» подразделении — нераспределенный аванс.

Как именно «расползаются» расчеты: цепочка событий

Давайте пошагово восстановим хронологию того, как незамеченная ошибка прошлого года ломает учет в текущем периоде:

1. В прошлом периоде (например, в 2018 году) были проведены два документа: оплата по карте (где случайно стерли или не указали подразделение) и реализация (где было выбрано подразделение «Завод ЖБИ»).
2. Из-за этого аналитического расхождения автоматический зачет аванса при проведении реализации не сработал. На счете 62 образовалось скрытое «развернутое» сальдо: дебет 62.01 по подразделению «Завод ЖБИ» и кредит 62.02 по пустому подразделению на одну и ту же сумму. Взаимные требования фактически погашены, но программа считает их открытыми.
3. Период (2018 год) закрывается, сдается бухгалтерская и налоговая отчетность, вносить изменения в документы прошлых лет категорически нельзя.
4. В новом периоде (например, в 2019 году) бухгалтер оформляет новую реализацию и указывает в ней пустое подразделение.
5. Программа при проведении этого нового документа начинает искать самый ранний незачтенный аванс по «пустому» подразделению в рамках данного договора. По закону FIFO она находит «висящий» аванс 2018 года и автоматически зачитывает его под новую отгрузку.
6. Текущая оплата 2019 года, которая реально предназначалась для этой реализации, остается незачтенной либо уходит «в минус», ломая актуальные взаиморасчеты.

Шаг 1. Диагностика проблемы через Оборотно-сальдовую ведомость

Прежде чем приступать к исправлению, нам необходимо наглядно увидеть и зафиксировать ошибку. Для этого сформируем отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету (счет 62) со следующими настройками группировки:

• Контрагенты
• Договоры
• Подразделения (обязательно включите этот флаг!)
• Документы расчетов с контрагентами

В сформированном отчете мы увидим картину, когда по одному и тому же договору у одного контрагента одновременно висит дебетовый остаток по одному подразделению и кредитовый — по другому. Наша задача — «схлопнуть» эти остатки без изменения закрытого периода.

Шаг 2. Исправление расчетов с помощью документа «Корректировка долга»

Поскольку прошлый год закрыт для редактирования, мы выполним корректировку в текущем открытом периоде. Рекомендуется делать это первым числом текущего отчетного периода (например, 01.01.2019), чтобы выровнять остатки на самом старте года.

Для решения задачи рассмотрим два возможных сценария.

Вариант А. Проведение взаимозачета (схлопывание зависших остатков)

Этот способ оптимален, если нам нужно просто погасить встречные остатки по дебету 62.01 («Завод ЖБИ») и кредиту 62.02 (пустое подразделение).

1. Перейдем в раздел меню Продажи — Корректировка долга.
2. Нажмем кнопку Создать и выберем вид операции: Зачет авансов.
3. В выпадающем списке Зачесть аванс укажем: Покупателя.
4. В поле В счет задолженности укажем: Покупателя перед нашей организацией.
5. В полях Покупатель (кредитор) и Покупатель (дебитор) выберем одного и того же контрагента, по которому разошлись расчеты.
6. Нажмем на кнопку Заполнить и выберем команду Заполнить остатками по взаиморасчетам.
7. Программа автоматически проанализирует остатки на счетах и заполнит две вкладки:
   • На вкладке Авансы покупателя (кредиторская задолженность) появится строка с авансом (счет 62.02) по пустому подразделению.
   • На вкладке Задолженность покупателя (дебиторская задолженность) появится строка с долгом (счет 62.01) по подразделению «Завод ЖБИ».
8. Проверим равенство итоговых сумм на обеих вкладках. Если суммы совпадают, запишем и проведем документ.

После проведения этого документа на дату корректировки встречные остатки по разным подразделениям закроются (схлопнутся), и программа больше не будет использовать старый платеж при проведении новых документов.

Вариант Б. Перенос аванса на нужное подразделение

Этот способ применяется, когда нам необходимо физически перенести зависший платеж с пустого подразделения на подразделение «Завод ЖБИ», чтобы система видела его именно там и зачет происходил корректно.

1. Создадим новый документ Корректировка долга.
2. Выберем вид операции: Перенос задолженности.
3. В поле Перенести укажем значение: Авансы покупателя.
4. Заполним реквизиты контрагента и договора в шапке документа.
5. Нажмем Заполнить — Заполнить остатками по взаиморасчетам. В табличной части на вкладке Авансы отобразится строка с платежом без указания подразделения.
6. В реквизитах нового аванса (в нижней части формы или непосредственно в новой строке переноса) укажем то же подразделение, по которому ведется весь основной учет взаиморасчетов («Завод ЖБИ»).
7. Проведем документ.

Теперь программа перебросит остаток счета 62.02 на правильную аналитику. При последующем автоматическом зачете авансов система без труда найдет этот платеж и закроет им нужную реализацию.

Важный нюанс: контроль НДС с авансов (счет 76.АВ)

При корректировке взаиморасчетов прошлых лет особое внимание уделим учету НДС. Неверные действия могут привести к задвоению налоговой базы или потере права на вычет:

• При использовании Варианта Б (Перенос аванса) программа формирует новые проводки по кредиту счета 62.02. При следующем запуске обработки Регистрация счетов-фактур на аванс система может ошибочно предложить выписать новый авансовый счет-фактуру. От этого действия нужно отказаться (просто удалите эту строку из списка предложенных к регистрации), так как НДС с этого аванса уже был начислен и задекларирован в прошлом году.
• При использовании Варианта А (Взаимозачет) закрытие аванса на счете 62.02 является основанием для предъявления НДС к вычету (Дт 68.02 — Кт 76.АВ). Проследим, чтобы при закрытии текущего квартала регламентный документ Формирование записей книги покупок автоматически зафиксировал этот вычет и заполнил Книгу покупок.

Как избежать подобных ошибок в будущем?

Чтобы минимизировать ручную работу по исправлению аналитики, рекомендуем внедрить в повседневную практику следующие правила:

1. Проверяйте настройки заполнения подразделений: убедитесь, что у всех пользователей, создающих платежные документы и документы реализации, в персональных настройках верно заполнено основное подразделение.
2. Контролируйте проведение документов: старайтесь не перепроводить платежные документы «задним числом» без последующего контроля и перепроведения связанных с ними документов отгрузки.
3. Регулярно проводите аудит ОСВ: не реже одного раза в месяц формируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 62 с включенной группировкой по подразделениям. Это позволит обнаружить скрытое развернутое сальдо на самых ранних этапах и своевременно исправить его до закрытия квартала.