Каждый бухгалтер, работающий в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1), хотя бы раз сталкивался с досадной ситуацией: при заполнении регламентированного отчета 6-НДФЛ программа выдает ошибку или выводит предупреждение о том, что показатели отчета расходятся с данными расшифровки на несколько копеек. Давайте детально разберем, почему возникает эта проблема, как функционируют внутренние механизмы платформы 1С:Предприятие и какие практические шаги помогут нам навсегда устранить эти погрешности.
Для начала проанализируем внутреннее устройство учета доходов и налогов в программе. Главный источник расхождений кроется в разнице между тем, как отчет формирует итоговые цифры, и тем, как работает механизм расшифровки этих цифр по сотрудникам.
Основной показатель, который чаще всего подвержен искажениям на копейки, — это сумма фактически полученного дохода (исторически отражавшаяся в строке 130 Раздела 2). Программа 1С:ЗУП берет эти данные не напрямую из документов начисления, а из специализированного регистра накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Запись в этот регистр с видом движения "Расход" и заполненным реквизитом Сумма выплаченного дохода создается в момент проведения выплатных документов — Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость на счета.
При проведении ведомости программа обязана рассчитать, какая именно часть начисленного дохода фактически выплачивается сотруднику в данный момент. Расчет производится по пропорциональной математической формуле:
Сумма выплаченного дохода = Сумма начисленного дохода * Сумма к выплате / (Сумма начисленного дохода - НДФЛ)
Из-за неизбежного математического округления результатов деления в регистр записывается сумма, которая может отличаться от реального начисления на 1–10 копеек. Дополнительно ситуацию усложняют следующие факторы:
Зарплата к выплате могут годами копиться мелкие остатки с плюсом по одному начислению и с минусом по другому. Суммарно баланс по сотруднику равен нулю, но программа при выплате пытается сопоставить копейки с разными документами-основаниями, что искажает расчет налога.Прежде чем что-то исправлять, нам необходимо локализовать ошибку и понять, по какому именно сотруднику и документу-основанию пошел перекос. Для этого воспользуемся специализированным отчетом:
Налоги и взносы и выберем пункт Отчеты по налогам и взносам.Проверка разд. 2 6-НДФЛ.Настройки.Расширенный.Структура. Дважды кликнем по группировке строк Дата удержания, Срок перечисления... и с помощью кнопки Добавить выведем новое поле — Регистратор.Подробно по сотрудникам на панели настроек и сформируем отчет.Теперь мы видим полную картину взаиморасчетов по каждому сотруднику. Отчет покажет конкретный документ начисления (например, Начисление по договорам или Начисление зарплаты и взносов) и соответствующий ему документ выплаты (Ведомость), в которых и «зависли» злополучные копейки.
В более сложных случаях, когда одна ведомость выплачивает доходы по нескольким документам-основаниям, полезно использовать отчет Анализ НДФЛ по документам-основаниям. Настроим его аналогичным образом, выведя в структуру группировку по полю Регистратор. Это позволит определить, не «утянул» ли документ выплаты излишки налога из прошлых периодов или других начислений сотрудника.
После того как проблемные документы найдены, перейдем к их исправлению. Рассмотрим основные практические способы решения проблемы, начиная с самых простых.
Очень часто копейки возникают из-за того, что расчетные документы были скорректированы или пересчитаны уже после того, как была создана и проведена выплатная ведомость. Чтобы синхронизировать данные, выполним следующие действия:
Ведомость (в банк или кассу).Обновить налог (или дважды кликнем по сумме в колонке НДФЛ и нажмем кнопку перезаполнения внутри открывшегося окна расшифровки).Подбор. Это заставит программу полностью пересчитать все связанные регистры и распределить доходы и налоги без копеечных погрешностей.6-НДФЛ.Если копейки кочуют из месяца в месяц из-за остатков по разным видам доходов или документов-оснований, их необходимо «схлопнуть». Для этого мы можем применить проверенный технический прием:
Ведомость в банк) в текущем открытом периоде.Подбор и выбираем только проблемного сотрудника.К выплате должен быть строго равен 0.00 руб.Бывают ситуации, когда прошлые периоды уже закрыты и сданы, а перепроведение ведомостей может привести к нежелательному изменению взаиморасчетов и искажению учета. В таких случаях мы можем скорректировать данные точечно, без изменения финансовых документов:
Налоги и взносы и откроем журнал Операции учета НДФЛ.Доходы добавим строку, указав дату получения дохода, код дохода и сумму корректировки (например, со знаком «минус» или «плюс» на те самые копейки, которые мешают сдать отчет). Обязательно выберем правильный документ-основание.Удержано по всем ставкам.Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ, и при повторном заполнении 6-НДФЛ суммы отчета идеально совпадут с расшифровкой.Если мы постоянно сталкиваемся с копеечными расхождениями, нам следует проанализировать глобальные настройки программы. Перейдем в настройки зарплатного проекта или в карточку организации и проверим параметры округления выплат. Если учетная политика позволяет, установим параметр «Без округлений». Это позволит программе выплачивать суммы с точностью до копейки и предотвратит искусственное возникновение погрешностей при расчете пропорций удержанного НДФЛ в будущих периодах.
Применяя эти методы последовательно, мы сможем добиться идеального соответствия данных в регистрах 1С и успешно сдать отчетность без лишних предупреждений со стороны контролирующих органов.