Часто при настройке учета в «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» пользователи сталкиваются с трудностями при попытке вести полноценный расчет зарплаты по подразделениям и ограничивать права доступа к данным конкретных сотрудников. Разберем по шагам, какие возможности предоставляет типовая конфигурация, в чем отличия версий ПРОФ и КОРП, и как правильно выстроить архитектуру учета.
Проанализируем ситуацию с разграничением прав на уровне записей (RLS). Многие ожидают, что в бухгалтерской программе можно будет скрыть зарплату одних сотрудников от других пользователей. Однако в типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0», независимо от того, используете вы версию ПРОФ или КОРП, штатный механизм RLS реализован исключительно в разрезе Организаций.
Разграничения прав по конкретным сотрудникам, физическим лицам или подразделениям в типовой бухгалтерской программе нет. Настройка групп доступа физических лиц — это штатный функционал специализированных программ для кадрового учета.
Если вам критически важно скрыть отдельных сотрудников или их доходы, находясь только в бухгалтерской базе, реализовать это можно лишь через нетиповую доработку — создание расширения с переопределением механизмов подсистемы управления доступом БСП (библиотеки стандартных подсистем). Но это требует привлечения программиста и усложняет дальнейшую поддержку программы.
Посмотрим на настройки учета зарплаты по подразделениям. Здесь возможности напрямую зависят от версии вашей программы.
В версии ПРОФ:
Опция «Расчет зарплаты по обособленным подразделениям» предназначена в первую очередь для исчисления НДФЛ и формирования отчетности (например, 6-НДФЛ) по разным налоговым инспекциям с разными КПП и ОКТМО. При этом существует жесткое системное ограничение: данная настройка доступна только в том случае, если общая численность работников в информационной базе не превышает 60 человек. Более того, полноценного сквозного учета на счетах расчетов по подразделениям (например, на счете 70) в версии ПРОФ не предусмотрено.
В версии КОРП:
Для версии КОРП отдельный флажок в зарплатных настройках искать не нужно. Учет по подразделениям здесь является базовым и сквозным по всему плану счетов. Включить его очень просто: перейдите в раздел «Функциональность программы», откройте вкладку «Организация» и установите флаг «Обособленные подразделения».
Выясним причину частой ошибки, когда программа не дает записать данные подразделения и требует обязательно указать основную (головную) организацию. Обычно это возникает при путанице в заполнении справочников:
Рассмотрим оптимальный подход для компаний со сложной кадровой структурой. Если вам требуется конфиденциальность зарплатных данных (RLS по сотрудникам и физическим лицам), ведение сложных начислений по множеству подразделений и отсутствие ограничений по численности штата, лучшим типовым решением будет перенос кадрового учета и расчета зарплаты в профильную конфигурацию — «1С:Зарплата и управление персоналом 3» (ЗУП).
В этом сценарии мы настраиваем стандартную синхронизацию между базами. В «1С:Бухгалтерия» в настройках зарплаты выбирается вариант учета «Во внешней программе». Данные из ЗУП будут выгружаться в бухгалтерию сводно (по подразделениям и способам отражения), что автоматически скрывает персональные начисления конкретных сотрудников от пользователей бухгалтерской базы, полностью решая проблему конфиденциальности без сложных программистских доработок.