Переход с устаревшей конфигурации «Зарплата и управление персоналом» версии 2.5 на современную версию 3.1 часто сопровождается серьезной ломкой привычных методологических подходов. Одним из наиболее острых вопросов становится ведение учета рабочего времени сотрудников. В этой статье мы подробно проанализируем, почему повсеместное использование документа Табель в ЗУП 3.1 может стать «миной замедленного действия», разберем программную логику системы и найдем наиболее оптимальные пути решения этой задачи.
Для того чтобы понять, почему бухгалтеры и консультанты предостерегают от постоянного использования документа Табель, нам необходимо рассмотреть внутреннюю архитектуру программы. В ЗУП 3.1 заложена строгая иерархия источников данных об отработанном времени. При расчете заработной платы система собирает информацию по цепочке снизу вверх, где каждый последующий уровень перекрывает предыдущие:
Больничный лист, Отпуск, Командировка, Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно).Проанализируем ситуацию, которая регулярно возникает на практике при сплошном методе ведения табелей. Допустим, за октябрь по сотруднику был введен и проведен документ Табель. В ноябре этот сотрудник приносит больничный лист за период с 25 по 30 октября. Расчетчик регистрирует документ Больничный лист.
В обычной ситуации программа должна автоматически вытеснить рабочее время и отсторнировать оклад. Однако, поскольку в октябре был проведен документ Табель, имеющий наивысший приоритет, программа проигнорирует факт ввода больничного при расчете начислений! Система продолжит видеть рабочие часы, зафиксированные в табеле. В результате расчетчик получит некорректно начисленную зарплату и «зависшие» перерасчеты в регистрах.
Чтобы исправить эту ошибку, пользователю придется возвращаться в прошлый период, распроводить или корректировать (создавать документ-исправление) Табель за октябрь, и только после этого рассчитывать больничный. В масштабах крупных организаций с численностью штата от 100 человек ручной контроль таких операций превращается в колоссальный и неэффективный труд.
Выясним причину, по которой методологи фирмы «1С» настоятельно рекомендуют отказаться от ввода документа Табель без крайней необходимости. В концепции ЗУП 3.1 для получения регламентированной печатной формы Т-13 совершенно не обязательно создавать одноименный документ. В программе реализован одноименный отчет Табель учета рабочего времени (Т-13).
Этот отчет формируется динамически «на лету». Он собирает плановые данные из графиков работы и накладывает на них зарегистрированные в базе документы-отклонения. Преимущество такого подхода очевидно: любые изменения, внесенные задним числом (например, исправленный больничный или перенесенный отпуск), автоматически и корректно отобразятся в печатной форме отчета и будут правильно учтены при расчете зарплаты без совершения дополнительных ручных манипуляций.
Рассмотрим подробнее еще одно препятствие. При попытке отразить хаотичные изменения («сегодня переработка на 2 часа, завтра недоработка») напрямую через документ Табель, пользователи часто сталкиваются с ошибками проведения программы, сообщающими о несовпадении фактических данных с плановыми.
Чтобы обойти эту ошибку, администраторы отключают проверку соответствия в настройках расчета зарплаты (сняв флаг «Проверять соответствие фактического времени плановому»). Однако это действие несет в себе скрытую угрозу: система перестает контролировать корректность ввода данных. Кадровик может случайно ошибиться строкой или проставить явку в праздничный день без оформления соответствующего приказа, и программа молча примет эти данные, что приведет к нарушению законодательства и искажению фонда оплаты труда.
Существует заблуждение, что ручные корректировки в документе Табель никак не влияют на расчет среднего заработка и стаж. На самом деле влияние прямое и очень критичное. Данные из проведенного табеля напрямую записываются в регистр накопления Данные о времени для расчета зарплаты.
Если в табеле будут допущены ручные ошибки или расхождения с кадровыми приказами (например, ошибочно проставлен рабочий день вместо фактически проведенной командировки), программа неверно определит количество календарных и рабочих дней. Это автоматически приведет к искажению сумм при расчете будущих отпусков, командировок и пособий по временной нетрудоспособности.
Не стоит забывать и об аппаратной составляющей. Документ Табель генерирует огромный объем движений по регистрам. При ведении сплошного учета по табелям в компаниях с численностью сотрудников более 150-200 человек размер базы данных начинает стремительно расти. Это неизбежно приводит к замедлению работы ключевых документов, таких как Начисление зарплаты и взносов, а также увеличивает время проведения регламентных операций при закрытии месяца.
Что же делать организациям, у которых график работы сотрудников действительно не поддается стандартному описанию, постоянно меняется, присутствуют частые переработки и выходы в выходные дни? Разберем по шагам альтернативные и методологически верные варианты решения этой задачи.
Если график сотрудника или группы сотрудников на следующий месяц известен заранее, но он отличается от их основного графика, идеальным решением будет ввод документа Индивидуальный график.
Индивидуальный график на плановый период.Табель при этом не создается.Для фиксации незапланированных переработок и выходов используем только специализированные документы:
Работа сверхурочно.Работа в выходные и праздничные дни.Отпуск без сохранения оплаты, Прогул, неявка и т.д.).В крупных организациях ручной ввод множества документов отклонений действительно может парализовать работу расчетного отдела. В таких случаях целесообразно разработать специализированное автоматизированное рабочее место (АРМ) или внешнюю обработку.
Посмотрим на пример концепции решения, когда мастера смен или руководители подразделений заполняют данные о фактически отработанном времени через упрощенный интерфейс. Программа на основании этих данных сама создает необходимые транзакции в системе:
// Пример упрощенного алгоритма программного создания документов отклонений
Процедура ЗарегистрироватьСверхурочнуюРаботу(Сотрудник, ДатаРаботы, КоличествоЧасов) Экспорт
ДокСверхурочно = Документы.РаботаСверхурочно.СоздатьДокумент();
ДокСверхурочно.Дата = ТекущаяДата();
ДокСверхурочно.Организация = Справочники.Организации.НайтиПоРеквизиту("ИНН", "7700000000");
ДокСверхурочно.ПериодРегистрации = НачалоМесяца(ДатаРаботы);
НоваяСтрокаСотрудники = ДокСверхурочно.Сотрудники.Добавить();
НоваяСтрокаСотрудники.Сотрудник = Сотрудник;
НоваяСтрокаЧасы = ДокСверхурочно.ВыработкаПоДням.Добавить();
НоваяСтрокаЧасы.Сотрудник = Сотрудник;
НоваяСтрокаЧасы.Дата = ДатаРаботы;
НоваяСтрокаЧасы.Часы = КоличествоЧасов;
Попытка
ДокСверхурочно.Записать(РежимЗаписиДокумента.Проведение);
Исключение
ЗаписьЖурналаРегистрации("Ошибка проведения документа сверхурочной работы: " + ОписаниеОшибки(),
УровеньЖурналаРегистрации.Ошибка);
КонецПопытки;
КонецПроцедуры
Такой подход позволяет сохранить методологическую чистоту базы данных ЗУП 3.1, избежать конфликтов при расчете среднего заработка и избавить пользователей от рутинного ручного труда по созданию десятков документов.
Подводя итог, можно с уверенностью сказать, что опасения бухгалтеров из рассматриваемой темы полностью оправданы. Использование документа Табель в качестве основного инструмента ежедневного учета в 1С:ЗУП 3.1 крайне нежелательно.
Рекомендуем придерживаться следующего правила: стремитесь максимально описывать трудовую деятельность сотрудников через графики работы (в том числе сменные) и документы-отклонения. К использованию документа Табель прибегайте только в самых крайних, исключительных случаях, когда невозможно составить даже индивидуальный плановый график сотрудника на месяц вперед.