В практике бухгалтерского учета государственных учреждений нередко возникают ситуации, когда требуется массово скорректировать аналитические показатели в уже проведенных документах. Одной из таких задач является замена кода экономической классификации (КЭК/КОСГУ) в документах Приходный кассовый ордер (ПКО). Например, когда поступление пожертвований ошибочно отражено по коду 189, а согласно актуальным требованиям классификации его необходимо перенести на код 155. Рассмотрим подробно, как реализовать эту задачу в конфигурации 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 1.0, избежав типичных ошибок и потери данных.
Прежде чем приступать к массовым изменениям, проанализируем ситуацию. В БГУ 1.0 документ ПриходныйКассовыйОрдер имеет свои особенности. Бухгалтерские проводки по счету 401.10 формируются на основании данных, указанных в табличной части Расшифровка платежа. Если мы просто изменим реквизиты в шапке документа (в упрощенных формах), проводки могут не обновиться. Кроме того, ПКО в кассовом учете жестко связан с документом ОтчетКассира. Если отчет кассира за соответствующий период уже проведен, он блокирует редактирование любых кассовых ордеров, входящих в его состав.
Разберем последовательность действий, необходимых для подготовки к замене. Массовое изменение реквизитов напрямую влияет на регистры бухгалтерии, поэтому первым делом необходимо создать резервную копию базы данных. После этого выполним следующие действия:
Отчет кассира, в которые входят целевые ПКО.Проанализируем ситуацию: если документов много, отмену проведения также можно сделать массово через список документов или ту же групповую обработку, о которой мы поговорим ниже.
В БГУ 1.0 основным инструментом для решения подобных задач является встроенная обработка, находящаяся в меню Сервис. Рассмотрим алгоритм работы с ней:
Документы.Приходный кассовый ордер.РасшифровкаПлатежа.КЭК (или аналогичный реквизит, отвечающий за корреспондирующий счет 401.10) со значением 189.Изменить реквизит. В появившемся списке выберем нужный реквизит табличной части и установим новое значение — 155.Многие пользователи совершают ошибку, полагая, что после работы групповой обработки дело сделано. Однако, как верно отмечено в обсуждении, «Пушкин за Вас проводить документы не будет». Изменение реквизита в объекте — это запись в таблицу документа, но не обновление проводок в регистре бухгалтерии.
Рассмотрим, что нужно сделать дальше:
Установить статус: Проведен.401.10 вместо кода 189 появится код 155.Отчет кассира и провести их в строгой хронологической последовательности. Это обеспечит корректность остатков в кассовой книге.Если стандартная обработка не видит нужный реквизит или структура документа слишком сложна, целесообразно воспользоваться внешней обработкой с диска ИТС — PoiskIZamenaZnacheniy.epf. Этот инструмент работает на уровне ссылок базы данных.
Выясним преимущества этого метода: обработка ищет все упоминания элемента справочника КЭК со значением 189 и заменяет их на 155 во всех выбранных типах документов. Это гарантирует, что замена произойдет во всех строках табличных частей. Однако стоит помнить, что этот метод еще более требователен к последующему перепроведению документов, так как он физически подменяет ссылку в базе данных.
После завершения всех манипуляций необходимо убедиться в чистоте учета. Выполним проверку по следующим шагам:
Во-первых, сформируем Оборотно-сальдовую ведомость по счету 401.10. В настройках укажем группировку по КЭК. Проверим, что по коду 189 обороты обнулились (или уменьшились на ожидаемую сумму), а по коду 155 — появились.
Во-вторых, запустим Технологический анализ учета (меню Сервис — Технологический анализ). Проанализируем раздел, касающийся соответствия КБК и КЭК типам счетов. Если код 155 на дату документа еще не действовал или был исключен из классификатора, система выдаст ошибку. В этом случае придется проверить справочник КЭК и при необходимости временно скорректировать дату окончания действия кода в настройках классификатора.
Если вы опытный пользователь или программист, вы можете использовать небольшой фрагмент кода для программного перепроведения группы документов, чтобы быть уверенным в результате. Пример логики перепроведения:
Выборка = Документы.ПриходныйКассовыйОрдер.Выбрать(ДатаНачала, ДатаКонца);
Пока Выборка.Следующий() Цикл
ОбъектДок = Выборка.ПолучитьОбъект();
Если ОбъектДок.Проведен Тогда
Попытка
ОбъектДок.Записать(РежимЗаписиДокумента.Проведение);
Исключение
Сообщить("Ошибка проведения документа: " + ОбъектДок);
КонецПопытки;
КонецЕсли;
КонецЦикла;
Этот код позволяет убедиться, что каждый документ обновил свои записи в регистрах после изменения аналитики. Помните, что массовые изменения в закрытых периодах могут повлиять на сданную отчетность, поэтому всегда согласовывайте такие операции с главным бухгалтером учреждения.