При работе в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП 3.1) бухгалтеры и расчетчики часто сталкиваются с ситуацией, когда в документе Начисление зарплаты и взносов на закладке НДФЛ внезапно появляются суммы налога по сотрудникам, которые даже не числятся в выбранном подразделении. Особенно часто это происходит, если ранее в этом же месяце вводился документ Премия. Давайте детально разберем механизмы работы программы, выясним причины такого поведения системы и найдем способы корректного отражения данных.
Для того чтобы понять природу проблемы, проанализируем, как 1С:ЗУП трактует момент возникновения обязанности по исчислению НДФЛ. В программе расчет налога тесно связан с планируемой датой выплаты дохода. Рассмотрим ситуацию на примере документа Премия.
Когда мы создаем документ Премия, в поле Выплата мы можем выбрать один из трех вариантов: «В межрасчетный период», «С авансом» или «С зарплатой». Если мы выбираем вариант «С зарплатой», программа ведет себя следующим образом:
Учет доходов для исчисления НДФЛ.Премия налог не рассчитывается (закладка НДФЛ может быть пустой или отсутствовать, в зависимости от настроек).Поскольку налог не был исчислен в момент начисления премии, система обязана «добрать» этот неоплаченный налог в ближайшем документе, который предназначен для окончательного расчета — а именно в документе Начисление зарплаты и взносов.
Разберем, почему фильтр по подразделению в шапке документа Начисление зарплаты и взносов не всегда спасает от появления «чужих» сотрудников. С точки зрения налогового кодекса и алгоритмов 1С, объектом налогообложения является Физическое лицо в рамках одной Организации и одной Регистрации в налоговом органе (ИФНС).
Подразделение в 1С — это разрез управленческого и бухгалтерского учета затрат, но не всегда налогового. Если сотрудник работает в «Подразделении А», а пользователь по ошибке (или через механизм «Подбора») добавил его в документ по «Подразделению Б», программа видит следующее: «По физическому лицу Иванову есть начисленный доход (премия), налог с которого еще не исчислен. Раз Иванов попал в текущий расчетный документ, я должна рассчитать его НДФЛ полностью, исходя из всех накопленных доходов за месяц».
Проанализируем работу инструмента Подбор. В релизах 3.1.8 и выше, при нажатии кнопки Подбор в документе начисления зарплаты, программа открывает список сотрудников. Если пользователь снимает флаг «Выбирать из сотрудников [Наименование подразделения]», система позволяет добавить в документ любого человека из организации. Как только фамилия сотрудника оказывается в списке (даже если на закладке Начисления по нему нет строк), срабатывает автоматический пересчет НДФЛ.
Выясним, какие записи в регистрах провоцируют такое поведение. Когда мы проводим документ Премия с выплатой «С зарплатой», создается запись в регистре накопления Сведения о доходах НДФЛ (или аналогичных в зависимости от версии). В этой записи указана дата получения дохода, соответствующая дате выплаты зарплаты.
При заполнении документа Начисление зарплаты и взносов система выполняет запрос к этому регистру. Алгоритм выглядит примерно так:
// Упрощенная логика поиска хвостов НДФЛ
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = "ВЫБРАТЬ
| Доходы.СуммаДохода,
| Доходы.Сотрудник
|ИЗ
| РегистрНакопления.СведенияОДоходахНДФЛ КАК Доходы
|ГДЕ
| Доходы.Сотрудник В (&СписокСотрудниковВДокументе)
| И Доходы.НалогЕщеНеИсчислен = ИСТИНА";
Поскольку сотрудник был добавлен в документ вручную, он попадает в СписокСотрудниковВДокументе, и программа находит его премию, зарегистрированную ранее. Результат — расчет НДФЛ на соответствующей закладке.
Рассмотрим несколько способов решения данной проблемы, от изменения настроек до административного контроля.
Самый надежный способ разделить расчеты — это указывать в документе Премия способ выплаты «В межрасчетный период». В этом случае:
Премия.Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ сразу.Начисление зарплаты и взносов этот налог больше не появится, так как он уже считается «исчисленным».Это позволяет избежать путаницы при расчете зарплаты по разным подразделениям.
Посмотрим на действия пользователей. Часто «лишние» люди попадают в документ из-за невнимательности при ручном подборе. Необходимо строго следить за тем, чтобы флаг фильтрации по подразделению в окне подбора был всегда включен. Если сотрудник был добавлен ошибочно, недостаточно просто удалить его из списка на первой закладке.
Важный момент: в некоторых релизах ЗУП 3.1 при удалении сотрудника из основной таблицы «Начисления» строки по нему на закладках «НДФЛ» и «Взносы» могут оставаться. Проанализируйте эти закладки после удаления сотрудника и, если строки сохранились, удалите их вручную.
Если вам необходимо рассчитать НДФЛ только по тем людям, которые реально работают в данном подразделении и имеют начисления в этом документе, не используйте общую кнопку «Пересчитать НДФЛ» в шапке (если она выведена в вашем релизе) или полную перезаполняемость. Используйте кнопку «Еще — Пересчитать сотрудника» на закладке с начислениями. Однако помните, что механизм НДФЛ в ЗУП стремится к «целостности», поэтому он всегда будет пытаться собрать все налоги физлица, попавшего в документ.
Проанализируем ситуацию с точки зрения рисков. Недоплата НДФЛ в бюджет карается штрафами и пенями гораздо строже, чем ошибка в аналитическом разрезе «Подразделение». Разработчики 1С придерживаются «агрессивного» алгоритма сбора налогов: если программа видит любой незакрытый доход по сотруднику, она обязана предложить исчислить налог в первом же попавшемся документе расчета.
Ситуация, когда пользователь «насильственно» добавляет сотрудника из другого подразделения в документ, воспринимается системой как осознанное действие. Программа полагает, что вы хотите рассчитать этого сотрудника именно здесь (возможно, по причине перевода или совмещения), и выполняет полный расчет его налоговой базы.
Для корректной работы и исключения «фантомных» налогов в документах начисления зарплаты рекомендуем:
Премия, Материальная помощь, Разовое начисление). Выбирайте «В межрасчетный период», если хотите, чтобы налог «зафиксировался» сразу.Подбор со снятыми фильтрами.Учет доходов для исчисления НДФЛ, чтобы понять, какой именно документ зарегистрировал «хвост» дохода.Помните, что НДФЛ в 1С:ЗУП 3.1 — это сквозной учет по физическому лицу, и точность подразделений здесь вторична по сравнению с точностью исчисления налога в целом по организации.