При долгой эксплуатации конфигурации 1С:Управление производственным предприятием (УПП) ред. 1.3 пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда управленческий учет (УУ) начинает существенно расходиться с бухгалтерским (БУ). Использование ручных операций, некорректные корректировки регистров и ошибки при проведении регламентных документов за несколько лет могут превратить регистры УУ в хаос с «миллиардными» искажениями, которые генерирует документ Расчет себестоимости выпуска. Особенно остро эта проблема встает при использовании РАУЗ (Режима учета затрат).
В этой статье мы подробно разберем, как исправить эту ситуацию, выровнять учетные данные, провести свертку базы и не допустить повторения подобных ошибок в будущем.
Прежде чем приступать к активным действиям, давайте выясним первопричину рассинхронизации. В отличие от традиционного партионного учета, РАУЗ базируется на двух ключевых регистрах накопления:
Учет затрат (управленческий учет) — отвечает за отражение движений в УУ.Учет затрат (бухгалтерский и налоговый учет) — аккумулирует данные для регламентированного учета (БУ/НУ).Главный подводный камень кроется в действиях пользователей и бухгалтеров. Очень часто для исправления бухгалтерского баланса делаются ручные проводки через документ Операция (бухгалтерский и налоговый учет). Этот документ делает движения исключительно по Регистру бухгалтерии, но абсолютно «не видит» и не меняет данные в регистрах РАУЗ. В результате на счетах БУ (например, 10, 20, 41, 43) суммы корректируются, а в регистре учета затрат УУ и БУ остаются старые некорректные значения. При первом же запуске документа Расчет себестоимости выпуска система пытается распределить зависшие суммы, что приводит к колоссальным суммовым искажениям.
Еще одна распространенная ошибка — хаотичное включение и выключение флагов «Отражать в упр. учете» и «Отражать в бух. учете» в первичных документах. В 1С:УПП это может приводить к удвоению оборотов по некоторым регистрам накопления, если настройки аналитики выполнены некорректно.
Если в базе накопились ошибки за несколько лет (например, за 5 лет активной работы), пытаться точечно исправить каждый документ прошлых периодов нереально и бессмысленно. Единственный рабочий вариант — выполнить свертку информационной базы с последующей корректировкой входящих остатков. Рассмотрим этот процесс по шагам.
Ни в коем случае не проводите подобные манипуляции сразу в рабочей базе! Выполняем следующие подготовительные действия:
Используем типовую обработку свертки (обычно это СверткаИнформационнойБазы.epf из комплекта поставки или диска ИТС). На этом этапе происходит создание документов ввода остатков и автоматическое удаление движений по первичным документам до даты свертки.
Важная техническая деталь: На промежуточных этапах работы обработки документы Корректировка записей регистров (которые фиксируют остатки по РАУЗ) создаются системой с выключенной активностью движений. Нам необходимо строго следовать инструкциям обработки свертки и активировать эти движения только на финальных этапах, предварительно скорректировав даты созданных документов ввода остатков, иначе все остатки по регистрам просто «потеряются».
После проведения свертки мы получаем документы ввода остатков. Но так как исходные данные в УУ были «наколбашены», эти остатки будут содержать те самые миллиардные искажения. Наша задача — привести их в соответствие с реальностью.
Проанализируем ситуацию: бухгалтерский учет обычно ведется более аккуратно, так как он сдается в контролирующие органы. Следовательно, мы можем взять за основу остатки по БУ и перенести их в УУ.
Для этого выполняем следующие действия:
Корректировка записей регистров по регистру Учет затрат (управленческий учет)) очищаем старые некорректные строки.Критически важно соблюдать аналитику РАУЗ (R-узлы)! Все движения в РАУЗ жестко привязаны к ключам аналитики (справочники Аналитика вида учета, Аналитика учета затрат, Аналитика распределения затрат). Если при ручном заполнении документов ввода остатков мы укажем некорректную комбинацию (например, склад не будет соответствовать организации или подразделению), то при первом же расчете себестоимости в новом периоде система выдаст ошибки вроде «обнаружены отрицательные остатки» или «арифметика переполнения», а затраты зависнут.
Поэтому для формирования правильных ключей аналитики рекомендуется использовать программные методы или специализированные обработки заполнения табличных частей, которые автоматически подберут или создадут нужные R-узлы в соответствии с реквизитами номенклатуры и складов.
После того как все документы ввода остатков заполнены и проверены:
Расчет себестоимости выпуска за первый месяц нового периода.После успешного тестирования на копии мы можем перенести настроенные документы ввода остатков в чистую рабочую базу, предварительно свернув ее по аналогичной схеме.
Рассмотрим специфические проблемы, с которыми мы гарантированно столкнемся при свертке УПП с включенным РАУЗ:
1. Зависание затрат на 20-х счетах (Незавершенное производство)
В РАУЗ за незавершенное производство отвечает раздел учета Затраты, а за списание на выпуск — раздел Затраты на выпуск. Если в прошлых периодах были допущены ошибки в распределении, стандартная свертка может некорректно обработать остатки по счетам 20, 23, 25. Нам придется вручную анализировать ведомости по учету затрат и восстанавливать реальные остатки НЗП в документах ввода остатков, ориентируясь на технологические карты или данные инвентаризации производства.
2. Проблемы с удалением старых документов
Связи ключей аналитики РАУЗ с первичными документами очень тесные. Данные хранятся в регистре сведений Аналитика учета партий и других служебных таблицах. Из-за этого многие документы прошлых периодов не удастся физически удалить из базы (система будет ссылаться на битые связи). Будьте готовы к тому, что объем базы после свертки может уменьшиться не так значительно, как планировалось, однако главная цель — наведение порядка в остатках — будет достигнута.
Чтобы после свертки управленческий учет снова не превратился в хаос, внедрим в работу несколько важных методологических правил.
Часто УУ расходится с БУ из-за того, что в компании присутствуют операции, которые не должны отражаться в регламентированном учете (например, неофициальные излишки на складах или внутренние перемещения между филиалами, не оформленные юридически). Чтобы не ломать БУ и держать УУ в чистоте, создадим в справочнике Организации специальную виртуальную организацию — например, «Управленческая организация». По ней мы не будем вести регламентированный учет, но будем отражать все специфические управленческие операции. Это позволит сохранить реальную физическую картину для руководства без искажения официального баланса.
Забудьте о сравнении БУ и УУ с помощью стандартной Оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) — в условиях РАУЗ это малоэффективно и не покажет детальных причин расхождений. Для контроля используем специализированные отчёты:
Ведомость по учету МПЗ (формируем отдельно в разрезе БУ и УУ для сравнения остатков и оборотов товаров).Ведомость по учету затрат (для анализа производственных расходов и НЗП).Рекомендуется разработать или использовать готовый внешний отчет, который сверяет данные регистров РАУЗ напрямую с данными Регистров бухгалтерии по каждой номенклатурной позиции и статье затрат, оперативно подсвечивая расхождения.
УУ и БУ часто расходятся в момент закрытия месяца из-за разных настроек распределения косвенных расходов. Например, если в БУ для общехозяйственных расходов включен «директ-костинг» (списание напрямую на счет 90), а в УУ способ распределения настроен на распределение по объему выпуска, то финансовые результаты улетят в разные стороны, а в УУ затраты могут необоснованно зависнуть в НЗП. Перед началом работы в свернутой базе обязательно убедимся, что регистр сведений Способы распределения статей затрат организаций заполнен идентично как для БУ, так и для УУ (за исключением специфических управленческих статей).
Применяя предложенную методику свертки и последующего контроля аналитик РАУЗ, мы сможем полностью реанимировать управленческий учет в 1С:УПП 1.3 и получить достоверные данные для принятия управленческих решений.