Ситуация, когда при переносе данных из одной программы в другую (например, из 1С:Бухгалтерии в 1С:Комплексную автоматизацию) остатки по банку перестают сходиться с банковскими выписками, встречается довольно часто. Это происходит из-за различий в архитектуре программ: 1С:КА опирается не только на бухгалтерские проводки, но и на оперативные регистры. Рассмотрим подробно, как быстро и корректно исправить это расхождение и наладить учет денежных средств.
Прежде чем приступать к корректировкам, проанализируем, почему банк «не идет». В 1С:Комплексной автоматизации 2 (редакции 2.4/2.5) реализован принцип раздельного учета. Когда вы формируете Оборотно-сальдовую ведомость по счету 51, вы видите данные бухгалтерского учета. Однако управленческие отчеты, такие как Ведомость по денежным средствам, строятся на данных оперативных регистров (например, Денежные средства в банках).
Если данные были перенесены «криво», или если выписки за последние 2–3 года не разносились, у вас возникнет разрыв между фактическим остатком в Клиент-Банке и тем, что показывает программа. Выясним, как это исправить, выбрав наиболее подходящий сценарий.
Проанализируем совет из сообщения форума о вводе остатков на момент, предшествующий первому ПРД (Первичному Расчетному Документу). Под ПРД здесь понимается дата, с которой вы начинаете вести полноценный ежедневный учет в новой базе.
Для корректного ввода остатков выполним следующие шаги:
Важный момент: Значение остатка определяется как разность между фактическим остатком по банковской выписке на эту дату и теми оборотами, которые уже есть в системе. Если база пустая, вводим полный остаток из банка.
Если учет не велся несколько лет, и вы хотите «начать с чистого листа», не восстанавливая тысячи платежек за прошлые годы, воспользуемся механизмом инвентаризации. Это самый быстрый способ привести систему в чувство.
Разберем алгоритм действий:
Этот метод позволяет быстро «подтянуть» остатки, но помните, что он не решает проблему взаиморасчетов с контрагентами, о чем мы поговорим ниже.
Если вам все же необходимо восстановить учет за пропущенные 2–3 года, не стоит вводить документы вручную. Посмотрим на возможности автоматизации:
Использование DirectBank: Это сервис прямого обмена с банком без выгрузки файлов. Рассмотрим его преимущество: вы можете запросить выписку за любой период (если банк хранит такую глубину истории) нажатием одной кнопки. 1С автоматически создаст документы Поступление на расчетный счет и Списание с расчетного счета.
Загрузка текстовых файлов: Если DirectBank не подключен, выгрузим из Клиент-Банка файл в формате .txt. При загрузке в 1С:КА система попытается сопоставить контрагентов по ИНН/КПП. Главная задача бухгалтера здесь — правильно указать Статьи движения денежных средств и Объекты расчетов (договоры или заказы), чтобы закрыть задолженности.
Проанализируем ситуацию: что будет, если мы просто введем одну общую сумму остатка через ввод начальных остатков и забудем про историю за 3 года?
Риск 1: НДС и авансы. Бухгалтерский учет неразрывно связан с расчетами. Если вы не разнесли оплаты, у вас не закроются авансы. Это означает, что Счета-фактуры на аванс (выданные и полученные) будут сформированы некорректно, что приведет к ошибкам в Книге покупок и Книге продаж.
Риск 2: Взаиморасчеты. В 1С:КА крайне важно соблюдать аналитику по партнерам и контрагентам. Без разнесения старых выписок в отчетах Задолженность клиентов или Задолженность поставщикам будут висеть огромные долги, которые фактически погашены. Вам придется дополнительно вводить остатки по взаиморасчетам через Документы ввода начальных остатков по каждому контрагенту.
Чтобы убедиться, что остатки выровнены правильно во всех контурах учета, проанализируем движения документов. Нажмем кнопку Дт/Кт в документе ввода остатков. Мы должны увидеть записи не только по счету 51, но и по регистру накопления Денежные средства в банках.
Если вы делаете ручные операции (Операция (бухгалтерский учет)), помните: в 1С:КА это запрещено для денежных средств. Ручная проводка изменит ОСВ, но не изменит оперативный отчет Ведомость по денежным средствам. Всегда используйте специализированные документы или Корректировку регистров.
Пример программной проверки соответствия (для программистов):
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| ХозрасчетныйОстатки.СуммаОстатокДт КАК СуммаБух,
| ДенежныеСредстваОстатки.СуммаОстаток КАК СуммаОпер
|ИЗ
| РегистрБухгалтерии.Хозрасчетный.Остатки(&ДатаОстатков, Счет = ЗНАЧЕНИЕ(ПланСчетов.Хозрасчетный.БанковскиеСчета), , Организация = &Орг) КАК ХозрасчетныйОстатки
| ПОЛНОЕ СОЕДИНЕНИЕ РегистрНакопления.ДенежныеСредстваВБанках.Остатки(&ДатаОстатков, Организация = &Орг) КАК ДенежныеСредстваОстатки
| ПО ХозрасчетныйОстатки.БанковскийСчет = ДенежныеСредстваОстатки.БанковскийСчет";
Для быстрого приведения остатков в соответствие:
ОСВ по счету 51 и в отчете Ведомость по денежным средствам совпадали после корректировок.Помните, что «волшебного заклинания» не существует: если вы не вводите детальную историю платежей, вам придется вручную выравнивать остатки по взаиморасчетам с контрагентами, чтобы корректно считать налоги и видеть реальную дебиторку.