При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3.1) бухгалтеры и специалисты по кадрам часто сталкиваются с ситуацией, когда после ввода начальных остатков отпусков отчеты «Справка по отпускам» или «Остатки отпусков» показывают данные только по основному отпуску. При этом дополнительные отпуска, введенные тем же документом, в отчеты не попадают, хотя в регистрах сведения присутствуют. Разберем пошагово, почему это происходит и как исправить ситуацию.
Проанализируем самую распространенную ошибку, которая и стала решением в рассматриваемом случае. В 1С:ЗУП реализовано четкое разделение между справочниками Физические лица и Сотрудники. Одно физическое лицо может иметь несколько карточек в справочнике Сотрудники (например, если человек сначала уволился, а потом был принят заново, или работает по внутреннему совместительству).
Рассмотрим ситуацию: если в документе Ввод остатков отпусков вы выбрали карточку сотрудника, который уже уволен, программа честно запишет остатки именно по этой «старой» учетной записи. Когда же вы формируете отчет по «новому» (действующему) сотруднику, система не видит связи с теми остатками, так как для нее это разные объекты учета.
Как проверить:
Ввод остатков отпусков.Даже если мы ввели остатки, программа должна понимать: положен ли сотруднику этот вид отпуска в текущий момент. В 1С:ЗУП 3.1 право на отпуск «назначается» кадровым приказом. Если в программе нет записи о том, что сотруднику положен доп. отпуск, система может игнорировать введенные остатки, считая их ошибочными или неактуальными.
Разберем, как это настроить:
Прием на работу или Кадровый перевод.Проанализируем механику: данные из этого окна записываются в регистр сведений Данные о правах на отпуск. Без этой записи отчет Остатки отпусков может не выводить строки по доп. отпускам, так как считает, что право на них у сотрудника прекратилось или не возникало.
Выясним, правильно ли настроен сам вид отпуска в справочнике. Если настройки сбиты, программа не будет считать этот отпуск «накопительным».
Проверим следующие настройки (меню Настройка — Виды отпусков):
Если в вашей базе ведется история изменений штатного расписания, право на дополнительные отпуска может быть привязано к позиции штатного расписания. Рассмотрим ситуацию: в позиции штатки указано право на доп. отпуск за ненормированный рабочий день (3 дня). При приеме сотрудника на эту позицию право подтягивается автоматически.
Если вы вручную изменили право на отпуск в кадровом документе, но оно противоречит настройкам штатного расписания, может возникнуть конфликт данных. Проверьте, чтобы в регистре Занятые позиции штатного расписания данные соответствовали вашим ожиданиям по остаткам.
Дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда (ТОРГ) имеет специфический механизм расчета. В отличие от основного отпуска, который «капает» просто за стаж, отпуск за вредность рассчитывается исходя из фактически отработанного времени в таких условиях.
Если вы ввели остатки такого отпуска, но в настройках вида отпуска указано, что он предоставляется «За вредность», программа будет ожидать данных из табеля или документов учета времени. Если за период после ввода остатков сотрудник не работал во вредных условиях, расчет остатка может вестись некорректно или не отображаться в стандартных формах справки, если система считает, что право не подтверждено фактической работой.
Если вы переходили на ЗУП 3.1 из версии 2.5 или других программ, данные об остатках могли быть загружены документами Перенос данных. Посмотрим на регистры, которые задействованы в этом процессе:
Остатки отпусков (Регистр накопления) — именно отсюда отчеты берут цифры.Начальные остатки отпусков (Регистр сведений) — здесь хранятся данные, введенные одноименным документом.Если в Переносе данных заполнена только одна часть регистров, а другая пуста или содержит противоречивые сведения, отчет будет выдавать пустые строки. Рекомендуется использовать штатный документ Ввод остатков отпусков, так как он корректно делает записи во все необходимые таблицы БД.
Выполним следующие шаги для локализации ошибки:
Ввод остатков отпусков, предварительно выбрав сотрудника заново из списка, чтобы исключить выбор «двойника».Данные о правах на отпуск. Для этого можно нажать Сервис и настройки — Функции для технического специалиста (если права позволяют) и найти этот регистр. Если записи по доп. отпуску там нет — нужно перепроводить кадровые документы.Таким образом, чаще всего проблема кроется в человеческом факторе (выбор уволенного сотрудника) или в неполной цепочке настроек «Вид отпуска — Кадровое право — Ввод остатков». Тщательная проверка этой цепочки всегда приводит к верному отображению данных в справке по отпускам.