При присоединении новых организаций или переходе со сторонних систем учета часто возникает задача создания архивной базы данных. Такая база необходима для сохранения кадровой истории, возможности печати справок, личных карточек Т-2, а также для расчета и сверки среднего заработка перед его переносом в основную рабочую конфигурацию. На первый взгляд, задача кажется тривиальной, однако попытка реализовать ее через промежуточную устаревшую версию программы (например, «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5») или некорректный выбор состава загружаемых данных могут привести к серьезным системным ошибкам.
В этой статье мы подробно разберем, как спроектировать и создать полноценную базу-архив, какие данные критически важно перенести, почему стоит отказаться от использования ЗУП 2.5 в качестве транзитного узла и как настроить интеграцию напрямую в актуальную версию ЗУП 3.1.
Рассмотрим классическую ошибку планирования: загрузить данные из сторонней программы сначала в ЗУП 2.5 (так как она кажется более простой и привычной), а затем перенести их в ЗУП 3.1. Этот подход несет в себе два фундаментальных риска:
ОсновныеНачисленияРегистрация и ДополнительныеНачисленияРегистрация) в момент создания расчетного документа. В ЗУП 3.1 эта логика полностью изменена. Средний заработок хранится в специализированных регистрах накопления. Прямой импорт данных в ЗУП 3.1 технически более прозрачен, надежен и исключает этап двойного конвертирования данных.Поэтому наиболее рациональным решением является создание отдельной («архивной») базы сразу на редакции ЗУП 3.1. Рассмотрим, как правильно настроить такую базу и какие данные в нее загрузить.
Для того чтобы интерфейс архивной базы не был перегружен лишними механизмами, а сама база работала быстро, выполним предварительную настройку:
Также перед загрузкой кадровых документов важно обратить внимание на настройки штатного расписания. Если в архивной базе включена опция «Ведется штатное расписание» и установлен контроль его соблюдения, программа заблокирует проведение загружаемых документов приема и переводов, если под них предварительно не созданы и не утверждены позиции «штатки». Чтобы избежать этой рутины, перейдем в Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания и отключим флаг Ведется штатное расписание на период загрузки исторических данных.
Проанализируем детально, какие справочники, документы и регистры необходимо выгрузить из старой программы и загрузить в наш архив.
В первую очередь необходимо перенести базовую структуру предприятия и персональные данные сотрудников. Нам понадобятся:
Подразделения (с сохранением иерархии).Должности.ФизическиеЛица и Сотрудники. При этом крайне важно корректно сопоставить физических лиц и сотрудников, особенно если в компании практикуется внутреннее или внешнее совместительство.Довольно часто разработчики и аналитики совершают серьезную ошибку, решая переносить только работающих сотрудников и полностью игнорируя документы увольнения. Рассмотрим, к чему это приводит:
Если у сотрудника в истории были периоды увольнения и последующего повторного приема в ту же организацию, отказ от переноса увольнений создаст ситуацию «вечного приема». Система будет считать, что у данного физического лица открыто несколько пересекающихся рабочих мест. Это сделает невозможным автоматический расчет стажа, приведет к хаосу в кадровых отчетах и заблокирует корректное заполнение отчетности (например, подразделов формы ЕФС-1).
Поэтому переносить нужно полную цепочку кадровых документов по каждому работающему на дату переноса сотруднику:
Прием на работу.Кадровый перевод.Увольнение (все исторические документы увольнения по тем сотрудникам, которые на текущий момент числятся работающими по новому трудовому договору).Даже если мы перенесем всю сумму начислений за прошлые годы, программа не сможет корректно определить процент оплаты больничного листа (60%, 80% или 100%), если в архивной базе не будет заполнен страховой стаж сотрудников. В ЗУП 3.1 эти сведения хранятся в регистре сведений СтажиФизическихЛиц (или Стажи). Его обязательно нужно заполнить на дату приема сотрудника или на общую дату переноса данных.
Кроме того, если из архивной базы в будущем потребуется сдавать или корректировать сведения о стаже в СФР (например, ЕФС-1 подраздел 1.2), одних лишь документов приема и перевода будет недостаточно. Потребуется заполнить регистр сведений ПараметрыПериодовСтажаПФР. Без этого периоды работы, отпусков за свой счет и больничных в отчетности за прошлые периоды не соберутся.
В исходном обсуждении часто фигурирует идея загрузить данные о начислениях ровно за 2 года. Это еще одно опасное заблуждение. Проанализируем требования законодательства:
Рекомендация: Переносите данные по начислениям и времени как минимум за 3 полных предшествующих календарных года плюс текущий год до даты начала ведения учета.
Для того чтобы перенесенные данные корректно распознавались документами расчета среднего заработка в ЗУП 3.1, они должны быть загружены напрямую в специализированные регистры накопления с помощью технического документа ПереносДанных. Выделим ключевые регистры, которые необходимо заполнить:
Несмотря на то, что изначально планируется сдавать отчетность по НДФЛ из старой программы, на практике часто возникает необходимость выдачи справок 2-НДФЛ (или «Справка о доходах и суммах налога физического лица») за прошлые периоды непосредственно из новой архивной базы. Для этого в архивную базу необходимо загрузить:
Рассмотрим по шагам, как выстроить процесс загрузки данных техническим специалистам:
Программисты со стороны старой учетной системы должны подготовить выгрузку данных в структурированном формате (например, XML, JSON или обычные таблицы Excel). Выгрузка должна содержать отдельные таблицы по физическим лицам, сотрудникам, кадровой истории (приемы, переводы, увольнения с датами и номерами приказов), плановым начислениям, а также помесячные данные о начисленных суммах и отработанном времени в разрезе видов заработка (для среднего).
Заполняем справочники в нашей новой базе ЗУП 3.1. Рекомендуется использовать встроенную обработку «Загрузка данных из табличного документа» или написать несложную обработку на встроенном языке 1С. Сначала загружаем подразделения и должности, затем физических лиц и сотрудников.
Создаем и проводим документы Прием на работу, Кадровый перевод и Увольнение. Напоминаем, что контроль штатного расписания в настройках программы на этом этапе должен быть отключен. Обратите внимание на то, чтобы даты документов и даты событий строго соответствовали исторической правде.
Заполняем регистр сведений СтажиФизическихЛиц. Для каждого сотрудника указываем вид стажа (например, «Страховой стаж для оплаты больничных листов») и его продолжительность на определенную дату (например, на дату приема или на дату начала ведения учета).
Для загрузки исторических сумм среднего заработка создаем документы ПереносДанных (меню Администрирование — Переносы данных).
В каждом документе выбираем соответствующие регистры накопления (общие для отпусков и ФСС для больничных, включая новый регистр ДанныеДляРасчетаСреднегоЗаработкаПоНачислениям) и записываем туда подготовленные таблицы данных в разрезе сотрудников, месяцев и видов заработка.
После завершения загрузки проведем проверку:
Отпуск или Больничный лист в архивной базе.Спроектированная таким образом архивная база на базе ЗУП 3.1 будет полностью готова как для автономной работы (выдача справок, кадровый учет, печать форм), так и для последующего беспрепятственного слияния с вашей основной рабочей базой.