В государственных учреждениях учет расходов ведется в разрезе статей финансирования (КФО, ИФО, КПС) и кодов операций сектора государственного управления (КОСГУ). Программа «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» (ЗиКГУ 3.1) предоставляет для этого специализированный инструментарий. Однако при отражении расходов часто возникает сложная ситуация: сотрудника переводят на другую должность или в другое подразделение в середине расчетного месяца, и на новом месте действуют другие доли распределения затрат или иные источники финансирования.
Основная сложность заключается в том, что исторически документ Распределение основного заработка и связанный с ним регистр сведений БухучетЗарплатыОрганизаций имеют жесткую периодичность — «Месяц». Это не позволяет стандартным образом задать разные пропорции распределения для разных половин одного и того же месяца. В этой статье мы подробно разберем, как решить эту проблему с помощью как классических обходных путей, так и современных типовых механизмов ЗиКГУ 3.1.
Проанализируем все доступные варианты решения проблемы — от простых расчетов «на коленке» до автоматизированных настроек системы.
---
Если в вашем учреждении используется старый релиз программы или вы хотите решить задачу без изменения кадровых документов, можно воспользоваться методом расчета средневзвешенной доли пропорционально отработанному времени. Этот способ упомянут практикующими специалистами на форумах.
Рассмотрим конкретный пример. Сотрудник в октябре (22 рабочих дня) первые 10 рабочих дней работал на старой должности (Подразделение А, Источник финансирования 1 — 100%), а оставшиеся 12 рабочих дней — на новой должности (Подразделение Б, Источник финансирования 2 — 100%).
Разберем по шагам, как рассчитать доли для документа Распределение основного заработка:
10 / 22 = 0.4545 (или 45.45%).12 / 22 = 0.5455 (или 54.55%).Распределение основного заработка за расчетный месяц. В табличной части для данного сотрудника указываем две строки:
Преимущества метода: Универсальность. Метод работает на любых релизах платформы и конфигурации.
Недостатки: Высокая трудоемкость при большом штате сотрудников (от 1000 человек и более), а также сложность расчета при наличии больничных листов или отпусков внутри месяца, которые искажают количество фактически отработанных дней.
---
В современных версиях ЗиКГУ 3.1 разработчики реализовали более элегантное решение, позволяющее делить расчетные периоды по бухучету автоматически прямо в документе начисления зарплаты.
Для того чтобы система сама разделила оклад сотрудника на две части и отнесла их на разные источники финансирования, выполним следующие действия:
Кадровый перевод (раздел Кадры — Приемы, переводы, увольнения).При заполнении документа Начисление зарплаты и взносов за текущий месяц программа автоматически создаст две строки начисления по сотруднику. Период до даты перевода будет рассчитан по старому источнику финансирования, а период после даты перевода — по новому источнику, указанному в кадровом переводе.
Обратите внимание! Если фактического перевода на другую должность не было, а требуется только изменить источник финансирования с определенной даты внутри месяца, мы рекомендуем использовать тот же документ Кадровый перевод. В нем нужно оставить прежнее подразделение и должность, но установить флаг изменения бухучета с требуемой даты. Это заставит расчетный механизм разделить периоды начисления.
---
В последних релизах ЗиКГУ 3.1 добавлена мощная опция, которая кардинально меняет логику распределения затрат. Выясним, как ее активировать и использовать.
Перейдем в раздел Настройка — Расчет зарплаты и установим флажок «Регистрировать бухгалтерский учет плановых начислений».
После активации этой настройки в кадровых документах (таких как Прием на работу, Кадровый перевод, Изменение оплаты труда) рядом с каждым плановым начислением (оклад, надбавки, доплаты) появляется отдельная колонка для указания индивидуального способа отражения в бухучете или статьи финансирования.
Это дает возможность:
Изменение оплаты труда с фиксацией точной даты изменения.---
В ЗиКГУ 3.1 существует уникальный для государственного сектора инструмент — документ Перенос затрат (находится в разделе Зарплата — Бухучет — Перенос затрат). Он незаменим, когда расчет зарплаты уже завершен, но бухгалтеру необходимо перераспределить затраты или исправить ошибки распределения, не прибегая к перерасчету самой зарплаты.
Рассмотрим сценарий работы с этим документом:
Перенос затрат за необходимый месяц.---
Если специфика вашего учреждения требует распределения сумм строго через документ Распределение основного заработка, но с возможностью указания произвольных периодов (дробления месяца), типовую конфигурацию можно доработать с помощью расширения.
Для реализации этой логики программисту необходимо:
Распределение основного заработка реквизиты ДатаНачала и ДатаОкончания.БухучетЗарплатыОрганизаций (или временные таблицы расчета) формировались не одной записью на весь месяц, а пакетом записей с привязкой к указанным интервалам дат.Примерный фрагмент кода для модификации логики распределения в расширении:
&Вместо("ПодготовитьТаблицуРаспределения")
Функция Расш_ПодготовитьТаблицуРаспределения(ДокументСсылка)
// Получаем стандартную таблицу распределения
ТаблицаРаспределения = ПродолжитьВызов(ДокументСсылка);
// Добавляем колонки периодов действия, если их нет
Если ТаблицаРаспределения.Колонки.Найти("ДатаНачала") = Неопределено Тогда
ТаблицаРаспределения.Колонки.Добавить("ДатаНачала", Новый ОписаниеТипов("Дата"));
ТаблицаРаспределения.Колонки.Добавить("ДатаОкончания", Новый ОписаниеТипов("Дата"));
КонецЕсли;
// Заполняем даты из табличной части документа
Для Каждого СтрокаТЧ Из ТаблицаРаспределения Цикл
СтрокаТЧ.ДатаНачала = НачалоДня(СтрокаТЧ.ПериодРегистрации);
СтрокаТЧ.ДатаОкончания = КонецМесяца(СтрокаТЧ.ПериодРегистрации);
// Здесь может быть ваша кастомная логика разбиения по интервалам кадровых переводов
КонецЦикла;
Возврат ТаблицаРаспределения;
КонецФункции
Использование расширения позволяет сохранить конфигурацию на поддержке, одновременно решая проблему периодичности на уровне проведения документов бухучета.
---
Подводя итоги, выделим оптимальные сценарии решения проблемы в зависимости от ваших задач: