Рассчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудницы, длительное время находившейся в декретном отпуске и отпуске по уходу за ребенком, часто вызывает трудности у бухгалтеров и кадровиков. В программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (редакция 2.5) пользователи нередко сталкиваются с двумя взаимосвязанными проблемами: система рассчитывает аномально большое количество дней неиспользованного отпуска (например, 38 дней вместо положенных по закону), а средний заработок при этом оказывается равным нулю. В рамках данной статьи мы подробно разберем причины возникновения этих ошибок и пошагово решим каждую из них.
---
Для начала проанализируем ситуацию с точки зрения законодательства Российской Федерации. Согласно статье 121 Трудового кодекса РФ, правила формирования стажа, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, выглядят следующим образом:
Давайте сопоставим это с хронологией сотрудницы из нашего примера:
За период фактической работы (с февраля по июнь 2015 г.) и период отпуска по беременности и родам (с июня по октябрь 2015 г.) сотрудница накопила законный стаж для отпуска. Однако за время отпуска по уходу за ребенком и отпуска за свой счет стаж накапливаться не должен был (за исключением первых 14 дней отпуска без сохранения оплаты). Откуда же взялись 38 дней?
Причина кроется в особенностях работы механизма учета остатков отпусков в 1С:ЗУП 2.5. В программе предусмотрено два варианта списания и учета остатков: кадровыми документами или расчетными документами. Если в настройках параметров учета выбран метод «расчетными документами», то программа опирается на проведенные начисления и фактическое состояние сотрудника, фиксируемое в регистрах сведений.
Рассмотрим основные технические причины сбоя:
Возврат на работу в организацию. Без проведения этого документа программа считает состояние сотрудника неопределенным или "зависшим" в состоянии декрета, из-за чего фоновый расчет стажа может возобновить ошибочное начисление дней отпуска (по 2,33 дня ежемесячно).Отпуск без сохранения содержания), так и в расчете (документ Начисление зарплаты сотрудникам организации или специальный расчетный документ Регистрация разовых начислений, в зависимости от настроек). Если расчетный документ не зафиксировал данный период, программа "не увидит" превышение 14-дневного лимита и не сдвинет границы рабочего года, продолжая необоснованно начислять отпускные дни.Выполним последовательную проверку и исправление данных в базе:
Возврат на работу в организацию. Дата документа должна соответствовать дню, следующему за днем окончания отпуска по уходу за ребенком. Этот шаг критически важен, так как он прекращает действие предыдущего состояния "в отпуске по уходу" и возвращает сотрудника в статус работающего, у которого далее можно регистрировать новые кадровые события.Отпуск без сохранения оплаты. Пересчитаем остатки отпусков.Ввод остатков отпусков (меню «Кадровый учет» -> «Учет невыходов» -> «Остатки отпусков»). Здесь мы можем вручную зафиксировать правильные рабочие годы сотрудницы и указать точное количество дней неиспользованного отпуска, рассчитанное вручную на основе реального стажа (период работы + отпуск по БиР).---
Поскольку сотрудница фактически не работала с октября 2015 года по текущий момент (момент увольнения), за последние 12 календарных месяцев у нее полностью отсутствуют начисления и отработанные дни. При попытке рассчитать документ Расчет при увольнении программа выдает нулевой средний заработок.
Обратимся к нормативной базе. Порядок расчета среднего заработка регулируется Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ № 922. В нем содержатся четкие указания на случай длительного отсутствия сотрудника на рабочем месте:
Таким образом, закон требует от нас сместить 12-месячный расчетный период назад во времени — к тому моменту, когда сотрудница еще получала заработную плату (то есть к периоду ее активной работы в 2015 году).
Программа 1С:ЗУП 2.5 по умолчанию берет стандартный расчетный период (12 месяцев перед увольнением) и, не найдя там начислений, выдает нулевой результат. Нам необходимо скорректировать расчетный период вручную. Выполним следующие действия по шагам:
Расчет при увольнении сотрудника организации.Соблюдение этих простых правил и понимание механизмов регистров 1С позволит вам без труда рассчитывать сложные компенсации при увольнении декретных сотрудников, избегая досадных ошибок и претензий со стороны контролирующих органов.