При ведении учета рабочего времени и расчете заработной платы в программе 1С:Зарплата и управление персоналом пользователи часто сталкиваются с вопросом приоритета документов. Нередко возникает ситуация, когда на одного и того же сотрудника в рамках одного расчетного месяца оформляются одновременно и документ Индивидуальный график, и документ Табель учета рабочего времени. Разберем детально, как программа определяет норму и фактически отработанное время, какой документ имеет приоритет и как избежать ошибок при начислении зарплаты.
Для корректного понимания алгоритмов 1С важно четко разграничивать два базовых показателя, которые участвуют в формуле расчета оплаты по окладу или тарифной ставке:
Формула расчета оплаты по окладу (по дням или по часам) выглядит следующим образом:
Результат = (Оклад / Норма времени) * Фактически отработанное время
Норма времени за месяц никогда не берется из документа Табель учета рабочего времени. Документ Табель в 1С не предназначен для формирования нормы — он регистрирует исключительно фактическое использование времени.
Проанализируем приоритеты источников для определения нормы:
Индивидуальный график: если на сотрудника в расчетном месяце проведен данный документ, то плановая норма берется строго из него. Индивидуальный график полностью замещает для сотрудника его основной график работы из кадровых документов (приема на работу или кадрового перевода).Графики работы: если индивидуальный график на месяц не вводился, норма времени определяется по основному графику, назначенному сотруднику кадровыми документами (например, «Пятидневка», «Сменный 2/2» и т.д.).Для определения факта программа может использовать два метода учета рабочего времени: метод отклонений или метод сплошной регистрации.
Табель учета рабочего времени): если за месяц введен и проведен табель, то все фактически отработанные часы (явка, ночные, вечерние, праздничные) берутся исключительно из строк этого документа. Значения из графиков в части факта полностью игнорируются.Табель не создавался, программа автоматически рассчитывает фактически отработанное время. За основу берется график (или индивидуальный график), из которого вычитаются периоды, зарегистрированные документами-отклонениями (Больничный лист, Отпуск, Командировка, Невыходы в организации и др.).Рассмотрим распространенное заблуждение: некоторые пользователи полагают, что если введен Табель, то Индивидуальный график полностью аннулируется и не принимается в расчет. Это не так.
Если на один месяц введены оба документа, в системе происходит следующее распределение ролей:
Индивидуальный график.Табель учета рабочего времени.Посмотрим на практический пример. Предположим, сотруднику по основному графику установлена норма 160 часов (оклад 40 000 руб.). В связи с производственной необходимостью ему на текущий месяц оформлен Индивидуальный график с нормой 120 часов. В конце месяца введен Табель, где по факту зафиксировано 100 отработанных часов (например, 20 часов сотрудник отсутствовал без сохранения оплаты).
Расчет оклада будет произведен следующим образом:
Результат = (40 000 руб. / 120 часов нормы из Индивидуального графика) * 100 часов факта из Табеля = 33 333,33 руб.
Если бы программа при вводе табеля сбрасывала индивидуальный график и брала норму по основному графику (160 часов), стоимость часа рассчиталась бы неверно (40 000 / 160 = 250 руб./час вместо 40 000 / 120 = 333,33 руб./час), что привело бы к занижению итоговой суммы начисления.
Разберем по шагам правильную последовательность действий в программе для исключения ошибок при расчете:
Индивидуальный график в начале расчетного месяца до ввода расчетных и табельных документов.Табель учета рабочего времени программа автоматически подтянет плановые часы из Индивидуального графика с учетом введенных документов-отклонений. При необходимости в табеле корректируются фактические часы.Начисление зарплаты сотрудникам расчет выполнится корректно — с нормой из индивидуального графика и фактом из табеля.