В процессе расчета выплаты за первую половину месяца расчетчики часто сталкиваются со ситуацией, когда сотрудник отсутствует с начала месяца (например, из-за болезни, отпуска или по невыясненным причинам «НН»). Если выплатная система настраивается как фиксированный процент или сумма, программа может по умолчанию включить такого сотрудника в ведомость. В итоге возникает переплата, которую юридически сложно удержать при увольнении.
Разберем подробно правовую сторону этого вопроса, а также штатные механизмы и настройки программы «1С:Управление производственным предприятием 1.3» (1С:УПП), позволяющие избежать излишне выплаченных сумм.
Проанализируем нормы законодательства. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 136 ТК РФ), понятие «аванс» является обиходным — речь идет о заработной плате за первую половину месяца (с 1 по 15 число). Заработная плата выплачивается за фактически отработанное время.
Если сотрудник с 1 по 15 число полностью отсутствовал на рабочем месте и не отработал ни одного дня (в табеле зафиксированы больничный, отпуск или код «НН»), зарплата за этот период ему не начисляется. Следовательно, отсутствие выплаты в этот период полностью законно.
Важно: Выплата фиксированного аванса отсутствующему сотруднику создает риски для работодателя. Согласно ст. 137 ТК РФ, производить удержания из заработной платы без письменного согласия сотрудника можно только в строго определенных случаях, при этом размер удержаний ограничен 20% от причитающейся суммы при окончательном расчете.
Рассмотрим вариант, когда на предприятии используется выплата аванса фиксированной суммой или процентом от оклада.
В конфигурации 1С:УПП предусмотрена настройка, позволяющая автоматически исключать сотрудников из планового аванса при наличии зарегистрированных невыходов. Проверим эту настройку в программе:
Нюанс работы настройки: Эта опция полностью исключает сотрудника из ведомости на выплату аванса только в том случае, если весь период с 1 по 15 число закрыт документами отклонений. Если у сотрудника есть хотя бы один отработанный день в первой половине месяца, программа начислит ему плановый аванс в полном объеме. Поэтому данный вариант подходит не для всех систем оплаты труда.
Наиболее точным методом является переход с планового аванса на расчет заработной платы за первую половину месяца. Посмотрим, как устроен этот процесс по шагам:
Регистрация документов отклонений:
Для корректного расчета до начала проведения авансовых ведомостей в информационной базе должны быть проведены все кадровые и расчетные документы за первую половину месяца. Если сотрудник отсутствует по неизвестной причине, обязательно оформляется документ Невыходы и болезни в организациях с причиной «Невыясненная причина» (код «НН»). При использовании документа Табель учета рабочего времени его также необходимо заполнить и провести за период с 1 по 15 число.
Расчет первой половины месяца:
Создаем документ Начисление зарплаты сотрудникам организаций. В поле режима расчета выбираем значение Первая половина текущего месяца. Программа рассчитает суммы начислений строго пропорционально фактически отработанным дням и часам с 1 по 15 число с учетом всех введенных отклонений.
Формирование ведомости на выплату:
Для выплаты денег создаем документ Зарплата к выплате организаций с видом выплаты Аванс по расчету за первую половину месяца. Нажимаем кнопку «Заполнить» — в табличную часть попадут только те сотрудники, которым действительно была начислена зарплата за отработанные дни первых 15 дней месяца.
Обратите внимание: Документ расчета за первую половину месяца в 1С:УПП является промежуточным — он не формирует движений по регистрам накопления взаиморасчетов и бухгалтерскому учету. Все окончательные записи и проводки формируются в конце месяца при полном расчете зарплаты.
Если предприятие предпочитает использовать выплату фиксированного аванса, но стандартное поведение настройки «Плановый аванс — учитывать невыходы» не устраивает из-за частичных невыходов, применяются следующие решения:
Зарплата к выплате организаций подготавливается внешняя обработка заполнения табличной части. Она анализирует отработанное время по табелю или графикам за период с 1 по 15 число и рассчитывает сумму аванса пропорционально отработанным дням.