В практике работы с программой 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 часто возникает ситуация, когда в отчете «Справка по остаткам отпусков» у сотрудника отображается нулевой баланс, хотя по стажу и кадровой истории дни должны были накопиться. Особенно остро эта проблема проявляется после возврата сотрудника из отпуска по уходу за ребенком или при переходе на новую базу данных. Рассмотрим подробно, почему это происходит и как восстановить корректный учет рабочих лет и дней отпуска.
Прежде чем приступать к вводу корректирующих документов, нам необходимо выяснить текущий статус сотрудника в системе. Если программа «считает», что сотрудник все еще находится в отпуске по уходу за ребенком или в другом длительном отсутствии, начисление дней ежегодного отпуска производиться не будет.
Для проверки состояния выполним следующие шаги:
Состояние выведено непосредственно в список. Убедимся, что там указано «Работа» (или «Работа (Болезнь)», если он на больничном), а не «Отпуск по уходу за ребенком».Возврат из отпуска по уходу был создан, но фактически не прекратил состояние отсутствия из-за ошибок в проведении.Программа должна понимать, сколько дней отпуска положено сотруднику в год. Рассмотрим ситуацию, когда право на отпуск зафиксировано некорректно:
В документе Начальная штатная расстановка или Прием на работу должна быть заполнена табличная часть «Права на отпуск». Если там указано право на «Основной отпуск», но в таблице ниже «Остатки отпусков по рабочим годам» пусто, программа начнет отсчет с нуля с даты документа, игнорируя предыдущий стаж.
Если мы обнаружили, что данные в Начальной штатной расстановке неполные, но документ уже нельзя перепроводить (так как по сотруднику введены более поздние кадровые переводы, начисления и выплаты), нам потребуется альтернативный метод исправления.
Когда редактирование первичных документов невозможно, наиболее корректным и безопасным способом является использование специализированного инструмента. Разберем по шагам, как его найти и заполнить:
Остатки отпусков, его необходимо добавить. Нажмем на значок шестеренки (Настройка навигации) в правом верхнем углу, найдем в левой части окна Остатки отпусков и перенесем в правую часть кнопкой «Добавить».Ввод остатков отпусков.Проанализируем ситуацию с отпуском по уходу за ребенком. Согласно законодательству, время нахождения в отпуске по уходу за ребенком до 1.5 или 3 лет не включается в стаж, дающий право на ежегодный основной отпуск. Это означает, что «Рабочий год» сотрудника должен сдвинуться на количество дней такого отсутствия.
В 1С:ЗУП 3.1 этот сдвиг происходит автоматически при наличии документов Отпуск по уходу за ребенком и Возврат из отпуска по уходу. Однако, если при вводе остатков вы укажете рабочие годы без учета этого сдвига, программа может выдать ошибку или некорректно рассчитать будущие периоды. Поэтому при ручном вводе остатков всегда сверяйте дату окончания рабочего года с учетом фактического отсутствия.
Для глубокой диагностики проблемы проанализируем записи в регистре сведений Заработанные права на отпуска. Если записи за 2018 год отсутствуют, это подтверждает, что система не «видит» оснований для начисления дней.
Выясним причину отсутствия записей:
Проверьте, не привязаны ли права на отпуск к конкретной Позиции штатного расписания. Если в позиции штатного расписания, на которую переведен сотрудник, не указано право на отпуск, то накопление дней прекратится в день перевода. В этом случае нужно либо поправить позицию штатного расписания, либо создать документ Изменение условий оплаты отпуска, в котором заново подтвердить право на 28 дней отпуска.
В исключительных случаях, когда стандартные документы не помогают, программисты или опытные пользователи могут прибегнуть к документу Перенос данных (раздел Администрирование). Рассмотрим, как работать с этим инструментом:
ОТП.Остатки отпусков.Иногда отсутствие остатков связано не с данными, а с техническими сбоями:
Очистка кэша и обновление итогов: Попробуем выполнить процедуру «Тестирование и исправление» в режиме Конфигуратора. Установим галочку «Пересчет итогов». Это поможет, если данные в регистрах есть, но отчеты их не «подхватывают».
Фоновые задания: В ЗУП 3.1 расчет остатков отпусков часто выполняется фоновым заданием Обновление данных об остатках отпусков. Проверим в разделе «Обслуживание» (Регламентные операции), не зависло ли это задание.
Подводя итог, отметим, что наиболее частой причиной отсутствия дней отпуска является пропуск заполнения остатков в Начальной штатной расстановке или некорректная дата возврата из отпуска по уходу. Использование документа Ввод остатков отпусков через меню «Главное» позволяет решить 95% подобных проблем без нарушения целостности кадровой истории.