В практической деятельности торговых компаний часто возникает сложная методологическая задача: необходимо заказать у поставщика товар, точные характеристики которого (например, конкретный производитель или завод-изготовитель) на момент оформления заказа неизвестны. Поставщик отгружает то, что есть в наличии на его складе в данный момент. Для конечного покупателя эти различия могут быть несущественны, но для компании-дистрибьютора они критически важны, поскольку каждый производитель имеет собственное Регистрационное удостоверение (РУ) или сертификат соответствия, требования к ведению которых строго контролируются государственными органами.
В этой статье мы подробно проанализируем, почему стандартный механизм характеристик в 1С:Управление торговлей 11 (а также в 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация) вызывает трудности в такой схеме, и детально разберем наиболее жизнеспособные и методологически верные варианты решения этой задачи с использованием типового функционала системы.
На первый взгляд, самым очевидным решением кажется создание характеристики для номенклатуры (например, «Производитель А», «Производитель Б»). Однако при попытке реализовать этот процесс «в лоб» мы сталкиваемся с жесткой логикой системы:
Характеристика становится обязательным для заполнения во всех цепочках документов, начиная с документа Заказ поставщику. Мы не можем оставить это поле пустым.Приобретение товаров и услуг мы меняем характеристику с «Уточняется» на «Завод А», система 1С перестает видеть связь между заказом и поступлением. С точки зрения регистра Запасы и потребности, товар с характеристикой «Уточняется» все еще ожидается от поставщика (потребность не закрыта), а товар с характеристикой «Завод А» поступил на склад сверх заказа. Это приводит к полному хаосу в планировании закупок и автоматическом расчете потребностей.Давайте подробно рассмотрим три альтернативных варианта решения этой проблемы, которые позволяют сохранить порядок в учете и автоматизировать процесс без доработки конфигурации.
Вопреки частым опасениям пользователей, механизм серий в 1С:УТ 11 спроектирован как раз для тех случаев, когда индивидуальные свойства товара определяются непосредственно в момент его физического получения на складе. Серия в 1С может выступать носителем информации о конкретном производителе и связанном с ним регистрационном удостоверении.
Главное преимущество серий перед характеристиками заключается в том, что в документе Заказ поставщику серии указывать не требуется. Вы заказываете просто абстрактную Номенклатуру, а конкретную серию (производителя) фиксируете только при фактической приемке.
Чтобы серийный учет не усложнял расчет себестоимости и финансовый учет, необходимо правильно настроить политику. Перейдем в раздел НСИ и администрирование — Классификаторы номенклатуры — Политики учета серий и создадим новую политику:
Производителя (можно настроить генерацию серии с указанием названия завода и номера его РУ).В 1С:УТ 11 присутствует встроенный справочник Сертификаты номенклатуры, который идеально подходит для хранения Регистрационных удостоверений (РУ). Настроим связь:
Номенклатура + Серия. Это позволяет однозначно закрепить конкретное регистрационное удостоверение за конкретной серией (производителем) товара.Заказ поставщику на общую позицию номенклатуры без указания каких-либо дополнительных аналитик. Подсистема обеспечения потребностей работает корректно.Приобретение товаров и услуг (или в приходном ордере при ордерной схеме) кладовщик или закупщик указывает фактически пришедшую серию (создает новую серию с указанием конкретного производителя).Реализация товаров и услуг менеджер выбирает со склада товар конкретной серии. Благодаря этому система при печати документов (например, ТОРГ-12 или специального реестра сертификатов) автоматически подберет и распечатает именно то регистрационное удостоверение, которое привязано к отгружаемой серии товара.Если вы по каким-то причинам категорически не хотите использовать серийный учет на складе, можно задействовать встроенный механизм сопоставления номенклатуры контрагентов.
В этом сценарии в вашей базе изначально создаются и ведутся разные карточки номенклатуры под каждого производителя (например: «Товар А (Завод 1)» со своим РУ и «Товар А (Завод 2)» со своим РУ). Это разные товары, у каждого из которых в карточке прикреплено индивидуальное регистрационное удостоверение.
Номенклатура поставщиков.Номенклатура поставщиков для конкретного контрагента заводится одна обобщенная позиция (так, как ее видит сам поставщик, например, просто «Товар А» без уточнения завода).Заказ поставщику и прямо в табличной части заменяет обобщенную номенклатуру поставщика на конкретную детальную позицию из нашей базы (благодаря сопоставлению это делается в один клик).Приобретение товаров и услуг проводится абсолютно чисто на конкретную номенклатуру конкретного производителя. Сбоев в обеспечении потребностей не происходит, так как замена производится непосредственно в самом документе-заказе до момента его исполнения.Этот вариант подходит для ситуаций, когда информация о производителе становится известна буквально в момент вскрытия коробки на складе, а переоформлять или менять исходный заказ поставщику по каким-то причинам крайне затруднительно или запрещено регламентами компании.
Рассмотрим сценарий работы с использованием корректировочных документов:
Заказ поставщику, указывая именно эту характеристику. Потребность в системе резервируется под характеристику «Уточняется».Приобретение товаров и услуг, в котором также изначально указывается характеристика «Уточняется» (чтобы полностью закрыть потребность по заказу в регистрах обеспечения потребностей).Корректировка поступления с видом операции Исправление ошибок. В табличной части корректировки в строке «После изменения» вы заменяете характеристику «Уточняется» на реальную характеристику (например, «Завод-Производитель Б»).Важное предупреждение: Несмотря на то, что данный вариант позволяет получить на складе товар с правильной аналитикой и сохранить связь с заказом, он имеет существенный недостаток. Если подобные расхождения происходят регулярно, ваша база данных будет перегружена огромным количеством документов корректировок. Это усложнит аудит базы, увеличит время проведения документов и может вызвать вопросы у бухгалтерии, так как корректировки поступления традиционно воспринимаются как исправление редких и нештатных ошибок, а не как ежедневный бизнес-процесс.
Для облегчения выбора наиболее подходящей архитектуры учета для вашего предприятия, проанализируем рассмотренные варианты по ключевым критериям:
| Критерий сравнения | Вариант 1 (Серии) | Вариант 2 (Номенклатура поставщиков) | Вариант 3 (Корректировка поступления) |
|---|---|---|---|
| Сложность первоначальной настройки | Средняя (требуется настроить политики серий) | Низкая (включение одной опции) | Низкая (не требует настроек) |
| Нагрузка на документооборот | Минимальная (все в рамках стандартных документов) | Минимальная (замена позиции в самом заказе) | Высокая (двойной объем документов за счет корректировок) |
| Влияние на себестоимость | Отсутствует (при справочном указании серий) | Раздельная себестоимость по каждой карточке производителя | Общая себестоимость на уровне карточки номенклатуры |
| Работа подсистемы обеспечения потребностей | Идеально (серии не участвуют в планировании заказа) | Хорошо (требуется ручная замена в заказе перед поставкой) | Удовлетворительно (требует жесткого контроля закрытия заказов) |
Для долгосрочной и стабильной работы системы 1С:Управление торговлей 11 наиболее надежным является Вариант 1 (Серийный учет со справочной политикой). Он позволяет полностью разделить процессы коммерческого планирования закупок и детального складского учета. Менеджеры по закупкам смогут свободно работать с заказами, не отвлекаясь на детали, которые они физически не могут знать заранее, а складская служба получит удобный и регламентированный инструмент для фиксации конкретных производителей и их регистрационных удостоверений непосредственно в момент разгрузки товара.