Переход с устаревшей конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 на современную версию 1С:ЗУП 3.1 — это всегда серьезный вызов для ИТ-отдела и бухгалтерии. Ситуация критически осложняется, когда руководство требует выполнить запуск новой системы «здесь и сейчас», игнорируя базовое правило методологии 1С: дождаться окончательного закрытия расчетного месяца в старой базе. В результате расчетчикам приходится продолжать вести учет в 2.5, пока программисты пытаются развернуть рабочую среду в 3.1.
В этой статье мы подробно разберем, как выйти из этой непростой ситуации, проанализируем различные стратегии переноса за незакрытый период (например, январь), взвесим все плюсы и минусы существующих механизмов и составим пошаговый план действий для успешного запуска учета.
Выясним, почему методологи фирмы «1С» категорически не рекомендуют осуществлять перенос данных посреди незакрытого месяца. Дело в том, что расчет среднего заработка, расчет НДФЛ и расчет страховых взносов в 1С:ЗУП 3.1 базируются на совершенно иной программной архитектуре, нежели в версии 2.5. Если перенести данные за месяц, в котором еще продолжают регистрироваться кадровые изменения, вводиться больничные и рассчитываться начисления, вы гарантированно получите расхождения («расползание») сумм НДФЛ и страховых взносов.
Тем не менее, если затягивать процесс перехода нельзя, рассмотрим основные стратегии параллельной работы и переноса данных.
Проанализируем наиболее безопасный технический сценарий, предложенный опытными практиками. Если расчетчики еще ведут январь в старой базе, лучшим решением будет создание временного тестового контура в ЗУП 3.1.
Разберем этот процесс по шагам:
ЗУП 2.5.ЗУП 3.1. При этом в помощнике переноса указываем период окончания выгрузки — текущий незакрытый месяц (например, январь).ЗУП 3.1 мы получаем все кадровые данные и предварительные расчеты, актуальные на момент выгрузки.ЗУП 2.5 расчетный месяц будет окончательно закрыт (выплачена зарплата, рассчитаны налоги, сдана отчетность), тестовая база удаляется либо очищается.Преимущество этого метода в том, что пользователи успевают адаптироваться к новому интерфейсу управляемых форм, проверяют настройки видов расчетов, но при этом исключается риск испортить рабочие данные хаотичными выгрузками посреди месяца.
Если параллельный учет в двух базах невозможен из-за колоссальной нагрузки на персонал, рассмотрим альтернативный вариант с разделением труда. Нам потребуется временно разграничить зоны ответственности:
Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение) за текущий месяц вносятся кадровиками напрямую в новую базу ЗУП 3.1. Это позволит оперативно формировать актуальную штатную расстановку и личные карточки сотрудников.ЗУП 2.5.1С:Конвертация данных 2.0 только для справочников физических лиц, сотрудников и основных кадровых приказов.После закрытия расчетного месяца в старой программе мы переносим только результаты расчетов (документы переноса данных ЗП_СЗ, НДФЛ и др.) для корректного формирования будущих средних заработков в ЗУП 3.1.
При запуске помощника перехода в ЗУП 3.1 программа предложит два варианта переноса данных. Рассмотрим их особенности подробнее, так как выбор варианта напрямую влияет на результат:
При этом варианте в новую базу не переносится громоздкая история кадровых и расчетных документов за прошлые годы. Вместо этого программа делает «срез» актуального состояния на дату начала учета. Создаются специальные документы Начальная штатная расстановка, которые фиксируют подразделения, должности, оклады и плановые начисления сотрудников. Данные для расчета среднего заработка за предшествующие два года сворачиваются и записываются в специализированные регистры.
Плюсы: Новая база получается абсолютно «чистой», без старых ошибок учета, зависшего НДФЛ и неактуальных видов расчета. Скорость работы программы значительно выше.
Этот режим пытается перенести всю первичную документацию (приказы, начисления) за выбранные годы напрямую в аналогичные документы новой системы. Фирма «1С» настоятельно не рекомендует использовать данный режим для сложных баз. Из-за кардинальных различий в архитектуре двух конфигураций при полном переносе практически всегда «ломаются» сложные формулы, двоится НДФЛ и некорректно рассчитываются остатки отпусков.
Отдельный вопрос, который беспокоит многих ИТ-специалистов — это перенос документов Табель учета рабочего времени. Типовой помощник перехода от фирмы «1С» не предназначен для регулярного переноса первичных документов за текущие периоды.
Для решения этой задачи обычно применяют индивидуальные правила обмена, разработанные в программе Конвертация данных. Ниже рассмотрим пример простого обработчика на языке 1С, который разработчики используют при выгрузке данных для отбора только проведенных документов табелей:
// Пример условия в правилах выгрузки данных (ПВД) для документа Табель
Если Источник.Проведен = Истина Тогда
// Если документ проведен в ЗУП 2.5, разрешаем его выгрузку в ЗУП 3.1
ВыгрузитьОбъект = Истина;
Иначе
// Черновики документов пропускаем во избежание мусора в новой базе
ВыгрузитьОбъект = Ложь;
КонецЕсли;
Если у вас нет штатного программиста для написания таких правил, табели за текущий месяц в новой базе ЗУП 3.1 проще заполнить автоматически с помощью встроенной кнопки «Заполнить». Благодаря тому, что графики работы сотрудников переносятся корректно, система заполнит табели автоматически по введенным кадровым данным, и расчетчикам останется лишь внести отклонения (больничные, прогулы, сверхурочные).
Чтобы переход не превратился в хаос, настоятельно рекомендуем составить и утвердить у руководства хотя бы минимальный регламент (техническое задание) на переход. Рассмотрим ключевые разделы, которые обязательно должны в него входить:
Анализ зарплаты по сотрудникам, Анализ НДФЛ, Расчет по страховым взносам) в обеих базах за тестовый период. Расхождения должны быть сведены к копейкам.В процессе обсуждения сложных переходов у некоторых специалистов возникает соблазн временно перейти со стандартной версии 2.5 на версию 2.5 КОРП, чтобы выиграть время. Настоятельно рекомендуем отказаться от этой идеи. Фирма «1С» полностью прекратила поддержку линеек конфигураций 2.5 (как ПРОФ, так и КОРП). Обновления под меняющееся законодательство для них больше не выпускаются, поэтому любые попытки остаться на старой платформе приведут лишь к колоссальным затратам на ручное дописывание форм отчетности силами сторонних программистов.
Единственным правильным решением является планомерный, подготовленный переход на современную версию 1С:ЗУП 3.1 с использованием тестового контура для сверки данных.