← На главную

Переход с устаревшей редакции 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 на современную версию 1С:ЗУП 3.1 — процесс ответственный и зачастую сопровождающийся выявлением застарелых ошибок учета. Одна из наиболее распространенных проблем, с которой сталкиваются расчетчики и кадровики после переноса данных, — это некорректный сдвиг рабочего года сотрудника, дающего право на ежегодный отпуск. В этой статье мы подробно разберем практический случай, когда из-за старой ошибки в документе прошлых периодов у сотрудника «зависает» несуществующий административный отпуск (отпуск без сохранения заработной платы) длительностью 60 дней, и выясним, как полностью устранить эту проблему в новой базе.

Законодательный контекст: почему сдвигается рабочий год?

Прежде чем переходить к техническим деталям настройки программы, давайте вспомним правовую основу данного механизма. Согласно статье 121 Трудового кодекса РФ, в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

Проанализируем это правило на конкретном примере:

• Если сотрудник в течение своего личного рабочего года суммарно взял 10 дней административного отпуска, его рабочий год не сдвигается, так как лимит в 14 дней не превышен.
• Если же сотрудник взял отпуск за свой счет продолжительностью 60 календарных дней, то первые 14 дней включаются в его отпускной стаж, а оставшиеся 46 дней (60 дней - 14 дней) — исключаются.
• В результате программа обязана автоматически сдвинуть (продлить) окончание текущего рабочего года этого сотрудника ровно на 46 дней вперед.

В конфигурации 1С:ЗУП 3.1 этот расчет автоматизирован. Но если в перенесенных исторических данных содержится ошибка (например, вместо 1 дня административного отпуска по ошибке было проведено 60 дней), программа добросовестно пересчитает рабочие годы вперед, сместив периоды предоставления всех последующих отпусков.

Где хранятся перенесенные данные об отпусках в 1С:ЗУП 3.1?

При переносе данных (как при «полном», так и при «рекомендованном» варианте) в новой информационной базе создаются специальные технические документы Перенос данных. Их можно найти, перейдя в раздел Администрирование — См. также — Переносы данных. Данные об отпусках и отсутствиях распределяются по нескольким ключевым регистрам:

1. Документ с кодом «РОтп» (Реестр отпусков). Он делает записи в независимый регистр сведений Реестр отпусков. Именно на основании записей этого регистра формируются данные для печатной формы Личной карточки Т-2 (Раздел VIII «Отпуск»).
2. Документ с кодом «ОСО» (Остатки отпусков). Этот документ производит записи в регистр накопления Фактические отпуска. На основании этого регистра программа ведет оперативный расчет остатков неиспользованных дней отпуска и определяет границы рабочих лет.
3. Документ с кодом «ДнСост» (Данные состояний сотрудников). Он пишет информацию в регистр сведений Данные состояний сотрудников, фиксируя периоды неявок и отпусков за свой счет, которые непосредственно влияют на сдвиг рабочего года.

Рассмотрим подробнее ситуацию: пользователь исправил ошибочные даты в документе переноса РОтп, уменьшив отпуск до 1 дня, но период предоставления отпуска у сотрудника в последующих документах все равно остался неверным (сдвинутым на 60 дней). Почему так происходит? Выясним причину.

Скрытая причина: жесткая фиксация в вводе остатков

Помимо документов технического переноса данных, при начале работы в новой базе формируются документы Ввод остатков отпусков или Начальная штатная расстановка (доступны в меню Главное — Данные на начало эксплуатации).

При переносе данных на дату начала эксплуатации программа рассчитывает накопленные сдвиги рабочих лет и жестко записывает их числовое значение в специальный скрытый реквизит документа ввода остатков. В табличной части ввода остатков отпусков присутствует колонка «Дней отсутствия» (или «Дней отсутствия, сдвигающих рабочий год»).

Если на момент первоначального переноса в регистрах числились ошибочные 60 дней административного отпуска, программа рассчитала сдвиг и навсегда зафиксировала эти данные в документе ввода остатков. Даже если вы скорректируете первичный документ Перенос данных, сам документ ввода остатков продолжит хранить старое жестко прописанное число дней отсутствия и транслировать его в расчет текущих рабочих периодов сотрудника.

Пошаговый алгоритм полного исправления ошибки

Для того чтобы раз и навсегда избавить систему от ошибочного сдвига рабочего года, выполним последовательную корректировку данных по шагам.

Шаг 1. Корректировка технических документов переноса

Сначала нам необходимо исправить первопричину ошибки в первичных перенесенных реестрах:

1. Перейдем в раздел Администрирование — Переносы данных.
2. Найдем документ с кодом «РОтп» за соответствующий период. Откроем его, найдем строку по нашему сотруднику и исправим дату окончания ошибочного административного отпуска так, чтобы его длительность составила реальный 1 день (например, с 20.04 по 20.04 вместо 20.04 по 19.06).
3. Перепроведем документ Перенос данных (РОтп). Это исправит отображение информации в личной карточке Т-2.
4. Аналогичным образом проверим технический документ с кодом «ДнСост» (Данные состояний). Если в нем зафиксирован ошибочный период отсутствия сотрудника за этот же интервал дат, скорректируем его до 1 дня и проведем документ.

Шаг 2. Корректировка документа ввода остатков на начало эксплуатации

Теперь перейдем к исправлению жестко зафиксированных остатков, которые непосредственно влияют на сдвиг рабочих лет в оперативной работе:

1. Откроем раздел Главное — Данные на начало эксплуатации (или найдем документы через Кадры — См. также — Ввод остатков отпусков).
2. Найдем документ Ввод остатков отпусков или Начальная штатная расстановка, в зависимости от того, каким документом фиксировались стартовые остатки по нашему сотруднику.
3. Откроем этот документ и перейдем по ссылке в колонке «Отпуска» для открытия детальной формы ввода остатков.
4. Обратим пристальное внимание на числовые показатели. В открывшейся форме найдем колонку «Дней отсутствия» (в некоторых версиях интерфейса она может называться «Дней отсутствия, сдвигающих рабочий год»).
5. Вручную исправим указанное там ошибочное значение (например, очистим его до 0 или укажем корректное количество дней сдвига, если в этом рабочем году были другие реальные административные отпуска).
6. В этой же форме проверим даты в табличной части «Остатки отпусков по рабочим годам». При необходимости скорректируем границы рабочих лет вручную, чтобы они соответствовали правильным интервалам в 1 год.
7. Нажмем кнопку «ОК» и проведем документ ввода остатков.

Шаг 3. Восстановление хронологической последовательности документов

Проанализируем очень важный нюанс платформы 1С:Предприятие 8. Даже после внесения правильных данных в настройки, программа не пересчитает автоматически уже введенные после даты переноса документы по этому сотруднику. Нам необходимо вручную восстановить последовательность проведения документов:

1. Убедимся, что измененные документы Перенос данных (РОтп, ДнСост) проведены первыми.
2. Затем заново проведем измененный документ Ввод остатков отпусков (или Начальная штатная расстановка).
3. Если после даты ввода остатков на этого сотрудника уже оформлялись документы Отпуск, Кадровый перевод или Увольнение, последовательно откроем каждый из них в хронологическом порядке и перепроведем. При перепроведении программа заново обратится к регистру сведений и рассчитает актуальные периоды рабочих лет уже без учета ошибочных 60 дней.

Шаг 4. Контроль и проверка полученного результата

Для того чтобы убедиться в правильности выполненных действий, сформируем отчеты контроля остатков отпусков:

• Перейдем в карточку сотрудника (раздел Кадры — Сотрудники).
• Нажмем кнопку Печать — Справка по отпускам сотрудника.
• Внимательно изучим сформированный отчет: рабочий год сотрудника должен вернуться в свои стандартные календарные границы (интервал ровно в 1 год, без сдвига на лишние 46 дней).
• Также сформируем кадровый отчет Справка об остатках отпусков в разделе Кадры — Кадровые отчеты, чтобы убедиться, что общее количество дней неиспользованного отпуска рассчитано верно на текущую дату.

Регулярное выполнение контроля последовательности проведения кадровых документов и своевременное исправление стартовых остатков позволят вам вести безошибочный и прозрачный учет отпусков в программе 1С:ЗУП 3.1.