При расчете заработной платы в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с неприятной ситуацией: у сотрудников, переведенных на оклад по часам, итоговая сумма к начислению за неполный месяц оказывается меньше, чем у их коллег с окладом по дням. Разница обычно составляет от нескольких рублей до нескольких сотен рублей. Особенно остро эта проблема проявляется в месяцах, где есть сокращенные предпраздничные рабочие дни, а сам сотрудник в течение месяца отсутствовал (например, находился в ежегодном отпуске или на больничном).
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта разница, является ли это нарушением законодательства с точки зрения контролирующих органов, и рассмотрим несколько эффективных способов настройки программы для устранения этой погрешности.
---
Проанализируем конкретную ситуацию на примере. Представим сотрудника со следующим условиями:
Посмотрим, как программа производит расчет при различных настройках планового начисления.
Вариант 1. Оплата по окладу (по дням)
Если сотруднику назначен обычный оклад по дням, то формула расчета выглядит следующим образом:
Результат = Оклад * ВремяВДнях / НормаДней
Подставим наши значения:
30 000 руб. / 20 дней * 19 дней = 28 500.00 руб.
Вариант 2. Оплата по окладу (по часам)
Если сотруднику назначен оклад по часам, программа использует часовую формулу расчета:
Результат = Оклад * ВремяВЧасах / НормаЧасов
Так как сотрудник отработал 19 дней, из которых один день был предпраздничным (7 часов), а остальные 18 дней — стандартными (по 8 часов), то фактически им отработано:
(18 дней * 8 часов) + 7 часов = 151 час.
Подставим эти значения в часовую формулу:
30 000 руб. / 159 часов * 151 час = 28 490.57 руб.
Разница между двумя расчетами составляет 9 рублей 43 копейки. Из-за этого главного бухгалтера и руководство часто начинают беспокоить вопросы: почему сотрудник за один и тот же период работы получает меньше только из-за того, что способ ведения его учета установлен в часах?
Причина этого кроется в математической дискретности учета. При часовом расчете стоимость одного часа в месяце с предпраздничным днем увеличивается, так как норма часов уменьшается (делитель становится меньше). Когда сотрудник берет день отпуска, программа вычитает из его оплаты 8 «подорожавших» часов, что и приводит к уменьшению итоговой суммы по сравнению с дневным расчетом, где предпраздничный сокращенный час никак не влияет на стоимость дня.
---
Сразу успокоим расчетчиков и главных бухгалтеров: никакого нарушения трудового законодательства здесь нет. Роструд и Верховный Суд РФ неоднократно подтверждали, что если сотрудник отработал месяц не полностью, оплата по окладу производится пропорционально отработанному времени. Способ деления месяца на доли (по дням или по часам) определяется исключительно локальными нормативными актами (ЛНА) организации, коллективным или трудовым договором.
Если в вашей учетной политике закреплен учет по часам, расчет программы математически и юридически безупречен. Более того, возможна и обратная ситуация: если бы сотрудник взял отпуск непосредственно в сокращенный предпраздничный день, то при часовом расчете он получил бы больше, чем при дневном!
Тем не менее, если перед вами стоит жесткая задача от руководства — сделать так, чтобы часовой расчет не ущемлял сотрудников и всегда «подтягивался» к дневному, рассмотрим технические решения этой задачи в 1С:ЗУП 3.1.
---
Это самый простой, логичный и методически верный способ. Если ваши сотрудники работают по стандартной пятидневной рабочей неделе с фиксированными выходными, то вести их учет по часам нет никакой практической необходимости.
Переведите сотрудников на плановое начисление «Оплата по окладу» (по дням). Сделать это можно с помощью кадровых документов:
После этого расчет будет производиться по дням, и копеечные расхождения из-за предпраздничных сокращений уйдут в прошлое.
---
Если специфика работы сотрудников требует обязательного использования оклада по часам (например, при суммированном учете рабочего времени или для графиков со сменным режимом), но вы хотите исключить влияние сокращенных предпраздничных дней на расчет нормы, можно скорректировать формулу начисления.
Рассмотрим, как настроить расчет так, чтобы в качестве нормы всегда выступала полная норма по производственному календарю без учета сокращений:
НормаЧасов на показатель НормаЧасовПоПроизводственномуКалендарю.Тогда измененная формула примет вид:
Оклад * ВремяВЧасах / НормаЧасовПоПроизводственномуКалендарю
Важное предупреждение: этот метод подходит только в том случае, если все ваши «часовики» работают строго на полную ставку по графику пятидневки. Если среди них есть совместители (работающие на 0.5 ставки) или сотрудники с индивидуальными графиками, этот способ приведет к серьезным ошибкам в расчетах, так как норма производственного календаря для них окажется завышенной.
---
Этот способ позволяет сохранить типовые настройки расчета и при этом гарантирует, что сотрудник получит сумму не ниже, чем при расчете по дням. Мы настроим в программе автоматическое начисление-доплату, которое будет рассчитывать разницу между двумя методами и начислять ее только в случае возникновения потерь.
Разберем создание этого начисления по шагам:
Доплата до оклада по дням (при часовом учете).Повременная оплата труда и надбавки. Начисление выполняется Ежемесячно.
Макс( (Оклад * ВремяВДнях / НормаДней) - (Оклад * ВремяВЧасах / НормаЧасов), 0 )
Посмотрим, как работает эта формула на нашем примере:
30 000 * 19 / 20 = 28 500.30 000 * 151 / 159 = 28 490.57.28 500 - 28 490.57 = 9.43.Макс(9.43, 0) вернет значение 9.43 руб., которое и будет начислено сотруднику в качестве компенсации.Если в каком-то месяце расчет по часам окажется выгоднее расчета по дням (например, при отпуске в предпраздничный день), разность станет отрицательной, и функция Макс вернет 0, то есть доплата производиться не будет.
Назначьте это начисление сотрудникам в качестве планового, и программа автоматически закроет все вопросы со стороны бухгалтерии по поводу «недополученных» из-за округления копеек.