При переходе с устаревшей конфигурации «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 1.0» (ЗиКБУ) на современную платформу «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1» (ЗГУ) многие бухгалтеры сталкиваются с изменением привычной логики учета. Одной из таких сложностей становится отражение оплаты труда сезонных рабочих, например, операторов котельных (кочегаров), по КОСГУ 223 «Коммунальные услуги».
Часто такое требование диктуется учредителем, который некорректно планирует бюджетные ассигнования. В этой статье мы подробно разберем правовую сторону этого вопроса, проанализируем риски учреждения и рассмотрим пошаговые технические решения в программе 1С:ЗГУ 3.1, которые позволят автоматизировать процесс без ручных правок и создания дублирующих начислений.
Прежде чем переходить к настройкам программы, проанализируем методологию учета. Согласно действующему Порядку применения КОСГУ № 209н, ключевым фактором выбора кода операции сектора государственного управления является характер отношений между учреждением и физическим лицом:
КОСГУ 211 «Заработная плата». Начисления на выплаты (страховые взносы) в этом случае относятся на КОСГУ 213.КОСГУ 223 «Коммунальные услуги» (в увязке с КВР 244) допускается законодательством только в том случае, если с истопниками заключены договоры ГПХ на оказание услуг по отоплению.Важно: Попытка заплатить заработную плату штатным сотрудникам по КОСГУ 223 по требованию учредителя классифицируется органами государственного финансового контроля (Казначейством, Счетной палатой) как нецелевое использование бюджетных средств (ст. 15.14 КоАП РФ). Судебная практика показывает, что суды не принимают аргументы в духе «так утвердил учредитель» или «так довели лимиты». Ответственность несет само учреждение и его должностные лица.
Кроме того, если учреждение попытается заключить договор ГПХ с кочегарами, которые по факту работают по графику сменности на оборудовании работодателя, Трудовая инспекция легко переквалифицирует эти договоры в трудовые. Это повлечет за собой доначисление взносов, пени и штрафы.
Если, взвесив все риски, вы приняли решение следовать требованиям учредителя и отражать выплаты штатным сотрудникам по КОСГУ 223, рассмотрим, как настроить этот процесс в 1С:ЗГУ 3.1 наиболее технологично.
В отличие от старой редакции 1.0, где проводку можно было жестко прикрутить к сотруднику прямо в документе начисления, в редакции 3.1 реализована иерархическая модель приоритетов бухучета. Программа анализирует настройки по принципу от частного к общему:
Документ начисления (самый высокий приоритет) → Начисление → Сотрудник → Подразделение → Организация (самый низкий приоритет)
Это означает, что нам не нужно создавать десятки дублирующих видов расчета (оклад по 223, ночные по 223, стаж по 223). Мы можем использовать общие начисления, настроив аналитику на более высоких уровнях иерархии.
Рассмотрим три наиболее удобных способа настройки.
Этот способ идеально подходит, если операторы котельной числятся в общем подразделении, но их расчет должен идти по особой статье.
Рассмотрим этот метод пошагово:
Сотрудники.Бухучет и выплата.Бухучет зарплаты установим переключатель в положение Определяется персонально для сотрудника.Способ отражения выберем или создадим новое значение (например, "Оплата операторов котельной (КОСГУ 223)").КОСГУ 223 настраивается в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» (БГУ) в правилах отражения зарплаты в бухучете. При синхронизации ЗГУ передаст этот способ отражения, а БГУ подставит нужные дебеты, кредиты и КОСГУ.Налоги, взносы, бухучет в поле Бухучет установлен переключатель По настройкам сотрудника.При таком подходе программа автоматически распределит все плановые начисления сотрудника на указанный индивидуальный способ отражения.
Если все операторы котельной работают обособленно, целесообразно использовать учет по подразделениям. Это избавит вас от необходимости заходить в карточку каждого нового сотрудника.
Разберем, как это сделать:
Подразделения (раздел Настройка) создадим обособленное подразделение, например, "Котельная".Бухучет и выплата зарплаты.Отражается на указанном способе отражения и выберем соответствующую настройку (связанную в БГУ с КОСГУ 223).Прием на работу или Кадровый перевод).Теперь программа будет автоматически относить все затраты по сотрудникам данного подразделения на выбранный способ отражения.
Бывают ситуации, когда сотрудник часть времени работает на котельной (и эта часть должна идти по КОСГУ 223), а в оставшееся время выполняет другие обязанности (по КОСГУ 211). Для таких случаев предназначен специальный инструмент:
Зарплата откроем журнал документов Распределение основного заработка.КОСГУ 223, а 40% — на обычный способ с КОСГУ 211).Программа при окончательном расчете за месяц самостоятельно пропорционально распределит все начисленные суммы по указанным аналитикам.
Одной из главных жалоб расчетчиков является то, что при заполнении ведомостей на аванс программа пытается сбросить все суммы на общий КОСГУ 211, игнорируя настройки сотрудника. Чтобы избежать ручной правки ведомостей, выполним следующую настройку:
Настройка → Расчет зарплаты.Проверять заполнение финансирования в ведомостях.Расчетом за первую половину месяца) программа проанализирует плановый бухучет сотрудника и автоматически подтянет в ведомость ту статью финансирования и тот способ отражения, которые были закреплены за сотрудником или его подразделением.Проанализировав эти решения, мы видим, что программа 1С:ЗГУ 3.1 предоставляет гибкие штатные механизмы для обхода ограничений без необходимости ручного вмешательства в проводки или использования сомнительных инструментов вроде документа Перенос данных.