Переход с одной системы автоматизации на другую, например, с 1С:УПП на 1С:ERP, часто происходит поэтапно. Одной из самых сложных задач является разделение контуров: когда расчет зарплаты уже ведется в новой системе (ERP), а казначейство и фактические выплаты временно остаются в старой (УПП). Рассмотрим, как правильно выстроить процесс обмена ведомостями, чтобы не потерять данные и не нарушить логику учета НДФЛ.
В современных конфигурациях на базе 1С (ERP, ЗУП 3.1) учет НДФЛ и взаиморасчетов с сотрудниками жестко привязан к цепочке документов: Начисление зарплаты — Ведомость — Списание с расчетного счета. Основная сложность заключается в том, что в ERP НДФЛ считается удержанным только в момент проведения платежного документа (списания), который ссылается на ведомость.
Проанализируем ситуацию: если мы просто выгрузим ведомость из ERP в УПП и проведем там выплату, ERP "не узнает" о том, что деньги реально ушли сотрудникам. В результате в регламентированной отчетности ERP налог останется исчисленным, но не удержанным, что сделает невозможным корректное формирование отчета 6-НДФЛ.
Разберем наиболее надежную схему обмена, которая позволит сохранить целостность данных в обеих базах. Рекомендуется использовать промежуточное звено в виде заявок на расходование денежных средств.
Ведомость в банк или Ведомость в кассу. На их основании создаются Заявки на расходование денежных средств.Зарплата к выплате организаций.Платежное поручение исходящее или Расходный кассовый ордер. Факт оплаты фиксируется в УПП.Списание с расчетного счета, связанный с исходной ведомостью.Рассмотрим подробнее, на что обратить внимание программисту при написании правил обмена. Объекты в ERP и УПП имеют разную структуру.
Важно обеспечить синхронизацию справочника Физические лица по уникальному идентификатору (GUID). В ERP ведомость привязана к физлицу, а в УПП в ряде случаев может использоваться справочник Сотрудники. Если синхронизация по GUID не будет настроена, при загрузке платежей обратно в ERP возникнет "расползание" аналитики, и НДФЛ не закроется корректно.
Пример программной подготовки данных для выгрузки (фрагмент логики в Конвертации данных):
// В правилах выгрузки для документа "ЗарплатаКВыплате" (УПП)
// необходимо сопоставить табличную часть с Ведомостью из ERP
Если Источник.ТипВыплаты = Перечисления.ТипыВыплат.ЧерезБанк Тогда
ВыгрузитьПоПравилу(Источник.ЗарплатныйПроект, , , , "ЗарплатныеПроекты");
КонецЕсли;
Выясним причину, по которой документы могут не проводиться в УПП при загрузке. УПП часто выполняет избыточные проверки последовательностей НДФЛ, которые в данной схеме не нужны, так как учет ведется в ERP. Рассмотрим рекомендации по модификации кода в УПП:
В модуле проведения документа ЗарплатаКВыплатеОрганизаций в УПП имеет смысл добавить условие, отключающее проверку НДФЛ, если документ загружен из внешней системы. Это поможет избежать ошибок "Документ не проведен", связанных с отсутствием актуальных регистров расчета в базе-приемнике.
Если в УПП ведется Платежный календарь, использование объекта Заявка на расходование денежных средств становится обязательным. Проанализируем цепочку:
Посмотрим на типичные проблемы, с которыми сталкиваются специалисты при реализации такого обмена:
ОбменДанными.Загрузка = Истина, чтобы избежать блокирующих проверок бизнес-логики, которые в данной схеме вторичны.Таким образом, для успешного обмена ведомостями между ERP и УПП необходимо реализовать не просто экспорт данных, а полноценный двусторонний цикл. Только наличие подтверждающего платежного документа в ERP позволит вам корректно закрыть период по зарплате и без ошибок сдать налоговую отчетность.