В процессе работы с программой 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3.1) бухгалтеры часто сталкиваются с неприятной ситуацией: уволенный сотрудник давно получил все причитающиеся выплаты, баланс по нему равен нулю, но программа продолжает формировать пустые расчетные листки за последующие месяцы. В этих листках неожиданно «вылезает» долг за предприятием или за сотрудником на начало и конец периода. При этом в общем отчете Анализ зарплаты по сотрудникам конечное сальдо отображается корректно и равняется нулю.
Давайте подробно разберем по шагам, почему возникает эта проблема, как быстро диагностировать ошибку аналитики и как исправить взаиморасчеты без корректировки закрытых периодов прошлых лет.
В 1С:ЗУП 3.1 расчетный листок формируется в разрезе физического лица. Даже если у человека в базе заведено несколько карточек в справочнике Сотрудники (например, основное место работы и договор ГПХ), программа пытается консолидировать данные по нему.
Основная причина появления фантомных долгов и пустых листков — это аналитическая пересортица (технологический разрыв) в регистрах взаиморасчетов. Визуально общая сумма долга по сотруднику может закрываться в ноль, но внутри программы остатки «зависают» в разрезе следующих измерений:
Поскольку по одной из аналитик висит условный «плюс», а по другой — «минус», программа при формировании отчетов за последующие месяцы пытается перетащить эти остатки, что и приводит к генерации пустых расчетных листков.
Прежде чем приступать к исправлению, нам необходимо локализовать ошибку и понять, по каким именно аналитическим разрезам разошлись суммы. Рассмотрим два наиболее эффективных метода диагностики.
Это самый быстрый способ увидеть скрытые остатки без построения сложных отчетов. Выполним следующие действия:
Ведомость в кассу (или Ведомость в банк) текущим месяцем.Именно здесь будет наглядно видно, по какому подразделению висит остаток. Например, по подразделению «Рябина» будет стоять сумма 40 020,00, а по пустому подразделению — минус -40 020,00.
Для детального анализа регистров воспользуемся Универсальным отчетом:
Взаиморасчеты с сотрудниками и выберем таблицу Остатки и обороты.Физическое лицо, Сотрудник, Подразделение, Статья расходов и Период взаиморасчетов.Поскольку ошибки часто тянутся из прошлых лет (например, из закрытого 2017 года), открывать прошлые периоды и перепроводить старые документы начислений или выплат категорически не рекомендуется. Это может привести к искажению налоговой отчетности и вызовет справедливое недовольство бухгалтерии. Для автоматического поиска расхождений и создания корректирующего документа подойдёт обработка для корректировки пересортицы взаиморасчетов.
Для исправления ситуации воспользуемся специальным корректирующим документом Перенос данных. Давайте разберем по шагам, как правильно его заполнить.
Важное примечание: Если уволенный сотрудник скрыт в интерфейсе программы, временно зайдите в его карточку в справочнике Сотрудники и снимите флаг Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены. Это необходимо для того, чтобы программа позволяла выбирать его в документах.
Взаиморасчеты с сотрудниками (влияет на расчетные листки и аналитические отчеты по зарплате);Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками (влияет на бухгалтерское сальдо и проводки);Зарплата к выплате (отвечает за заполнение ведомостей).Теперь нам необходимо внести компенсирующие записи в каждую вкладку. Задача — перебросить сумму с «ошибочной» аналитики на «правильную» так, чтобы итоговый баланс по сотруднику не изменился.
Рассмотрим пример заполнения строк для регистра Взаиморасчеты с сотрудниками:
Строка 1 (Сторнирование ошибочного остатка):
- Вид движения: Расход (или Приход с минусом)
- Сотрудник: Иванов И.И. (ГПХ)
- Подразделение: Рябина (ошибочное)
- Сумма: 40 020,00
Строка 2 (Начисление на верную аналитику):
- Вид движения: Приход
- Сотрудник: Иванов И.И. (ГПХ)
- Подразделение: <Пустое подразделение> (или верное подразделение)
- Сумма: 40 020,00
Аналогичные парные записи (плюс и минус на равные суммы с разными подразделениями) необходимо сделать на вкладках Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками и Зарплата к выплате. Следите за тем, чтобы итоговое изменение по физическому лицу во всех трех регистрах в сумме равнялось строго 0.
После проведения документа Перенос данных регистры взаиморасчетов выровняются, но для окончательного закрытия регистра Зарплата к выплате нам потребуется зафиксировать изменения технической ведомостью.
Ведомость в кассу (или любой другой вид ведомости) текущим месяцем.Данное действие физически «схлопнет» остатки внутри регистра сведений и предотвратит их дальнейшее перетекание в будущие периоды в виде строк «В том числе за прошлые периоды». Для автоматизации этой задачи подойдёт обработка для закрытия ложных остатков прошлых периодов в ведомостях.
Выясним еще одну важную деталь, которая влияет на то, почему пустые расчетные листки могут вести себя непредсказуемо. Перейдем в меню Настройка — Дополнительные настройки и обратим внимание на переключатель Показывать взаиморасчеты.
Поэтому рекомендуется проводить полное аналитическое закрытие регистров взаиморасчетов, даже если визуально в сводных отчетах сальдо выглядит корректным.
Проделав эти несложные операции по диагностике и корректировке регистров через Перенос данных с последующим проведением «нулевой» ведомости, мы навсегда избавимся от пустых расчетных листков и фантомных долгов в информационной базе 1С:ЗУП 3.1.