← На главную

При ведении бухгалтерского и складского учета часто возникает необходимость быстро наполнить базу данных номенклатурными позициями. Вводить вручную сотни и тысячи товаров из прайс-листов поставщиков — задача трудоемкая и неэффективная. В программных решениях на платформе 1С:Предприятие 8.2 (в частности, в конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 2.0 на обычных формах) для этих целей предусмотрен удобный универсальный инструмент, который поставляется на диске информационно-технологического сопровождения (ИТС). Рассмотрим подробно, как правильно настроить этот инструмент, избежать типичных ошибок при загрузке и оптимизировать процесс импорта данных.

Шаг 1. Поиск и запуск нужной обработки

Для загрузки прайсов нам понадобится универсальная внешняя обработка под названием «Загрузка данных из табличного документа» (файл ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента.epf). На диске или в дистрибутиве ИТС этот инструмент традиционно располагается по следующему пути:

\1CIts\EXE\EXTREPS\UNIREPS82\UploadFromTableDocument\

Если у вас есть доступ к порталу ИТС, вы можете скачать актуальную версию обработки из раздела методической поддержки. Чтобы запустить ее в программе 1С:Бухгалтерия 2.0, выполните следующие действия:

1. Откройте программу 1С в режиме «Предприятие».
2. В главном меню перейдите по пути «Файл» -> «Открыть».
3. Найдите сохраненный файл ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента.epf на вашем жестком диске и нажмите «Открыть».

После этого на экране появится интерактивное рабочее окно обработки. Нам предстоит настроить сопоставление колонок файла Excel с реквизитами справочника номенклатуры в базе данных.

Шаг 2. Разбор и устранение ошибки подключения к Excel

Очень часто пользователи при первой попытке загрузить прайс-лист сталкиваются со следующей системной ошибкой: «Ошибка. Возможно неверно указан номер листа книги Excel». Проанализируем причину этой проблемы. Дело в том, что по умолчанию обработка считывает файлы формата .xls или .xlsx напрямую, используя технологию COM-соединения через объект COMОбъект("Excel.Application"). Если эта связь нарушается, программа выдает сбой.

Выясним основные причины этой неполадки:

• На компьютере не установлен полноценный пакет Microsoft Excel (например, используется его бесплатный аналог вроде LibreOffice или веб-версии таблиц, которые не регистрируют нужные COM-библиотеки в операционной системе Windows).
• Разрядность платформы 1С и установленного пакета MS Office не совпадают (например, установлена 64-битная версия платформы 1С и 32-битный Microsoft Excel).
• 1С и Excel запущены под учетными записями с разным уровнем прав администратора, из-за чего операционная система блокирует межпрограммное взаимодействие.

Разберем три эффективных метода решения этой проблемы:

Способ А. Переустановка или восстановление MS Office. Убедитесь, что на локальном компьютере установлена десктопная версия Microsoft Excel. Если она установлена, но ошибка сохраняется, выполните процедуру быстрого восстановления пакета Microsoft Office через панель управления Windows. Это заново зарегистрирует необходимые библиотеки в системе.

Способ Б. Использование буфера обмена (Ctrl+C / Ctrl+V). Это самый простой и надежный обходной путь, который вообще избавляет от необходимости использовать COM-соединение. Откройте ваш прайс-лист в любой табличной программе (даже в браузере), выделите мышкой всю таблицу и скопируйте ее в буфер обмена с помощью комбинации клавиш Ctrl+C. Затем в обработке 1С перейдите на вкладку «Табличный документ», щелкните правой кнопкой мыши по пустому полю и выберите пункт «Вставить» (или нажмите Ctrl+V). Ваши данные мгновенно отобразятся в 1С.

Способ В. Промежуточное сохранение в формат MXL. Скопируйте данные вашего прайс-листа из Excel, откройте в 1С пустое табличное поле (через меню «Файл» -> «Новый» -> «Табличный документ»), вставьте данные туда и сохраните файл с расширением .mxl (внутренний формат таблиц 1С). Затем в обработке укажите этот .mxl файл в качестве источника загрузки. Программа прочитает его без каких-либо системных ошибок.

Шаг 3. Базовая настройка сопоставления полей

Перейдем непосредственно к настройке импорта в справочник. В верхней части окна обработки установите режим загрузки в значение «Загрузка в справочник». В поле «Вид справочника» выберите из списка Номенклатура.

Рассмотрим подробнее вкладку «Настройки». Здесь представлена таблица со списком всех доступных реквизитов справочника номенклатуры. Для каждой строки нам необходимо задать правила заполнения:

1. Номер колонки: Укажите порядковый номер столбца из вашего файла Excel, откуда нужно брать данные. Например, если наименование товара находится в колонке «B», укажите номер колонки 2. Если артикул находится в колонке «A», укажите номер 1.
2. Поля поиска: Поставьте галочки «Искать» напротив уникальных реквизитов. Самым надежным решением будет поиск по Артикулу или по уникальному Коду производителя. Если вы выберете поиск по наименованию, помните, что малейшее различие в символах (например, лишний пробел или разный регистр букв) приведет к созданию дубликата товара.
3. Режим загрузки: Для каждого реквизита можно выбрать один из трех режимов:
   • Искать — значение считывается из файла и сопоставляется с базой данных;
   • Устанавливать — для всех загружаемых позиций будет записано одно статичное значение по умолчанию (файл при этом не читается);
   • Вычислять — позволяет написать произвольный код на встроенном языке 1С для сложного преобразования данных.

Шаг 4. Распределение товаров по группам (папкам)

При загрузке большого прайс-листа важно сохранить иерархическую структуру, чтобы товары сразу попадали в соответствующие папки в 1С. Проанализируем два сценария реализации этой задачи:

Сценарий А: Все товары загружаются в одну общую папку.
Если вам нужно поместить все новые товары в конкретную директорию (например, в созданную заранее группу «Прайс Поставщика А»), сделайте следующее:

1. В таблице настроек найдите строку с реквизитом Родитель (в терминологии 1С «Родитель» означает группу верхнего уровня).
2. Переключите режим загрузки для этой строки в значение «Устанавливать».
3. В поле «Значение по умолчанию» нажмите кнопку выбора и укажите нужную папку из вашего справочника номенклатуры. Номер колонки в файле для этой строки указывать не нужно.

Сценарий Б: У каждого товара в файле указана своя папка.
Если ваш прайс-лист содержит отдельную колонку с названиями категорий для каждого товара, настройте импорт динамически:

1. Убедитесь, что в файле Excel заполнена колонка с названиями групп.
2. В настройках обработки для реквизита Родитель укажите номер этой колонки.
3. Установите режим загрузки «Искать», а в свойствах поиска выберите поиск «По наименованию». Обратите внимание: перед началом импорта эти группы уже должны быть созданы в вашей базе 1С с абсолютно идентичными названиями, иначе программа не сможет привязать к ним товары.

Шаг 5. Тонкая настройка единиц измерения и НДС

Для корректного отражения номенклатуры в учете необходимо правильно заполнить единицы измерения и ставки налога на добавленную стоимость. Разберем особенности заполнения этих реквизитов:

Базовая единица измерения:
Единицы измерения в 1С являются ссылочным типом данных и хранятся в специальном классификаторе (ОКЕИ). Если в файле Excel у вас написано «шт.», а в базе 1С элемент называется «шт» (без точки), сопоставить их напрямую по наименованию не удастся. Программа выдаст ошибку или запишет пустое поле.
Рекомендуется использовать режим «Устанавливать» для реквизита БазоваяЕдиницаИзмерения. В качестве значения по умолчанию выберите «шт» из вашего справочника. Это избавит вас от необходимости сопоставлять текстовые значения из файла.

Ставка НДС:
Для реквизита СтавкаНДС также лучше применить режим «Устанавливать» и выбрать необходимое значение из перечисления (например, «20%» или «Без НДС»), если все позиции в файле имеют одинаковую ставку налогообложения.

Шаг 6. Сохранение шаблонов настроек под разных поставщиков

Прайс-листы от разных поставщиков практически всегда имеют разную структуру: колонки с артикулом, наименованием и ценой могут находиться в разном порядке. Чтобы вам не приходилось каждый раз вручную перенастраивать номера колонок и параметры поиска, в обработке предусмотрен механизм сохранения конфигурационных файлов.

Выполните следующие действия для создания шаблона настроек:

1. Полностью настройте обработку под прайс-лист конкретного контрагента (сопоставьте колонки, укажите значения по умолчанию).
2. Нажмите на верхнюю панели инструментов кнопку «Сохранить настройки» (иконка с изображением дискеты).
3. В появившемся окне укажите путь на диске и введите понятное имя файла (например, Шаблон_Импорта_Поставщик_Альфа.xml).
4. При поступлении нового файла от этого поставщика просто откройте обработку, нажмите кнопку «Восстановить настройки» (иконка открытия папки), выберите созданный ранее файл .xml, и все параметры сопоставления мгновенно заполнятся автоматически.

Шаг 7. Импорт штрихкодов вторым этапом

Часто в прайс-листах помимо наименования и артикула присутствуют штрихкоды товаров. Важно знать, что в конфигурации 1С:Бухгалтерия 2.0 штрихкоды хранятся не в самом справочнике номенклатуры, а в подчиненном регистре сведений. Поэтому их загрузка всегда выполняется строго в два этапа.

Этап 1: Первичная загрузка номенклатуры. Сначала проведите загрузку карточек товаров, как описано в шагах 3-5. На этом этапе штрихкоды игнорируются, но создаются сами элементы номенклатуры с уникальными артикулами.

Этап 2: Загрузка штрихкодов в регистр сведений. После успешного создания карточек товаров перенастройте обработку:

1. В шапке обработки в поле «Режим загрузки» выберите вариант «Загрузка в регистр сведений».
2. В поле «Имя регистра» укажите значение Штрихкоды (или ШтрихкодыНоменклатуры).
3. Перейдите к таблице настроек сопоставления полей:
   • Для измерения Владелец укажите тип данных СправочникСсылка.Номенклатура. Режим загрузки установите в положение «Искать», а в качестве поля поиска выберите реквизит (например, Артикул), по которому программа найдет ранее созданный товар в базе. Укажите номер колонки с артикулом из вашего файла Excel.
   • Для ресурса Штрихкод укажите номер колонки, где записан штрихкод в файле. Режим загрузки установите в положение «Искать» (это предотвратит появление дубликатов кодов в системе).
   • Для реквизита ТипШтрихкода выберите режим «Устанавливать» и укажите значение по умолчанию (например, EAN13).
4. Нажмите кнопку «Загрузить». Обработка последовательно прочитает строки файла, найдет в базе созданные ранее товары по артикулам и запишет к ним соответствующие штрихкоды в регистр сведений.

Важные практические советы для успешного импорта

Чтобы избежать порчи рабочей базы данных и предотвратить появление ошибок округления или дублирования позиций, всегда придерживайтесь следующих правил:

• Проводите тестовую загрузку на копии базы данных. Перед выполнением загрузки большого объема данных в рабочую информационную базу обязательно сделайте ее резервную копию. Протестируйте настройки обработки на копии, убедитесь в корректности заполнения всех реквизитов и только после этого повторяйте операцию в рабочей базе.
• Следите за потерей ведущих нулей в Excel. Очень часто артикулы или коды товаров начинаются с нулей (например, 000542). По умолчанию Microsoft Excel воспринимает такие ячейки как числовые и автоматически преобразует их в обычное число 542, обрезая нули. В результате 1С не сможет сопоставить номенклатуру по артикулу. Чтобы избежать этого, перед импортом выделите всю колонку с артикулами в Excel, нажмите правой кнопкой мыши -> «Формат ячеек» и выберите «Текстовый» тип данных, после чего вручную восстановите утерянные нули, если они пропали.
• Очищайте невидимые пробелы. При поиске по наименованию пробелы в конце или в середине строки играют ключевую роль. Строки "Товар А" (с одним пробелом) и "Товар А" (с двумя пробелами) программа посчитает абсолютно разными позициями и создаст дубликаты. Перед загрузкой рекомендуется обработать прайс-лист в Excel функцией =СЖПРОБЕЛЫ(), чтобы убрать лишний мусор из текстовых ячеек.

Следуя этой подробной инструкции, вы сможете быстро и безошибочно загружать любые объемы номенклатуры и штрихкодов из табличных документов в информационную базу 1С:Бухгалтерия 2.0, значительно сэкономив свое рабочее время.