Как настроить обмен данными между 1С:ЗУП 3.1 и 1С:БП 3.0 и избежать ошибок при выгрузке?

← На главную

Переход на актуальные версии программных продуктов, таких как 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 (БП), открывает перед пользователями широкие возможности автоматизации. Однако процесс первоначальной настройки обмена данными часто вызывает множество вопросов. Как правильно перенести документ ОтражениеЗарплатыВБухучете? Можно ли обойтись без полной синхронизации баз? Что необходимо настроить на стороне бухгалтерии, чтобы проводки встали корректно, а справочники не задвоились? Разберем эти и другие нюансы подробно и по шагам.

Возможен ли обмен «без синхронизации» в 1С:ЗУП 3.1?

В старых редакциях (например, в ЗУП 2.5) существовала простая и привычная многим схема: пользователь нажимал кнопку выгрузки, программа формировала изолированный файл данных в формате XML, который затем вручную загружался в бухгалтерскую программу. В редакции ЗУП 3.1 типовой механизм выгрузки через отдельный файл без настройки синхронизации не предусмотрен.

Разработчики фирмы 1С полностью перевели интеграцию на универсальный механизм синхронизации данных. Тем не менее, если у вас нет возможности настроить прямое сетевое подключение между базами (например, базы находятся на разных компьютерах, не связанных локальной сетью или интернетом), мы можем настроить синхронизацию через локальный или сетевой каталог. В этом случае обмен визуально будет напоминать старый метод:

В ЗУП 3.1 настраивается синхронизация с выбором канала связи «Указание каталога на диске».
При выполнении обмена ЗУП выгружает пакет данных в этот каталог в виде зашифрованного файла.
В БП 3.0 настраивается ответная часть синхронизации, считывающая данные из этого же каталога.

Этот способ позволяет избежать постоянного сетевого соединения между базами, сохраняя при этом все преимущества контроля сопоставления объектов.

Что необходимо настроить в 1С:Бухгалтерии 3.0 до начала обмена

Прежде чем инициировать первую выгрузку со стороны ЗУП 3.1, нам необходимо подготовить приемник — базу БП 3.0. Без предварительной настройки документы либо загрузятся некорректно, либо программа вообще заблокирует проведение загруженных данных. Проанализируем обязательные шаги настройки.

Шаг 1. Переключение варианта учета зарплаты

Зайдем в раздел Администрирование, перейдем в пункт Параметры учета и выберем Настройки зарплаты. В открывшемся окне в блоке «Общие настройки» установим переключатель «Учет расчетов по зарплате и кадровый учет ведутся» в положение Во внешней программе. Это критически важно, так как меняет поведение интерфейса и проведение документов в БП.

Шаг 2. Определение детализации расчетов

Там же, в настройках зарплаты, определимся с тем, как будут вестись расчеты по сотрудникам на счете 70. Нам доступно два варианта:

Сводно по всем сотрудникам. В этом случае персональные данные работников в бухгалтерию не передаются. Проводки в документе ОтражениеЗарплатыВБухучете будут сформированы общей суммой без аналитики по субконто «Работники организаций». Это существенно уменьшает размер базы БП и защищает персональные данные.
Детализировано по каждому сотруднику. При выборе этого варианта в БП при обмене будут переноситься данные каждого сотрудника, а по счету 70 будет вестись полноценный аналитический учет в разрезе физических лиц. Соответственно, ведомости на выплату также будут загружаться поименно.

Шаг 3. Настройка способов отражения зарплаты в учете

Программа 1С:ЗУП 3.1 не оперирует бухгалтерскими счетами (такими как 20, 26, 44, 91). Вместо этого в ЗУП используются условные наименования — «Способы отражения». Например, «Администрация», «Основное производство», «Прочие расходы». Задача бухгалтера — связать эти названия с реальными счетами учета в БП 3.0.

Для этого в БП 3.0 перейдем в раздел Зарплата и кадры — Настройки зарплаты — Отражение в учете — Способы учета зарплаты. Создадим элементы справочника, названия которых символ в символ совпадают с наименованиями способов отражения в ЗУП. Для каждого элемента укажем дебетуемый счет затрат и соответствующую номенклатурную группу или статью затрат. Если этого не сделать, документ «Отражение зарплаты в бухучете» загрузится незаполненным в части проводок, и вам придется проставлять счета вручную при каждом обмене.

Как предотвратить дублирование справочников

Одной из наиболее частых проблем при первом обмене является дублирование («задвоение») элементов справочников: организаций, подразделений, контрагентов и физических лиц. Дубли не просто замусоривают базу, они могут попасть в закрытые периоды и исказить сданную отчетность.

Рассмотрим правила сопоставления объектов программами 1С по умолчанию:

Организации: сопоставляются по кодам ИНН и КПП. Проверьте, чтобы в обеих базах эти реквизиты были заполнены абсолютно идентично (без случайных пробелов).
Подразделения: сопоставляются по наименованию и по иерархической структуре (принадлежности к вышестоящим подразделениям/папкам). Если в ЗУП подразделение называется «Бухгалтерия», а в БП — «Отдел бухгалтерии», программа создаст дубликат. Перед обменом приведите названия подразделений в обеих базах к единому стандарту.
Физические лица: сопоставляются по связке ФИО + СНИЛС или по ИНН. Крайне важно, чтобы в обеих базах у сотрудников были корректно заполнены СНИЛС и ИНН.

Чтобы избежать проблем на практике, выполним следующие рекомендации:

Всегда делайте резервные копии обеих информационных баз (и ЗУП, и БП) перед проведением первого сеанса синхронизации.
На этапе первой настройки синхронизации внимательно отнеситесь к шагу Сопоставление данных. Помощник интерактивно покажет объекты, которые система считает схожими, и те, которые она планирует создать как новые. Проведите ручное сопоставление подозрительных позиций.
Установите Дату запрета загрузки данных. Данная опция находится в разделе Администрирование — Синхронизация данных. Установка этой даты гарантирует, что старые документы и элементы справочников в закрытых периодах прошлых месяцев и лет не будут случайно перезаписаны или изменены при обмене.

Если дублирование все же произошло, программисты и администраторы могут воспользоваться стандартным инструментом поиска и исправления связей. Например, можно написать небольшой программный запрос для поиска элементов с одинаковыми ключевыми полями. Посмотрим на пример простого запроса для поиска физлиц с одинаковыми ИНН:


Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = 
    "ВЫБРАТЬ
    |	ФизическиеЛица.Ссылка КАК Ссылка,
    |	ФизическиеЛица.ИНН КАК ИНН
    |ИЗ
    |	Справочник.ФизическиеЛица КАК ФизическиеЛица
    |ГДЕ
    |	ФизическиеЛица.ИНН В(&МассивИНН)";

Для исправления сложившейся ситуации без написания кода воспользуемся стандартной обработкой в БП или ЗУП: Администрирование — Обслуживание — Корректировка данных — Поиск и удаление дублей. Она найдет одинаковые элементы, перенаправит все ссылки в документах на один правильный элемент и аккуратно удалит дублирующие записи.

Отражение выплаты дивидендов учредителям и сотрудникам

Часто возникает вопрос: почему ведомости на выплату дополнительных доходов (например, дивидендов) не переносятся из ЗУП в БП автоматически в рамках стандартной синхронизации? Выясним причину этой особенности и разберем правильную схему отражения таких операций.

Документ Дивиденды в ЗУП 3.1 предназначен в первую очередь для корректного расчета НДФЛ, отражения его в регламентированной отчетности по взносам и налогам (таких как 6-НДФЛ) и последующей передаче этих сведений в документе отражения. Ведомости на выплату дивидендов напрямую из ЗУП в БП действительно **не переносятся**. Нам необходимо действовать по следующему алгоритму:

В ЗУП 3.1: Начисляем дивиденды с помощью соответствующего документа. Это зафиксирует доход и исчислит НДФЛ. При синхронизации эти данные попадут в БП 3.0 в составе общего документа ОтражениеЗарплатыВБухучете. На вкладке «НДФЛ» отразится строка с операцией «НДФЛ с дивидендов», которая сформирует проводки по дебету счета 70 (или 75) и кредиту счета 68.01.
В БП 3.0 (Начисление): Отражаем само начисление дивидендов в бухгалтерском учете. Для этого используем документ НачислениеДивидендов (вкладка Зарплата и кадры) или создаем операцию вручную. Важно: при заполнении этого документа в БП необходимо вручную очистить (обнулить) сумму исчисленного НДФЛ! Если этого не сделать, налог в бухгалтерии задублируется, так как проводка по НДФЛ уже перенеслась из ЗУП через документ отражения зарплаты.
В БП 3.0 (Выплата): Проводим непосредственную выплату денежных средств учредителям. Для этого создаем документ СписаниеСРасчетногоСчета (или РасходныйКассовыйОрдер) с видом операции «Прочее списание» или «Выплата учредителю». Помните о правильном выборе счетов расчетов: для сотрудников организации используется счет 70, а для сторонних физических лиц (не являющихся сотрудниками) — счет 75.02.

Соблюдение этих правил и последовательности действий позволит вам настроить бесперебойный и точный обмен данными между конфигурациями, избавит от рутины ручного ввода документов и гарантирует идеальное соответствие регламентированной отчетности в обеих базах.