В процессе ведения учета в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда в документе НачислениеЗарплатыИВзносов суммы по сотруднику разбиваются на несколько строк с указанием разных территорий. Это происходит даже в тех случаях, когда кадровых перемещений не было, а графики работы остались прежними. Разберем подробно причины этого явления и методы его устранения.
Проанализируем основную причину, с которой столкнулся автор темы. В системе 1С:ЗУП документ Табель обладает высшим приоритетом при учете рабочего времени. Его часто называют «документом последней инстанции». Если в организации принято решение использовать Табель как первичный документ, система будет опираться исключительно на те данные, которые в нем указаны, игнорируя плановые данные из кадровых приказов.
Рассмотрим ситуацию, когда Табель был введен только за первую половину месяца (для расчета аванса). При итоговом расчете зарплаты за весь месяц программа видит следующую картину:
Табель. Если в нем заполнена колонка Территория, программа зафиксирует начисление именно по ней.В результате в документе НачислениеЗарплатыИВзносов мы увидим две строки: одна — по территории из табеля, вторая — по основной территории организации. Чтобы избежать этого, необходимо либо вводить Табель сразу за весь месяц, либо следить за тем, чтобы данные о территориях в промежуточных табелях полностью совпадали с плановыми настройками сотрудника.
Выясним, как настройки структуры предприятия могут провоцировать распределение. В 1С:ЗУП 3.1 реализована возможность привязки территории к позиции штатного расписания или к конкретному подразделению. Проанализируем цепочку приоритетов:
Если в карточке подразделения или в конкретной должности указана территория, то при начислении зарплаты программа будет автоматически подтягивать её. Распределение может возникать в следующих случаях:
Важный момент: Проверьте настройки в справочнике Территории. Если там установлены флаги автоматического начисления надбавок, это может принудительно выделять строку в начислении для корректного расчета налогов и взносов.
Существует еще один фактор, о котором часто забывают — документ ПеремещениеМеждуТерриториями. Этот документ предназначен для оперативного изменения места работы сотрудника без изменения его основной должности или подразделения. Посмотрим на его особенности:
Если такой документ был введен на определенный период внутри месяца, программа строго разделит оплату по среднему заработку или окладу пропорционально дням нахождения на разных территориях. Проверьте список этих документов в разделе Кадры. Часто пользователи вводят документ на определенный срок, но забывают, что после его окончания сотрудник должен «вернуться» на исходную территорию, а система продолжает хранить исторические данные в регистре сведений ТерриторииСотрудников.
Проанализируем ситуацию, если в организации используются документы СдельныйНарядНаВыполненныеРаботы. В этих документах в табличной части также указывается территория выполнения работ. Если сотрудник в течение месяца хотя бы один день выполнял сдельную работу, относящуюся к определенной территории, а остальное время работал по обычному графику, система при итоговом расчете распределит сумму основного оклада пропорционально времени или стоимости работ, зафиксированных в нарядах.
Это происходит из-за настройки видов расчета. Если в формуле начисления используется показатель ВремяВЧасах или ДоляРаспределения, система будет дробить сумму, чтобы корректно отнести затраты на разные аналитические счета территорий.
Разберем, как программа технически принимает решение о разделении строк. В 1С:ЗУП работает иерархия данных:
Табель, РаботаВВыходныеИПраздники, ДанныеДляРасчетаЗарплаты).Если в документе Табель заполнена хотя бы одна ячейка с кодом территории, система считает, что весь период, покрываемый этим табелем, должен подчиняться указанным в нем правилам. Если Табель введен только на часть месяца, остаток месяца рассчитывается по «плановым» данным, что и создает разделение на две строки в начислении.
Посмотрим, как можно исправить ситуацию, не прибегая к радикальному удалению документов:
Табель создается один раз за полный месяц после ввода всех отклонений (больничных, отпусков).Табеле либо везде было пусто (тогда данные подтянутся из кадрового учета), либо везде указано одно и то же корректное значение.НачислениеЗаПервуюПоловинуМесяца (аванс), убедитесь, что после его проведения не менялись кадровые данные, иначе при окончательном расчете за месяц система создаст корректирующие строки для «выравнивания» сумм между территориями.В некоторых случаях распределение может быть спровоцировано настройками шаблонов в документе ДанныеДляРасчетаЗарплаты. Если в шаблоне настроено использование территорий, то любая введенная премия или доплата, привязанная к объекту, может «разрывать» основной период начисления. Проанализируем настройки шаблонов в разделе Настройка — Шаблоны ввода исходных данных. Если там стоит галочка «Распределять по территориям», это прямое указание системе на дробление оклада.
Подводя итог, можно сказать, что появление нескольких строк по территориям — это не ошибка программы, а результат работы её алгоритмов распределения затрат. Для наведения порядка в учете выполните следующие шаги:
Табель за все части месяца.ПеремещениеМеждуТерриториями.НачислениеЗарплатыИВзносов.Соблюдение этих правил позволит избежать хаоса в расчетных листках и обеспечит корректную отчетность по налогам в разрезе территориальных условий труда.