Согласно статье 136 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан в письменной форме извещать каждого сотрудника о составных частях заработной платы. В современных реалиях бумажные расчетные листки уступают место электронным. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1 реализован удобный типовой механизм, позволяющий автоматически отправлять расчетные листки сотрудникам по электронной почте. Однако при его первоначальной настройке и эксплуатации пользователи часто сталкиваются с неочевидными трудностями.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно настроить рассылку расчетных листков, как организовать автоматический отбор получателей по конкретной организации без ручного ведения списков уволенных и принятых сотрудников, а также выясним причины возникновения ошибок при отправке писем.
Прежде чем переходить к созданию самой рассылки, нам необходимо настроить электронную почту, с которой программа будет отправлять письма сотрудникам. Проанализируем этот процесс по шагам:
payrolls@company.com) и пароль.Важное замечание: Современные почтовые сервисы (Yandex, Mail.ru, Gmail) требуют использования специальных «паролей для внешних приложений» вместо основного пароля от ящика. Обязательно сгенерируйте такой пароль в личном кабинете вашей почты и укажите его в настройках 1С.
Теперь создадим саму рассылку. Для этого перейдем в раздел Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Рассылки отчетов и нажмем кнопку Создать.
Рассмотрим ключевые настройки формы новой рассылки:
Свой отчет каждому получателю. Это критически важно, чтобы каждый сотрудник получил исключительно свой расчетный листок, а не общую ведомость по всей компании.Физические лица.Один из главных вопросов пользователей — как автоматически отправлять листки только работающим сотрудникам конкретной организации, избегая ручного выбора людей из справочника Физические лица. При высокой текучести кадров ручное редактирование списка превращается в рутину, а отправка расчетного листа уволенному сотруднику является грубым нарушением конфиденциальности.
Разберем по шагам наиболее эффективный и автоматизированный способ настройки отборов без создания множества мелких групп:
Физические лица создадим одну общую группу под названием «Все сотрудники» (или «Получатели рассылки»). Включим в эту группу всех потенциальных получателей. Фирма «1С» на портале ИТС рекомендует именно этот подход.Расчетный листок.
Параметр "Организация" --> Равно --> [Ваша конкретная Организация]
Параметр "Сотрудник" --> Равно --> [Получатель]
Использование конструкции [Получатель] в квадратных скобках указывает системе, что вместо этого параметра при формировании отчета для конкретного человека будет автоматически подставляться его физическое лицо из списка получателей.
Секрет автоматизации: На вкладке Настройки отчета обязательно снимите флажок Отправлять пустой. Благодаря этой настройке программа выполнит следующий алгоритм: она попытается сформировать расчетный листок для каждого физлица из общей группы по выбранной организации. Если у сотрудника не было начислений в текущем месяце (или он уволен), отчет по нему сформируется пустым. Поскольку флаг отправки пустых отчетов снят, программа просто пропустит этого получателя и не отправит ему письмо. Таким образом, вам больше не нужно вручную удалять уволенных сотрудников из группы получателей!
Иногда при попытке выполнить предварительный просмотр или сохранить настройку рассылки со статусом Подготовлена программа выдает ошибку: «Не выбрано ни одного получателя». Выясним основные причины этой неполадки:
[Получатель] должна быть написана строго латиницей или кириллицей в квадратных скобках (в зависимости от релиза конфигурации, стандартно используется русское написание). Если вы ввели значение вручную без скобок или допустили опечатку, сопоставление не сработает.Подготовлена. Перед тестированием обязательно нажмите кнопку Записать.Если рассылка настроена верно, но некоторые сотрудники регулярно жалуются, что не получают расчетные листки, проблема чаще всего кроется на стороне почтовых серверов, а не в самой программе 1С.
Проанализируем основные причины нестабильной доставки и способы их решения:
Если администрирование почтовых ящиков, постоянный контроль актуальности адресов сотрудников и борьба со спам-фильтрами отнимают слишком много времени, хорошей альтернативой станет использование сервиса 1С:Кабинет сотрудника. Это официальное КЭДО-решение от фирмы «1С», в котором расчетные листки публикуются автоматически в личных кабинетах сотрудников (доступных через мобильное приложение). Данный способ полностью решает проблему безопасности персональных данных и исключает риск отправки конфиденциального документа не тому адресату.