← На главную

Начисление и выплата отпускных за счет ранее созданных резервов (оценочных обязательств) — одна из наиболее сложных и часто обсуждаемых тем в бухгалтерском и налоговом учете. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (1С:ЗУП) пользователи регулярно сталкиваются с ситуацией, когда в документе Отражение зарплаты в бухучете для отпусков автоматически заполняются разные виды операций. Например, у одного сотрудника программа проставляет «Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов», а у другого — «Ежегодный отпуск за счет резервов» или просто «Ежегодный отпуск».

В этой статье мы подробно разберем, по какому алгоритму программа выбирает вид операции для отпускных, как исправить ошибки автоматического заполнения в старых релизах и как этот механизм изменился и упростился в современных версиях программы (начиная с релиза 3.1.23.165).

1. Как программа определяет «Вид операции» в старых релизах (до версии 3.1.23.165)

В прежних версиях программы 1С:ЗУП 3.1 вид операции в документе Отражение зарплаты в бухучете на вкладке «Выплата отпусков за счет оценочных обязательств» определялся автоматически. Программа сопоставляла остатки накопленных резервов в бухгалтерском (БУ) и налоговом (НУ) учете по каждому конкретному сотруднику. Рассмотрим основные варианты:

1. «Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов». Этот вид операции устанавливается в случае, когда резервы формируются и в бухгалтерском, и в налоговом учете, причем накопленной суммы резерва по конкретному сотруднику достаточно для полного покрытия суммы начисленного отпуска в обоих видах учета.
2. «Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств». Данная операция выбирается, если резерв списывается только в БУ. Это происходит в двух случаях: либо в настройках учетной политики организации отключено ведение резервов в НУ, либо в НУ лимит по сотруднику уже исчерпан, а в БУ резерв еще остался.
3. «Ежегодный отпуск за счет резервов». Этот вид операции означает, что списание происходит только в НУ. Такая ситуация возникает, если в БУ накопленной суммы по конкретному сотруднику недостаточно (резерв ушел в ноль), а в НУ ограничения по сотрудникам нет или лимит позволяет продолжить списание. При этом в БУ сумма превышения пойдет на текущие затраты организации (счета 20, 26, 44), а в НУ — продолжит списываться за счет накопленного резерва.
4. «Ежегодный отпуск». Проставляется, если резервы в организации вообще не ведутся, либо накопленные лимиты полностью исчерпаны и в БУ, и в НУ. Вся сумма относится на обычные счета затрат.

Важный нюанс учета: в бухгалтерском учете программа жестко контролирует остаток оценочного обязательства персонально по каждому сотруднику. Если сотрудник недавно принят на работу или отгулял авансом много дней отпуска, его персональный резерв в БУ быстро обнуляется. Именно поэтому у разных сотрудников в одном и том же документе отражения могут стоять разные виды операций.

2. Пошаговое решение проблем с видом операции (для старого механизма)

Проанализируем основные проблемы, с которыми сталкивались пользователи на форуме, и найдем способы их решения.

Проблема 1: Всегда проставляется «Ежегодный отпуск за счет резервов», а нужно «...и резервов»

Если программа упорно не желает ставить совмещенный вид операции, это сигнализирует о том, что в БУ по мнению программы не хватает остатка оценочных обязательств по конкретным сотрудникам.

Выясним причину и исправим ситуацию по шагам:

1. Перейдем в раздел «Зарплата» — «Отчеты по зарплате» и откроем отчет «Резервы отпусков по сотрудникам» (или аналогичный отчет по обязательствам).
2. Проанализируем остатки на дату начисления отпуска. Если остаток в БУ равен нулю или меньше суммы начисленных отпускных, программа перенесет излишек на затраты.
3. Если учет в программе только начинается, необходимо ввести начальные остатки резервов. Для этого создадим документ Начисление оценочных обязательств по отпускам с видом операции «Корректировка остатков». В табличной части укажем остатки резервов в разрезе сотрудников по БУ и НУ.
4. Если учет уже ведется давно, проверим правильность расчета резервов в предыдущем месяце. Возможно, документ Начисление оценочных обязательств по отпускам за прошлый период не был проведен или рассчитан некорректно.

Проблема 2: В учетной политике все настроено, но резерв в НУ не списывается

Рассмотрим ситуацию, когда в БУ резервы списываются, а в НУ — нет. Чаще всего причина кроется в настройках учетной политики:

1. Перейдем в меню «Настройка» — «Организации» (или «Реквизиты организации»), откроем вкладку «Учетная политика и другие настройки».
2. Перейдем по ссылке «Учетная политика».
3. Проверим наличие флага «Формировать резерв отпусков» на вкладке «Налог на прибыль» (для НУ). Если флаг не установлен, программа будет списывать отпуска в НУ сразу на затраты, устанавливая вид операции «Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств». Установим флаг и пересчитаем документ отражения.

Проблема 3: Дополнительный отпуск списывается за счет резерва, хотя должен идти на затраты

Иногда возникает обратная ситуация: дополнительный ежегодный отпуск должен отражаться за счет текущих затрат организации, а программа списывает его за счет оценочных обязательств. Проанализируем настройки видов отпусков:

1. Перейдем в раздел «Настройка» — «Виды отпусков».
2. Найдем необходимый дополнительный отпуск и откроем его карточку.
3. В старом механизме ключевым фактором списания за счет резерва являлся флаг «Является ежегодным». Если этот флаг установлен, программа по умолчанию пытается списать его за счет резервов при наличии остатка по сотруднику. Если этот отпуск не должен финансироваться из резерва, этот флаг необходимо снять (однако учитывайте, что это повлияет на расчет прав на отпуск).

3. Новый механизм резервов (начиная с релиза ЗУП 3.1.23.165)

В современных релизах 1С:ЗУП 3.1 разработчики кардинально изменили и упростили подсистему учета резервов. Старый документ Начисление оценочных обязательств по отпускам был упразднен. Вместо него теперь используется новый документ Резервы по оплате труда.

Эти изменения напрямую повлияли на заполнение документа Отражение зарплаты в бухучете:

Упрощение видов операций

Начиная с новых версий, на вкладке «Выплата отпусков за счет оценочных обязательств» (которая теперь может называться «Выплаты за счет резервов») больше не используются громоздкие виды операций со сложными названиями. Теперь там отражаются простые и понятные операции:

• «Ежегодный отпуск»
• «Компенсация ежегодного отпуска»

Как теперь определяются проводки при синхронизации с «1С:Бухгалтерией» (БП 3.0)?

Разделение на списание за счет резерва (счет 96) или за счет затрат (счета 20, 26, 44) теперь регулируется специальными скрытыми признаками (колонками БУ и НУ «Резерв ежегодных отпусков» в табличной части документа отражения).

Если программа видит в регистрах накопления остаток резерва по сотруднику, она автоматически взводит внутренний флаг использования резерва. При синхронизации с 1С:Бухгалтерия 3.0 проводка Дт 96 — Кт 70 (и Дт 96 — Кт 69 для взносов) формируется автоматически на основании этих признаков. Если накопленного резерва по сотруднику нет, автоматически сформируется стандартная проводка затрат (например, Дт 20 — Кт 70).

Гибкая настройка дополнительных отпусков в новом механизме

В новой схеме привязка различных видов отпусков к резервам стала намного удобнее и прозрачнее. Нам больше не нужно прибегать к ухищрениям с флагами в справочнике видов отпусков. Настроим интеграцию следующим образом:

1. Перейдем в меню «Настройка» — «Организации» — вкладка «Учетная политика и другие настройки» — ссылка «Резервы по оплате труда».
2. В открывшемся окне настроек на каждый год создается отдельная запись. Откроем настройки на текущий год.
3. На вкладке «Расчет резервов» найдем табличную часть «Подбор отпусков».
4. Сюда мы можем вручную добавить любые виды отпусков (включая дополнительные, северные, за вредность и т.д.), по которым должен накапливаться резерв и за счет которых он должен впоследствии списываться. Если какого-то дополнительного отпуска в этом списке нет, то при его начислении программа гарантированно отнесет его на счета затрат, проигнорировав накопленные резервы.

Таким образом, переход на новые релизы полностью решает большинство проблем и путаницу с длинными названиями видов операций в документе Отражение зарплаты в бухучете, делая учет резервов прозрачным и предсказуемым.