При совместном использовании программных продуктов «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» (БП) и «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) пользователи часто сталкиваются с неприятной ситуацией. При заполнении документа АвансовыйОтчет и выводе его на печать по регламентированной форме АО-1 поля «Подразделение», «Должность» и «Табельный номер» остаются абсолютно пустыми. При этом в самой карточке сотрудника все эти данные могут быть указаны корректно.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта проблема, проанализируем внутренние механизмы работы платформы 1С и рассмотрим четыре практических способа решения — от простых пользовательских приемов до автоматизированных технических решений.
Для того чтобы понять, почему программа ведет себя подобным образом, заглянем «под капот» конфигурации 1С:Бухгалтерия. Печатная форма авансового отчета формируется на основе данных, хранящихся в информационной базе. Однако разработчики 1С спроектировали систему так, что сведения о должности, структурном подразделении и табельном номере сотрудника для печатных форм извлекаются не напрямую из карточки справочника Сотрудники или ФизическиеЛица.
Эти сведения выбираются специальным запросом из специализированного регистра сведений кадрового учета — РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников (или аналогичных регистров сведений кадровой истории). Записи в этот регистр вносятся исключительно при проведении первичных кадровых документов, таких как ПриемНаРаботу или КадровыйПеревод.
Рассмотрим стандартный алгоритм работы системы, когда в настройках параметров учета 1С:Бухгалтерии выставлен флаг «Учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведется во внешней программе»:
Давайте посмотрим на упрощенный пример запроса, который система выполняет при формировании печатной формы авансового отчета:
ВЫБРАТЬ
КадроваяИстория.Подразделение КАК Подразделение,
КадроваяИстория.Должность КАК Должность,
КадроваяИстория.Сотрудник.Код КАК ТабельныйНомер
ИЗ
РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников.СрезПоследних(&Период, Сотрудник = &Сотрудник) КАК КадроваяИстория
Если в базе нет проведенного документа ПриемНаРаботу, этот запрос вернет пустой результат, из-за чего в печатной форме АО-1 мы и видим пустые ячейки.
---
Этот метод является наиболее популярным среди бухгалтеров, так как позволяет без изменения программного кода сделать необходимые записи в регистры кадровой истории. Разберем этот процесс по шагам:
.dt).Что произошло в базе данных? Сам документ приема на работу скроется из вашего видимого интерфейса программы. Однако записи, которые он сформировал в регистре РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников, никуда не исчезнут. При печати авансового отчета система успешно найдет эти записи, и все поля заполнятся автоматически.
---
Если подотчетные сотрудники в вашей организации сменяются редко, а авансовые отчеты формируются нечасто, тратить время на манипуляции с настройками может быть нецелесообразно. В таком случае рассмотрим более простой и быстрый способ корректировки данных непосредственно перед выводом на печать.
Для внесения изменений в макет отчета выполните следующие действия:
АвансовыйОтчет и нажмите кнопку Печать (выбрав форму АО-1).Обратите внимание: данный способ решает проблему разово. При повторном открытии или переформировании печатной формы эти поля снова окажутся пустыми, и процедуру ввода придется повторить.
---
Если вы хотите решить проблему раз и навсегда без риска повреждения кадрового учета и без рутинной ручной работы, отличным решением будет создание внешней печатной формы.
Для реализации этого метода потребуется привлечь программиста 1С, который сможет модифицировать алгоритм заполнения макета. Суть решения заключается в следующем:
Сотрудники или ФизическиеЛица, куда эти данные можно внести один раз вручную.Этот способ безопасен, не влияет на обновление типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия и полностью автоматизирует процесс заполнения документов для пользователей.
---
Иногда возникает ситуация, когда кадровые данные у старых сотрудников выводились корректно, но после очередного обновления релиза программы 1С:Бухгалтерия перестали отображаться у всех без исключения. Это может указывать на локальный программный сбой, нарушение индексных файлов базы данных или засорение кэша программы.
В такой ситуации проанализируем состояние базы данных и выполним профилактические работы:
AppData\Local\1C\1Cv8, или удалив информационную базу из списка запуска 1С и добавив ее туда заново.После завершения процесса тестирования запустите программу в обычном режиме предприятия и проверьте вывод авансового отчета на печать.
---
Многие бухгалтеры переживают, что отсутствие табельного номера или точного наименования подразделения в печатной форме авансового отчета может повлечь за собой штрафные санкции со стороны налоговых органов или отказ в признании расходов.
Давайте проанализируем законодательную базу, регулирующую данный вопрос:
Таким образом, вы можете выбрать наиболее удобный для вашей компании вариант решения технической проблемы в 1С и быть абсолютно спокойными за методологическую и юридическую чистоту вашего бухгалтерского учета.