В практике сопровождения 1С:Бухгалтерии государственного учреждения (БГУ) версии 1.0 нередко встречается ситуация, когда пользователи, не обладая достаточной квалификацией, вносят необратимые изменения в Единый план счетов бухгалтерского учета (ЕПСБУ). Они могут превращать группы счетов в обычные счета, менять иерархию или добавлять счета с некорректными свойствами. Когда встает задача начать учет «с чистого листа» в новой базе, простой перенос данных через стандартный формат XML копирует и все ошибки плана счетов. В этой статье мы разберем, как выйти из этой ситуации и перенести данные за период (например, за 2018 год), сохранив при этом типовую структуру новой базы.
Основная сложность заключается в том, что в системе 1С объекты ссылаются друг на друга по уникальным идентификаторам (GUID). Если мы просто выгрузим документы из «испорченной» базы и загрузим в чистую, то вместе с документами в новую базу приедут и те самые некорректные элементы плана счетов. Попытка предварительно загрузить типовой план счетов поверх измененного часто приводит к конфликтам реструктуризации: например, система не сможет преобразовать счет обратно в группу, если по этому счету в базе уже есть проводки.
Рассмотрим вариант, когда мы хотим максимально подготовить текущую базу перед переносом. Этот путь подходит, если нам нужно получить чистые остатки на начало года.
Операция (бухгалтерская) с остатками и удалит лишние документы прошлых периодов.ЭтоГруппа. Напрямую в интерфейсе 1С это сделать невозможно, если у счета есть родитель или подчиненные элементы.ПланСчетов.ЕПСБУ. Это восстановит предопределенные счета и их свойства на уровне метаданных.Если мы решили переносить данные в абсолютно новую, чистую базу БГУ 1.0, где план счетов уже соответствует эталону, воспользуемся обработкой ВыгрузкаЗагрузкаДанныхXML.epf. Проанализируем, как сделать это правильно:
При выгрузке документов или остатков крайне важно снять галочку «Выгружать объекты по ссылкам» для плана счетов и связанных с ним регистров сведений. В этом случае механизм загрузки будет искать счета в новой базе не по внутреннему идентификатору, а по Коду счета.
Важное условие: Перед выгрузкой необходимо убедиться, что коды счетов в старой базе соответствуют типовым (например, «101.34»). Если бухгалтеры изменили сами коды, их нужно предварительно переименовать в старой базе обратно в стандартные, иначе при загрузке система создаст новые «кривые» счета.
Это самый профессиональный и надежный метод, который упоминали участники обсуждения. Он позволяет «схлопнуть» измененные счета в правильные типовые счета прямо в процессе переезда. Разберем по шагам логику настройки правил:
Конвертация данных создаем новые правила обмена.СчетаЕПСБУ настраиваем поиск по Коду.ПоляПоиска или ПередЗагрузкой можно прописать алгоритм подмены.Пример программной подмены счета при переносе (условный код):
Если СвойстваПоиска["Код"] = "101.34.ОШИБКА" Тогда
СвойстваПоиска["Код"] = "101.34";
КонецЕсли;
Такой подход гарантирует, что в новой базе не появится ни одного лишнего или испорченного счета, так как все данные будут «приземляться» на существующую типовую структуру.
Выясним, как поступить, если план счетов настолько запутан, что автоматические правила обмена выдают ошибки. В этом случае мы можем прибегнуть к «ручному» сопоставлению через электронные таблицы.
Проанализируем этот алгоритм:
Оборотно-сальдовая ведомость на 31.12.2017 со всеми субконто.Загрузка данных из табличного документа.Ввод остатков на типовой счет «101.34».Преимущество метода: Полный контроль над данными и отсутствие риска переноса программного «мусора» из старой базы.
Независимо от выбранного метода, перед началом миграции крайне рекомендуем запустить в старой базе встроенную проверку. Перейдем в меню Сервис — Технологический анализ. Этот инструмент покажет нам:
Исправив эти ошибки ДО переноса, мы значительно упростим процесс загрузки документов. Помните, что при переносе документов за целый год (как в случае с 2018 годом), после загрузки их необходимо будет массово перепровести в новой базе, чтобы восстановить движения по регистрам НДС и исполнения бюджета.
Восстановление учета при испорченном плане счетов — задача трудоемкая. Если у вас нет в штате программиста, наиболее безопасным методом будет перенос остатков через Excel (Метод 4) и последующий ручной ввод или частичный импорт документов. Если же объем документов за 2018 год велик, то использование Метода 2 (Выгрузка XML без ссылок) с предварительным приведением кодов счетов к типовому виду является оптимальным балансом между скоростью и качеством результата.