← На главную

В процессе ведения кадрового учета в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакция 3.1) пользователи часто сталкиваются с методологическими и техническими трудностями при заполнении полей Руководитель и Должность в документе Прием на работу. Особенно остро этот вопрос встает в компаниях с разветвленной структурой (например, в розничной торговле, где есть магазины, администраторы, продавцы и управляющие). Разберем подробно, кто должен быть указан в качестве руководителя в кадровых приказах, как настроить автоматическую подстановку подписантов и как реализовать иерархию подчиненности сотрудников в программе.

Различие между «Подписантом приказа» и «Непосредственным руководителем»

Прежде чем переходить к техническим настройкам в 1С, проанализируем ситуацию с правовой и методологической точек зрения. В документе Прием на работу (и в печатной форме приказа о приеме Т-1) поле Руководитель предназначено исключительно для указания лица, которое имеет юридическое право подписывать кадровые приказы от имени организации.

Обычно таким правом обладает:

1. Генеральный директор (руководитель организации по уставу).
2. Доверенное лицо (например, директор по персоналу, начальник отдела кадров или управляющий филиалом), действующее на основании доверенности или приказа о делегировании полномочий.

Если в поле Руководитель документа Прием на работу ошибочно указать непосредственного начальника (например, старшего продавца или администратора смены), у которого нет официальной доверенности на право подписи кадровых документов, это приведет к серьезному нарушению трудового законодательства. Печатная форма приказа станет юридически недействительной. Кроме того, программа начнет подставлять эту фамилию во все связанные регламентированные отчеты и кадровые формы, что вызовет путаницу.

Для отражения управленческой структуры и фиксации того, кто кому подчиняется («непосредственный руководитель»), в программе 1С:ЗУП 3.1 используются совершенно другие механизмы, которые мы рассмотрим далее.

Настройка автоматической подстановки ответственных лиц организации

Выясним, как сделать так, чтобы в кадровых документах автоматически подставлялся генеральный директор или иное уполномоченное лицо. Для этого в программе предусмотрен регистр сведений Ответственные лица.

Выполним следующие шаги для первоначальной настройки:

1. Перейдем в раздел Настройки — Организации (или Реквизиты организации).
2. Откроем карточку нашей организации и перейдем на вкладку Учетная политика и другие настройки.
3. Выберем ссылку Ответственные лица.
4. В появившейся форме укажем, кто является Руководителем организации, и заполним его должность. Данные сведения записываются в историю, поэтому обязательно укажем корректную дату, с которой данное лицо наделено полномочиями.

После этой настройки во всех вновь создаваемых документах Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение и других в поле подписанта будет автоматически подставляться указанный руководитель.

Использование механизма «Подписи» для оперативного изменения подписанта

Рассмотрим ситуацию, когда в компании кадровые приказы подписывает не генеральный директор, а, например, начальник отдела кадров по доверенности. Вносить изменения в глобальные настройки организации каждый раз неудобно. Для этого в 1С:ЗУП 3.1 реализован удобный механизм индивидуальных подписей в самих документах.

Выполним настройку непосредственно в документе:

1. В нижней части документа Прием на работу найдем и развернем ссылку Подписи.
2. В поле Руководитель выберем из справочника Физические лица того сотрудника, который фактически подписывает данный приказ.
3. В поле Основание укажем документ, дающий право подписи (например, "Доверенность № 12-д от 15.01.2023"). Это значение автоматически выведется в печатную форму приказа Т-1 в расшифровку подписи.

Программа 1С:ЗУП обладает свойством запоминать выбор пользователя. Если кадровик один раз выберет себя в качестве подписанта в документе, система при создании следующих документов этого типа для данного пользователя будет автоматически подставлять его кандидатуру.

Настройка ответственных лиц для обособленных подразделений

Если ваши магазины или филиалы зарегистрированы как обособленные подразделения, и у них есть свои руководители, имеющие право подписи кадровых документов по доверенности, мы можем настроить систему так, чтобы при приеме сотрудника в конкретный магазин программа сама понимала, чью подпись ставить.

Для этого выполним следующие действия:

1. Перейдем в справочник Подразделения (раздел Настройки).
2. Откроем карточку нужного обособленного подразделения.
3. Установим флаг Это обособленное подразделение (если он еще не установлен).
4. В группе настроек ответственности укажем руководителя этого подразделения.

После этого при выборе данного подразделения в документе приема система автоматически подставит руководителя обособленного филиала вместо генерального директора всей компании.

Как реализовать учет непосредственных руководителей через дополнительные реквизиты

Теперь разберем управленческую задачу: нам нужно зафиксировать в системе подчиненность (например, продавец подчиняется администратору). Напрямую справочник Сотрудники связать через стандартные свойства в старых версиях платформы или базовых конфигурациях не всегда удается.

Проанализируем, почему при создании дополнительного реквизита в списке типов данных отсутствует тип Сотрудники. Это стандартное поведение платформы 1С. Объект Сотрудник жестко привязан к конкретному трудовому договору. Если сотрудник уволится и примется заново, его ссылка в справочнике изменится. Поэтому для указания руководителей методически правильно использовать тип данных Физические лица.

Настроим связь «Подразделение — Непосредственный руководитель» по шагам:

1. Перейдем в раздел Администрирование — Общие настройки — Дополнительные реквизиты и сведения.
2. Выберем таблицу Дополнительные реквизиты.
3. Найдем в списке справочник Подразделения и нажмем кнопку Добавить — Новый.
4. В поле Наименование введем: "Непосредственный руководитель".
5. В поле Тип значения выберем из списка Физическое лицо.
6. Запишем и закроем настройку.

Теперь, открыв карточку любого подразделения (например, "Магазин №5"), внизу мы увидим новое поле Непосредственный руководитель, где сможем выбрать конкретного человека из справочника физлиц. Имея такую структуру, программисты с помощью несложного расширения или внешней обработки заполнения табличных частей могут настроить автоматическое определение иерархии руководителей для любых управленческих отчетов.

Современные возможности ЗУП 3.1 по ведению структуры подчиненности

Если вы используете современные версии 1С:ЗУП 3.1 (начиная с релизов ветки 3.1.23), разработчики добавили штатный функционал для работы с руководителями подразделений:

• В карточке подразделения теперь присутствует штатное поле Руководитель.
• Если в программе ведется штатное расписание, то в карточке позиции штатного расписания можно напрямую указать непосредственного руководителя (позицию-руководителя). Это позволяет строить полноценное дерево подчиненности организации.
• При включенной истории изменения штатного расписания система хранит историю о том, кто и когда являлся руководителем для конкретной позиции, что важно для формирования ретроспективной отчетности.

Возможности версии 1С:ЗУП КОРП

Если перед вашей организацией стоят масштабные задачи по управлению персоналом, стандартного функционала версии ПРОФ может не хватить. В версии 1С:ЗУП КОРП реализован полноценный блок «Управленческая структура».

В КОРП-версии мы можем:

• Создавать управленческую структуру организации, которая может полностью отличаться от регламентированной юридической структуры.
• Визуализировать интерактивную схему (дерево) подчиненности компании.
• Назначать не только административных, но и функциональных руководителей.
• Использовать личные кабинеты руководителей для согласования отпусков, обучения и подбора персонала для своих подчиненных сотрудников.

Таким образом, для решения базовых кадровых задач достаточно аккуратно разграничивать понятия подписанта документа и непосредственного руководителя, используя типовые механизмы ответственных лиц и дополнительных реквизитов.