При ведении производственного учета в программах 1С:ERP Управление предприятием и 1С:Комплексная автоматизация 2 (КА 2) пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда процедура «Закрытие месяца» останавливается из-за ошибок распределения затрат. Наиболее распространенные симптомы проблемы — появление отрицательного количества (минусов) в колонке «Распределить» в рабочем месте распределения материалов и незакрытый 20 счет (а также сопутствующие затратные счета 25 и 26) в конце отчетного периода.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникают эти ошибки, как устроена логика производственного учета в ERP-системах 1С, и как шаг за шагом навести порядок в информационной базе.
В отличие от «1С:Бухгалтерии», где списание материалов со счетов учета часто происходит напрямую документами выпуска, в 1С:ERP и КА 2 реализована жесткая двухшаговая схема. Сначала материалы должны быть переданы со склада в производство (в незавершенное производство — НЗП, либо в цеховую кладовую), а затем списаны на выпуск конкретной продукции. За учет материалов в производстве отвечает специализированный регистр накопления МатериалыВПроизводстве.
Если в автоматизированном рабочем месте (АРМ) распределения материалов вы видите отрицательные остатки в колонке «Распределить», это означает, что объем фактически списанных или распределенных на выпуск материалов превысил объем, который был передан в производство. Рассмотрим основные сценарии, которые к этому приводят:
ПроизводствоБезЗаказа или ЭтапПроизводства) либо документ СписаниеЗатратНаВыпуск проведены датой или временем раньше, чем документ ПередачаМатериаловВПроизводство. Даже если в рамках одного месяца общее количество сходится, внутримесячный временной разрыв ломает партионный учет, и система фиксирует отрицательный остаток.ПередачаМатериаловВПроизводство бухгалтеры или операторы оформить забывают. Программа фиксирует расход без прихода.Расчет себестоимости в 1С:ERP и КА 2 выполняется на основе данных оперативного учета (регистров накопления), а проводки регламентированного учета (по счетам 20, 25, 26, 44) формируются как вторичное отражение этих расчетов. Если затраты «зависают» на бухгалтерских счетах, причины могут быть следующими:
РаспределениеРасходов. Если для статьи расходов задано распределение на производственные затраты пропорционально, например, «Количеству продукции», но в данном месяце по указанному подразделению не было выпусков, системе будет не на что распределить сумму. Расходы останутся «висеть» на счетах.Для того чтобы исправить ситуацию и успешно закрыть месяц, проанализируем последовательность шагов, которую необходимо выполнить:
Первым делом нам необходимо выявить расхождения между фактическим наличием материалов в цехах и данными программы. Главным помощником в этом выступает отчет «Движение материалов и работ в производстве». Сформируем этот отчет помесячно с детализацией до регистратора. Наша цель — найти строки с отрицательным конечным остатком (дефицитом). На каждый выявленный «минус» необходимо дооформить недостающий документ ПередачаМатериаловВПроизводство либо скорректировать объем списания.
Также полезно использовать следующий универсальный запрос для быстрого поиска отрицательных остатков в регистре накопления МатериалыВПроизводстве через консоль запросов:
ВЫБРАТЬ
МатериалыВПроизводствеОстатки.Организация КАК Организация,
МатериалыВПроизводствеОстатки.Подразделение КАК Подразделение,
МатериалыВПроизводствеОстатки.Номенклатура КАК Номенклатура,
МатериалыВПроизводствеОстатки.КоличествоОстаток КАК КоличествоОстаток
ИЗ
РегистрНакопления.МатериалыВПроизводстве.Остатки(&Период, ) КАК МатериалыВПроизводствеОстатки
ГДЕ
МатериалыВПроизводствеОстатки.КоличествоОстаток < 0
Убедимся, что все документы в цепочке выстроены в правильном временном порядке. Идеальная схема выглядит так:
ПриобретениеТоваровУслуг).ПередачаМатериаловВПроизводство).ПроизводствоБезЗаказа или ЭтапПроизводства).Если материалы поступили позже даты выпуска, необходимо перенести дату документа выпуска на более поздний период (после фактического поступления материалов) либо оформить временное использование аналогов материалов, которые были на складе в момент сборки.
Чтобы исключить повторение подобных ошибок в будущем, обязательно перейдем в настройки складов и цеховых кладовых и установим флаг «Контролировать остатки». Это заблокирует проведение документов списания материалов на выпуск в случае их физического отсутствия на балансе подразделения. Да, операторам придется сразу разбираться, почему материала нет в цеху (забыли передать, перепутали номенклатуру или спецификацию), но зато учет останется чистым, и закрытие месяца пройдет без сбоев.
Если на предприятии производство ведется без строгого соблюдения нормативов (так называемое производство «на коленке»), не используйте списание по нормативам (по ресурсным спецификациям) как обязательное правило. Настройте в параметрах производственного подразделения списание затрат «По фактическим данным». В этом случае вы сможете вручную корректировать фактическое количество использованных материалов непосредственно в документе СписаниеЗатратНаВыпуск, подгоняя его под реальный расход.
Если в конце месяца в производстве остаются неиспользованные излишки материалов, их нельзя просто так оставлять на 20 счете, если по факту незавершенного производства (НЗП) нет. Оформим документ «Возврат материалов из производства», чтобы вернуть остатки сырья на склад и обнулить сальдо в производстве.
Проанализируем карточки статей расходов, по которым возникли сложности при закрытии:
Успешное закрытие 20, 25 и 26 счетов в 1С:ERP и КА 2 требует строгого соблюдения дисциплины ввода данных. Наличие отрицательных количеств в распределении — это всегда следствие рассинхронизации складских остатков и производственных документов. Регулярно контролируя остатки в отчете ДвижениеМатериаловИРаботВПроизводстве, избегая ручных корректировок проводок и своевременно отражая возврат остатков на склад, мы гарантируем стабильную и быструю работу алгоритмов закрытия месяца.