Каждый владелец розничного магазина или менеджер по закупкам сталкивается с ситуацией, когда ходовой товар неожиданно заканчивается на складе. Это приводит к упущенной прибыли и недовольству покупателей. В идеале хочется иметь систему, которая сама сигнализирует: «Внимание! Данный товар заканчивается, пора делать заказ поставщику».
В конфигурации 1С:Управление торговлей 11 для этого предусмотрен мощный блок обеспечения потребностей (работающий по методу min-max или по расчету среднедневных продаж). Но как обстоят дела в более простой и доступной конфигурации 1С:Розница 2.2 (а также в её преемнице 2.3)?
Давайте подробно разберем, как решить задачу отслеживания заканчивающихся товаров штатными средствами программы, как обойтись без программирования и какие дополнительные инструменты можно использовать для автоматизации процесса закупок.
Начнем с того, что в 1С:Розница 2.2 действительно нет механизма всплывающих «колокольчиков» или писем-напоминаний о дефиците. Однако разработчики предусмотрели специальное рабочее место для закупщика, которое позволяет автоматизировать процесс анализа остатков и формирования заказов. Этот инструмент называется Анализ продаж и формирование заказов.
Давайте рассмотрим по шагам, как работать с этим инструментом:
Заказ поставщику или Заказ на перемещение (если товар поставляется с распределительного центра).Преимущества метода: Это абсолютно штатный функционал, не требующий доработок программы. Он позволяет за пару минут сформировать заказы по сотням позиций на основе реальной статистики продаж.
Ограничения метода: Этот механизм является реактивным. Менеджер должен сам регулярно заходить в обработку и запускать расчет — автоматических напоминаний система не пришлет.
Если нам не подходит расчет по средним продажам, и мы хотим жестко задать для каждого товара его минимально допустимый остаток (например, чтобы на полке всегда было не менее 5 штук конкретного йогурта), мы можем настроить систему min-max самостоятельно. Для этого не нужно изменять код конфигурации — достаточно воспользоваться механизмом Дополнительные реквизиты.
Проанализируем процесс настройки этой логики:
Номенклатура и добавим для него новый реквизит с именем Минимальный остаток. В качестве типа значения выберем Число (точность — 0, неотрицательное).Как теперь использовать эти данные? Самый простой способ без программирования — это вывод этого реквизита в стандартные отчеты по остаткам (например, в отчет Остатки на складах). В настройках отчета мы можем добавить группировку или отбор по нашему новому полю, а также вывести его в отдельную колонку рядом с фактическим остатком.
Если же мы хотим автоматизировать создание заказов на основе этих данных, мы можем использовать внешнюю обработку заполнения табличной части (файл формата .epf), которая будет подключаться через меню Дополнительные отчеты и обработки. Такая обработка может выполнять следующий запрос к базе данных:
ВЫБРАТЬ
ТоварыНаСкладахОстатки.Номенклатура КАК Номенклатура,
ТоварыНаСкладахОстатки.Склад КАК Склад,
ТоварыНаСкладахОстатки.ВНаличииОстаток КАК ТекущийОстаток,
ЕСТЬNULL(ДопРеквизиты.Значение, 0) КАК МинимальныйЗапас
ИЗ
РегистрНакопления.ТоварыНаСкладах.Остатки КАК ТоварыНаСкладахОстатки
ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.Номенклатура.ДополнительныеРеквизиты КАК ДопРеквизиты
ПО ТоварыНаСкладахОстатки.Номенклатура = ДопРеквизиты.Ссылка
И ДопРеквизиты.Свойство.Имя = "МинимальныйОстаток"
ГДЕ
ТоварыНаСкладахОстатки.ВНаличииОстаток < ЕСТЬNULL(ДопРеквизиты.Значение, 0)
Менеджер создает документ Заказ поставщику, нажимает кнопку заполнения, и обработка автоматически добавляет в документ все товары, у которых фактический остаток на складе опустился ниже заданного нами минимального значения.
Платформа 1С:Предприятие 8.3 позволяет использовать механизм расширений. Это специальные программные модули, которые «накладываются» на вашу стандартную конфигурацию, дополняя её новым функционалом, при этом сама база остается на поддержке и обновляется без каких-либо сложностей.
Для программы 1С:Розница 2.2 существует множество готовых коммерческих и бесплатных расширений от независимых разработчиков, которые решают проблему контроля запасов:
1С:Управление торговлей 11. Они создают специальный регистр сведений для хранения минимальных и максимальных остатков по каждому магазину индивидуально и содержат удобную обработку для автоматического расчета потребностей и отправки заказов поставщикам по электронной почте.Какую бы схему контроля остатков мы ни выбрали — штатную обработку, дополнительные реквизиты или стороннее расширение — вся аналитика будет абсолютно бесполезной, если в вашей информационной базе допускается появление «минусов» на складах (отрицательных остатков).
Если программа считает, что у вас на складе числится «-5 штук» товара (из-за пересортицы, ошибок кассиров или несвоевременного проведения приходов), то формулы расчета потребностей выдадут неверный результат. Поэтому обязательно настроим жесткий запрет продаж «в минус».
Давайте проверим и включим следующие настройки в системе:
Резюмируем: Несмотря на то, что в 1С:Розница 2.2 отсутствуют интерактивные всплывающие предупреждения о дефиците товаров, мы можем успешно автоматизировать закупки. Для этого оптимально использовать штатную обработку анализа продаж, дополнить карточки номенклатуры минимальными остатками через свойства, заблокировать продажи в минус и, при необходимости, расширить возможности программы за счет готовых внешних модулей.