При работе со штатным расписанием в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда в документах Изменение штатного расписания или Утверждение штатного расписания колонки для ввода минимальных и максимальных значений показателей (так называемая «вилка окладов») отображаются, но остаются недоступными для редактирования. В этой статье мы подробно разберем, как активировать возможность внесения этих данных, на что влияют настройки начислений и как система обрабатывает эти показатели при расчете фонда оплаты труда (ФОТ).
Прежде чем переходить к настройкам конкретных начислений, нам необходимо убедиться, что в самой программе включена функциональность использования диапазонов оплаты. Если эта опция отключена, поля «мин/макс» могут либо отсутствовать вовсе, либо вести себя некорректно.
Проанализируем путь к настройке:
После включения этой опции программа позволит нам задавать не фиксированный размер оклада или надбавки для позиции, а диапазон «от и до». Однако этого недостаточно, если в самих начислениях установлены ограничивающие параметры.
Для того чтобы показатель (например, Оклад) мог использоваться в штатном расписании как диапазон, он должен иметь соответствующее назначение. Рассмотрим настройки самого показателя.
Перейдем в Настройка — Показатели расчета зарплаты и найдем нужный нам показатель (например, «Оклад»). Проверим, чтобы в поле Использование показателя было выбрано значение Во всех месяцах после введения значения (постоянное использование), а в разделе назначения было указано, что он используется Для позиции штатного расписания. Если показатель настроен только «Для сотрудника», он не будет корректно подтягиваться в «вилку» штатной позиции.
Основная причина, по которой поля «мин/макс» становятся серыми и недоступными для редактирования в документе изменения штатного расписания, кроется в настройках самого вида начисления. Разберем эту ситуацию по шагам.
Оплата по окладу).Важный нюанс: если для показателя Оклад установлено значение Вводится фиксированным значением, система ожидает, что для каждой позиции будет задано одно конкретное число. В этом случае механизм «вилки» блокируется. Для того чтобы сделать поля доступными, необходимо установить значение Запрашивать.
Как только мы устанавливаем настройку Запрашивать, программа понимает, что значение может быть уточнено непосредственно в документе, и открывает доступ к полям минимального и максимального значений в штатном расписании.
При настройке начислений в колонке При отмене начисления доступны два варианта: Очищать и Не изменять. Выясним, на что это влияет.
Если мы выбираем Очищать, то при прекращении действия этого начисления (например, при кадровом переводе на позицию, где оклад не предусмотрен) значение показателя в регистрах сведений обнулится. Это критически важно для поддержания чистоты данных. Если же выбрать Не изменять, то при отмене начисления старое значение оклада останется «висеть» в базе данных, что может привести к ошибкам, если в будущем сотруднику снова будет назначено начисление, использующее этот же показатель Оклад.
Рассмотрим пример: сотруднику отменили Оклад по дням и сразу назначили Оклад по часам. Оба начисления используют один и тот же показатель Оклад. В такой ситуации корректная настройка очистки позволяет избежать конфликтов между значениями «старого» и «нового» начисления.
Часто возникает вопрос: как изменение настройки на «Запрашивать» повлияет на уже проведенные документы? Проанализируем техническую сторону вопроса.
Сами по себе изменения в карточке начисления не меняют данные в уже проведенных документах в явном виде. Однако, если вы решите перепровести старые кадровые приказы или документы изменения штатного расписания, система может сформировать иные движения в регистрах. Основные изменения коснутся следующих объектов:
Значения периодических показателей для позиций штатного расписания.Плановый ФОТ итоги.Когда мы используем «вилку» (диапазон), возникает вопрос: какую сумму считать плановым ФОТ позиции? В настройках штатного расписания (там же, где мы включали вилку ставок) можно выбрать методику расчета ФОТ:
Изменение настроек начисления на Запрашивать может привести к тому, что при массовом пересчете ФОТ (специальной обработкой или при перепроведении документов) значения планового фонда в отчетах изменятся в соответствии с выбранной методикой.
Использование показателей «мин/макс» — это не только возможность планирования, но и инструмент контроля. Разберем, как программа использует эти границы при приеме сотрудников на работу.
Если в штатном расписании для позиции установлен оклад от 50 000 до 70 000 руб., а бухгалтер в документе Прием на работу пытается указать 45 000 или 75 000 руб., система выдаст предупреждение. В зависимости от настроек прав доступа и строгости контроля штатного расписания, программа может либо просто проинформировать пользователя, либо полностью запретить проведение такого документа.
Для анализа ситуации мы рекомендуем использовать отчет Соблюдение штатного расписания. Он наглядно демонстрирует все «вылеты» фактических окладов сотрудников за границы, установленные «вилкой» в штатном расписании.
Для того чтобы сделать показатели (мин/макс) доступными в штатном расписании 1С:ЗУП 3.1, необходимо:
Соблюдение этой последовательности позволит вам гибко управлять плановыми показателями оплаты труда и использовать встроенные механизмы контроля программы 1С.