При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 многие расчетчики сталкиваются с неудобством: при формировании ведомостей на выплату больничных листов или отпусков в межрасчетный период программа продолжает предлагать в списке подбора те документы, которые уже были выплачены ранее. Если в организации большой штат и десятки больничных в месяц, процесс поиска нужного документа превращается в трудоемкую задачу. В этой статье мы подробно разберем, почему программа ведет себя именно так, и какие существуют методы оптимизации работы бухгалтера в данной ситуации.
Для начала выясним причину, по которой 1С «предлагает» нам документы, по которым выплата уже была произведена. Механизм заполнения ведомостей (будь то ВедомостьВБанк, ВедомостьВКассу или ВедомостьНаСчета) базируется на анализе данных в регистрах накопления. Ключевыми здесь являются регистры ЗарплатаКВыплате и ВзаиморасчетыС_Сотрудниками.
Когда мы создаем документ БольничныйЛист или Отпуск, программа фиксирует сумму начисления, которая должна быть выплачена. При создании ведомости с видом выплаты «Больничные листы» или «Отпуска», алгоритм 1С ищет в базе все незакрытые остатки по соответствующим документам-основаниям. Если ведомость была создана, но, например, не проведена, или если по какому-то документу осталась копеечная разница из-за округлений, программа будет считать этот документ «недоплаченным».
Однако основная проблема, описанная пользователями, заключается в том, что даже полностью оплаченные документы отображаются в форме Подбор документов. Это происходит потому, что форма подбора в типовой конфигурации зачастую настроена на отображение всех документов текущего периода, по которым были начисления соответствующего вида, без жесткой фильтрации по «нулевому» остатку к выплате в самом окне выбора. Программа проверяет остаток только в момент непосредственного переноса документа в таблицу ведомости: если остатка нет, строка просто не заполнится суммой, но в списке выбора документ все равно будет «мозолить глаза».
Рассмотрим по шагам, как можно минимизировать количество лишних данных в окне выбора. Вместо того чтобы использовать кнопку Заполнить (которая автоматически подтягивает всё, что видит система), лучше использовать кнопку Подбор.
Больничные листы (или Отпуска).Дата, Подразделение или Сотрудник, если они скрыты.Дата (от новых к старым) позволит вам видеть актуальные больничные в самом верху списка.Если документов действительно сотни, ручной подбор каждого листка может занять слишком много времени. Посмотрим на альтернативный метод, который часто используют опытные расчетчики.
Проанализируем алгоритм: при нажатии кнопки Заполнить программа добавляет в табличную часть всех сотрудников, у которых есть невыплаченные суммы по выбранному виду начисления. Те сотрудники, по которым документы-основания уже полностью закрыты в прошлых ведомостях, попадут в список с нулевой суммой (или вообще не попадут, если регистр ЗарплатаКВыплате закрыт корректно).
Разберем порядок действий:
Shift или Ctrl+A) и удалите их одной командой.Этот метод гораздо быстрее, чем поиск каждого отдельного больничного в огромном общем списке подбора.
Если вы видите, что один и тот же больничный лист упорно попадает в ведомости с ненулевой суммой, хотя вы его уже «точно платили», нужно выяснить причину в регистрах. Рассмотрим, как это сделать:
Воспользуйтесь отчетом «Анализ зарплаты по сотрудникам» (в разрезе документов-оснований) или специализированным отчетом «Задолженность по зарплате». Если в отчете вы видите «хвост» в несколько копеек или пересортицу по статьям финансирования, программа будет вечно предлагать этот документ к выплате.
Посмотрим на пример:
// Логика проверки остатка в упрощенном виде:
Остаток = РегистрНакопления.ЗарплатаКВыплате.Остаток(
Новый Структура("ДокументОснование", ВыбранныйБольничный)
);
Если Остаток > 0 Тогда
// Документ предлагается к выплате
КонецЕсли;
Часто причиной «замусоривания» списка являются созданные, но не проведенные ведомости («черновики»). Система резервирует суммы под эти ведомости, и в итоге возникает путаница. Регулярно проводите аудит списка ведомостей и удаляйте неактуальные документы.
Ситуация с отпусками осложняется требованиями законодательства (ст. 136 ТК РФ), согласно которым отпускные должны быть выплачены не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. Это вынуждает бухгалтера создавать ведомости практически ежедневно. В таком режиме «хвосты» от прошлых выплат мешают особенно сильно.
Для оптимизации работы с отпусками мы рекомендуем:
Отпуск. В этом случае 1С сама создаст ведомость именно по этому конкретному начислению, и вам не придется искать его в общем списке.Дата выплаты — если она совпадает в документах-начислениях и в ведомости, программа отработает корректно.Описанное поведение 1С не является ошибкой — это фундаментальная логика системы, направленная на то, чтобы ни одна копейка начисленной зарплаты не осталась невыплаченной. Программа предпочитает показать вам лишнее, чем скрыть недоплаченное.
Для комфортной работы мы советуем:
Соблюдение этих простых правил и понимание того, как 1С работает с регистрами накопления, позволит вам значительно ускорить процесс подготовки платежных документов и избежать ошибок при выплате сотрудникам.