← На главную

На практике расчетчики периодически сталкиваются с ситуацией, когда по итогам года или уже в начале следующего выясняется, что сотруднику был ошибочно предоставлен стандартный вычет на детей или социальный вычет. В результате база по налогу оказалась занижена, а налог — недоисчислен и недоудержан. Разберем подробно, какими штатными средствами программ 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения исправить ошибку, как доудержать налог и правильно сформировать отчетность по форме 6-НДФЛ.

Причины возникновения ошибки

Прежде чем приступать к исправлению, выясним причину возникновения расхождений:

1. Дублирование вычетов при межрасчетных выплатах: вычет мог примениться дважды, если в течение месяца рассчитывались документы Премия или Материальная помощь до ввода итогового документа Начисление зарплаты и взносов, либо при сдвиге планируемой даты выплаты дохода.
2. Превышение предельного порога дохода: контроль предела в 350 000 рублей мог не сработать корректно из-за ручных корректировок в документах начисления или изменения дат фактического получения дохода.
3. Несвоевременное предоставление сведений: сотрудник утратил право на вычет (например, ребенок окончил очное обучение), но заявление на вычет не было закрыто вовремя.

Способ 1. Штатный перерасчет через отмену вычетов и специализированный документ

Рассмотрим основной алгоритм исчисления налога, если база данных является рабочей и период прошлого года доступен для перерасчетов:

1. Корректировка права на вычет: перейдем в карточку сотрудника в раздел Налог на доходы. Если вычет предоставлялся документом Заявление на вычеты по НДФЛ, прекращаем его действие с помощью документа Отмена стандартных вычетов по НДФЛ, где указываем месяц, с которого сотрудник теряет право на вычет. Также допустимо скорректировать месяц окончания действия вычета непосредственно в первичном заявлении, если период открыт для редактирования.
2. Регистрация перерасчета налога: создадим документ Перерасчет НДФЛ (раздел Налоги и взносы). В шапке документа укажем:
   • Налоговый период: прошлый год (период, за который корректируется база);
   • Месяц перерасчета: текущий месяц (например, январь или февраль нового года).
   При нажатии кнопки Заполнить программа автоматически сторнирует излишне предоставленный вычет и рассчитывает доначисленную сумму налога со знаком «плюс».

Способ 2. Корректировка с помощью «Операции учета НДФЛ» при переносе данных

Проанализируем случай, когда в начале года был выполнен переход на новую программу (например, с ЗиКБУ/ЗУП 2.5 на ЗГУ/ЗУП 3.1), документы прошлого года отсутствуют, а перерасчет не подтягивает данные автоматически. В такой ситуации используем документ Операция учета НДФЛ:

1. Создадим документ Операция учета НДФЛ в текущем периоде (например, январем).
2. На вкладке Предоставлено вычетов добавим строку с минусом на сумму ошибочного вычета, выбрав соответствующий код вычета и указав дату получения дохода прошлого года.
3. На вкладке Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов добавим запись на доначисленную сумму налога (положительное значение) с указанием даты получения дохода и ставки налога.
4. Вкладку Удержано по всем ставкам оставляем пустой — фактическое удержание должно произойти при выплате денег сотруднику.

Если требуется скорректировать входящие остатки при переносе, также проверяем записи регистров Предоставленные стандартные и социальные вычеты по НДФЛ и Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ в документе Перенос данных.

Фактическое удержание налога и законодательные ограничения

После проведения перерасчета за сотрудником образуется долг по налогу. Разберем, как происходит удержание:

1. Доначисленный налог попадает в колонку НДФЛ к удержанию автоматически при заполнении ближайшего расчетного документа на выплату — Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость на счета.
2. Ограничение удержания: в соответствии со статьей 226 НК РФ сумма удерживаемого налога за прошлые периоды не может превышать 50% от суммы денежной выплаты сотруднику. Программа отслеживает этот лимит автоматически. Если сумма доначисления превышает 50% выплаты, остаток налога переносится на следующие выплаты до полного погашения.

Отражение в регламентированной отчетности 6-НДФЛ

Посмотрим, как распределяются суммы перерасчета по отчетным периодам:

1. Исчисленный налог и база: так как налоговая база относится к доходам прошлого года, перерасчет увеличивает сумму исчисленного налога прошлого периода. В налоговую инспекцию подается уточненный расчет 6-НДФЛ за прошлый год (строка 140 Раздела 2 и справки о доходах в Приложении № 1).
2. Удержанный налог: удерживается налоговым агентом только в момент реальной выплаты денежных средств. Соответственно, удержанная сумма доначисленного налога попадает в Раздел 1 и Раздел 2 расчета 6-НДФЛ текущего года — в тот отчетный период, когда была фактически проведена ведомость.
3. Невозможность удержания: если трудовой договор с сотрудником расторгнут и денежные выплаты в его пользу больше не производятся, организация обязана письменно уведомить налоговый орган. Для этого сумма неудержанного налога отражается в строке 170 Раздела 2 расчета 6-НДФЛ и формируется Раздел 4 Справки о доходах и суммах налога физического лица.