← На главную

При переходе с редакции 2.5 на 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.0 (или 3.1) пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда при автоматическом заполнении документов Ведомость в банк или Ведомость в кассу в табличную часть подтягиваются суммы за давно закрытые периоды (например, за 2012, 2013 или 2014 годы). При этом итоговое сальдо по сотруднику нулевое, а фактической задолженности перед работником нет.

Проанализируем природу возникновения этой ошибки, разберем регистры, отвечающие за выплату зарплаты, и рассмотрим проверенные способы устранения проблемы.

Причины возникновения пересортицы по прошлым периодам

В конфигурации 1С:ЗУП 2.5 учет взаиморасчетов мог вестись без жесткой привязки к месяцам начисления, если в параметрах учета была отключена соответствующая опция. Выплаты проводились по дате документа, и контроль остатков в разрезе каждого отдельного месяца не выполнялся. В редакции 3.0 и 3.1 учет ведется строго в разрезе месяцев начисления и аналитических измерений.

Выделим основные причины появления старых периодов:

1. Расхождение измерений в регистре накопления ЗарплатаКВыплате. При переносе остатков начисление могло зафиксироваться по одним реквизитам, а выплата — по другим (например, не совпали Подразделение, СтатьяФинансирования, СтатьяРасходов или ДокументОснование). В результате образуются встречные положительные и отрицательные остатки, дающие в сумме 0, но не закрывающие движения в разрезе аналитики.
2. Несоответствие периодов взаиморасчетов. Если зарплата за февраль была фактически выплачена в апреле, программа фиксирует незакрытый остаток начисления за февраль и излишне выплаченную сумму за апрель.
3. Зависшие записи в регистре сведений Перерасчеты. При переносе документов или случайном перепроведении документов прошлых лет программа регистрирует необходимость пересчитать зарплату, и ведомость пытается обработать эти записи.

Важно: Простое ручное удаление строк за прошлые периоды из текущей ведомости не решает проблему. Это действие очищает строки только в одном документе, но не списывает «хвосты» в регистрах накопления. При формировании ведомости за следующий месяц вся цепочка прошлых периодов появится снова.

Способ 1. Создание «технической» нулевой ведомости для схлопывания остатков

Рассмотрим самый быстрый и безопасный способ выравнивания взаиморасчетов без прямого редактирования служебных регистров:

1. Создадим новый документ Ведомость в банк (или Ведомость в кассу) на дату начала ведения учета в новой базе.
2. В табличную часть с помощью кнопки Подбор добавим проблемных сотрудников.
3. Нажмем кнопку Изменить зарплату и проанализируем состав строк. Программа автоматически подтянет все встречные положительные и отрицательные суммы за прошлые периоды.
4. Убедимся, что итоговая сумма к выплате по каждому сотруднику равна строго 0.
5. Откроем расшифровку НДФЛ и полностью удалим оттуда все строки и суммы, чтобы документ не делал некорректных движений по налоговому учету.
6. Проведем документ. При проведении программа сделает компенсирующие движения по регистру ЗарплатаКВыплате, после чего старые периоды перестанут попадать в рабочие ведомости.

Способ 2. Анализ и корректировка регистра «Зарплата к выплате»

Если автоматическое схлопывание не помогло из-за глубокого расхождения аналитики, разберем ручной анализ регистра накопления:

1. Включим отображение всех функций программы через меню Сервис — Параметры, установив флаг Отображать команду «Все функции» (или «Функции для технического специалиста»).
2. Перейдем в меню Все функции — Регистры накопления и откроем регистр Зарплата к выплате.
3. Установим отбор по проблемному сотруднику и полю ПериодВзаиморасчетов, который ошибочно появляется в ведомости.
4. Сопоставим строки с видом движения «Приход» и «Расход». Проверим различия по ключевым измерениям: ФизическоеЛицо, Сотрудник, Подразделение, СтатьяФинансирования, СтатьяРасходов, ДокументОснование.
5. Перейдем в раздел Администрирование — Переносы данных. Найдем документ ввода начальных остатков по взаиморасчетам и скорректируем несовпадающие реквизиты, либо создадим новый документ Перенос данных с движениями по регистрам ЗарплатаКВыплате, ВзаиморасчетыССотрудниками и БухгалтерскиеВзаиморасчетыССотрудниками для закрытия повисших остатков.

Способ 3. Очистка регистра сведений «Перерасчеты»

Проверим, не вызваны ли лишние строки зарегистрированными перерасчетами задним числом:

1. Откроем раздел Зарплата — Сервис — Перерасчеты.
2. Проанализируем список зарегистрированных перерасчетов.
3. Если в таблице присутствуют записи за старые годы, выделим их и нажмем команду Отменить.

Рекомендация: После завершения всех корректировок обязательно перейдем в раздел Администрирование — Настройки пользователей и прав — Даты запрета изменения данных и установим дату запрета на границу переноса данных. Это защитит базу от повторного появления пересортицы при случайных перепроведениях старых документов.