← На главную

При сверке взаиморасчетов с контрагентами пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда отчет Задолженность по контрагентам показывает одни суммы, а отчет Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами — совершенно другие. Проанализируем, в чем заключается разница между этими отчетами, из каких регистров платформа получает данные и как правильно собрать реальные остатки долгов, например, при подготовке к свертке информационной базы.

Причины расхождения между плановой и фактической задолженностью

Главная причина расхождения сумм в отчетах заключается в разном назначении и логике формирования данных:

1. Отчет «Задолженность по контрагентам» предназначен преимущественно для менеджеров и учитывает так называемую виртуальную (плановую) задолженность. В этот отчет попадают данные на основании оформленных заказов, счетов на оплату и коммерческих предложений. Если покупателю выписан счет или заказы не были вовремя закрыты, система отразит эти суммы как долг.
2. Отчеты «Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами», «Взаиморасчеты с покупателями» и «Взаиморасчеты с поставщиками» отражают только реальную (фактическую) задолженность. Данные в них формируются исключительно по проведенным первичным документам отгрузки, поступления и оплаты (акты, накладные, платежные поручения, кассовые ордера).

Из каких регистров формируются остатки задолженностей

Для корректного получения остатков необходимо обращаться к регистрам накопления, в которых хранятся движения по оперативным и бухгалтерским расчетам. Рассмотрим ключевые регистры подсистемы взаиморасчетов:

1. ВзаиморасчетыСКонтрагентами — основной оперативный регистр накопления. Содержит информацию о суммах взаиморасчетов в разрезе контрагентов, договоров и организаций.
2. ВзаиморасчетыСКонтрагентамиПоДокументам — используется при включенном флаге ведения расчетов по документам. Позволяет увидеть детализацию долгов и авансов в разрезе конкретных документов-оснований.
3. РасчетыПоРеализацииБух и РасчетыПоПриобретениюБух — регистры бухгалтерского учета взаиморасчетов, хранящие данные по отгрузкам и поступлениям в разрезе бухгалтерских аналитик.
4. Регистры НДС (по авансам полученным и выданным) — служат для учета сумм НДС с авансов и их последующего зачета.

Типичные причины ошибок и способы их устранения

Выясним, какие факторы могут вызывать искажения в аналитических отчетах и регистрах накопления:

1. Различная детализация ведения расчетов. Если в договоре контрагента установлен вариант расчетов «По документам расчетов», но в платежных или отгрузочных документах документ-основание не заполнен, в системе одновременно возникнут и задолженность, и раздутый аванс по одному и тому же контрагенту.
2. Нарушение хронологии ввода документов. Проведение документов «задним числом» без восстановления последовательности приводит к тому, что зачет авансов не срабатывает автоматически. Для исправления требуется выполнить восстановление последовательности расчетов за анализируемый период.
3. Ручные бухгалтерские операции. Корректировки на счетах 60, 62 или 76 через документ Операция без заполнения движений по регистрам накопления вызывали и будут вызывать рассинхронизацию между Оборотной-сальдовой ведомостью (ОСВ) и оперативной ведомостью взаиморасчетов.
4. Зависшие заказы. Если заказ был частично исполнен или отменен без оформления документа закрытия заказа, он продолжает числиться в отчетах по плановой задолженности.

Особенности получения остатков при свертке базы

Разберем важные нюансы, которые необходимо учитывать при получении остатков для процедуры сверки или свертки базы данных:

1. Нельзя переносить остатки прямой записью в регистры. Подсистема взаиморасчетов тесно связана с бухгалтерским учетом и подсистемой НДС. Все остатки должны вводиться исключительно специализированными документами ввода начальных остатков.
2. Формирование вспомогательных документов. При детализации расчетов «по документам» процедура свертки создает специальные документы (например, Документ расчетов с контрагентом (ручной учет)). Потеря связей с этими документами сделает невозможным зачет авансов в будущих периодах.
3. Сверка с данными бухгалтерского учета. Перед переносом остатков необходимо сопоставить данные регистров взаиморасчетов с «Оборотно-сальдовой ведомостью по счету» (счета 60, 62) и сформировать Акт сверки расчетов с контрагентами.