← На главную
При автоматизации документооборота часто возникает задача согласования одного документа или аналитического файла сразу несколькими сотрудниками или руководителями подразделений. В типовых сценариях автор процесса может столкнуться со сложностями: при параллельном согласовании задача возвращается автору только после того, как все участники вынесут свои решения, а при отрицательной визе первого же согласующего процесс может затягиваться. Кроме того, при использовании комплексных маршрутов согласующие не всегда видят общую картину и прикрепляют файлы напрямую к задачам, теряя их из общего контекста документа.
Разберем подробно, как правильно выстроить маршрутизацию согласования, организовать оперативное оповещение автора и настроить удобную работу с файлами и визами.
Выбор порядка согласования: параллельно, последовательно или смешанно
Проанализируем базовые варианты настройки порядка согласования в типовом шаблоне процесса Согласование:
- Параллельное согласование (Всем сразу): Все согласующие получают задачи одновременно. Главная особенность заключается в том, что автор не получает итоговую задачу ознакомления до тех пор, пока абсолютно все согласователи не завершат свои задачи. Если один из участников задерживает проверку или отклоняет документ в первый же день, автор процесса штатно узнает об этом только после фиксации виз всеми остальными участниками.
- Последовательное согласование (По очереди): Задачи поступают участникам строго по цепочке. Как только любой из согласующих выносит отрицательную визу (
Не согласовано), процесс прерывается, последующие задачи не формируются, а задача на исправление мгновенно возвращается автору. Это экономит время последующих согласующих, но увеличивает общий срок согласования при успешном прохождении.
- Смешанное согласование: Позволяет объединять участников в группы (этапы). Внутри одной группы согласование идет параллельно, а переход к следующей группе происходит только после успешного завершения предыдущей. При отклонении на любом из этапов согласование сразу возвращается автору.
Использование комплексных процессов и отслеживание виз
Если маршрут включает не только согласование, но и смежные действия (например, согласование заявки, подготовка счета, утверждение директором и оплата бухгалтерией), целесообразно использовать Комплексный процесс или цепочку подпроцессов.
Разберем по шагам, как участники и руководитель могут отслеживать ход всего процесса целиком:
- Просмотр истории и структуры через предмет: Основным связующим звеном выступает предмет процесса — Внутренний документ. Открыв карточку документа, любой участник с соответствующими правами переходит на вкладку Процессы и задачи. В верхней части окна отображаются текущие активные задачи, а в нижней части представлена полная иерархическая структура комплексного процесса.
- Анализ листа согласования: На вкладке Визы в карточке документа отображаются все вынесенные решения согласующих в режиме реального времени. Руководитель или финансовый директор на любом шаге маршрута может открыть эту вкладку и увидеть комментарии и визы предыдущих участников до утверждения своего шага.
- Детализация по подпроцессам: Двойным кликом по главному комплексному процессу в иерархии можно открыть схему маршрута и увидеть текущий шаг, процент выполнения и перечень завершенных этапов.
Организация оперативного информирования автора
Если требуется получать информацию о действиях согласующих без ожидания закрытия общего процесса, применяются следующие механизмы:
- Подписка на персональные уведомления: В персональных настройках уведомлений автор может подписаться на события выполнения задач в процессах, где он выступает автором. Оповещения могут приходить по электронной почте, всплывающими окнами или через системные уведомления сразу в момент выполнения задачи конкретным согласователем.
- Мониторинг через виджеты рабочего стола: Вывод на рабочий стол автора виджетов
Мои процессы и Задачи от меня позволяет в едином списке видеть текущее состояние каждого подпроцесса без необходимости заходить внутрь карточек.
Централизация файлов и исключение ошибок пользователей
Частая проблема при выполнении задач несколькими пользователями — прикрепление файлов к самой задаче вместо карточки документа, из-за чего следующие участники цепочки не видят прикрепленные счета, спецификации или платежные поручения.
Рассмотрим правила и технические приемы для решения этой проблемы:
- Единая карточка внутреннего документа: Карточка внутреннего документа должна выступать центральным хранилищем (папкой) всей цепочки. Пользователи должны добавлять файлы именно в предмет процесса. При старте процесса из карточки документа все файлы автоматически наследуются в связанные задачи как файлы предмета.
- Автоматический перенос файлов скриптами: В шаблонах процессов на обработчиках событий (например,
После выполнения задачи) можно написать скрипт на встроенном языке, который автоматически проверяет наличие файлов, прикрепленных непосредственно к задаче пользователя, и переносит их в состав файлов основного предмета (внутреннего документа).
- Ограничение добавления файлов к задачам: Через настройку доступности полей формы задачи можно заблокировать возможность загрузки файлов в тело задачи, оставив пользователю только гиперссылку для добавления файла в карточку основного документа.
Развитие функционала в редакции 3.0: «Обработка документов»
В конфигурации 1С:Документооборот редакции 3.0 логика разрозненных комплексных процессов существенно переработана:
- Единый маршрут обработки: Вместо создания сложного дерева подпроцессов настраивается единая Обработка документа, где последовательно и параллельно задаются действия согласования, утверждения, регистрации и исполнения.
- Сквозной контекст: Лента действий, визы и прикрепленные на любых стадиях файлы находятся в едином окне документа. Это исключает путаницу согласующих с поиском родительских задач и исключает потерю файлов, загруженных на промежуточных этапах.