Как настроить счета учета расчетов и зачет авансов по умолчанию в 1С:Бухгалтерия 3.0?

В практической работе бухгалтеров часто возникает желание упростить заполнение документов продажи или покупки — например, установить в документах реализации или поступления только счета основной задолженности (62.01 или 60.01), убрав авансовые счета (62.02 или 60.02) и выбрав способ зачета аванса «Не зачитывать». Это аргументируют тем, что организация «не работает с авансами» или оплата проходит строго после отгрузки.

Рассмотрим подробно, как устроена система счетов расчетов в программах 1С, почему методически опасно отключать учет авансов и какими средствами можно правильно настроить поведение программы.

Чем грозит замена авансовых счетов и отключение зачета авансов

Проанализируем методику учета в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0). Если организация производит оплату строго после отгрузки товара или оказания услуг, аванс фактически не возникает. Однако удаление авансовых счетов из первичных документов или установка способа зачета «Не зачитывать» приводит к серьезным искажениям:

1. Разрыв сальдо в оборотно-сальдовой ведомости: В случае возникновения реальной предоплаты сумма поступит на основной счет (например, 62.01), сформировав кредитовое сальдо. При последующей реализации сформируется дебетовое сальдо, и расчеты «зависнут» без автоматического закрытия. Это искусственно раздувает валюту баланса.
2. Ошибки при расчете НДС: Начисление НДС с полученных авансов и принятие его к вычету с выданных авансов завязаны на правильное разделение счетов расчетов и авансов. Подмена счетов приводит к тому, что программа не сможет автоматически сформировать записи книги покупок и книги продаж, что влечет за собой штрафы от налоговых органов.
3. Искажение учета при УСН (доходы минус расходы): В КУДиР расходы на приобретение товаров и услуг признаются только после их фактической оплаты и передачи. Отключение автоматического зачета авансов ломает алгоритмы определения последовательности событий.

Важно запомнить: если отгрузка происходит раньше оплаты, программа 1С при стандартных настройках счетов (например, 62.01 и 62.02) самостоятельно определит отсутствие аванса и не сформирует лишних проводок по авансовым счетам.

Типовая настройка счетов расчетов по умолчанию

Выясним, где в типовой конфигурации задаются счета учета расчетов с контрагентами, которые подставляются в документы реализации и поступления.

Для настройки подстановки счетов используется специальный регистр сведений Счета расчетов с контрагентами:

1. Перейдем в раздел Справочники — Контрагенты.
2. На панели навигации выберем пункт Счета учета расчетов с контрагентами.
3. В открывшемся списке можно задать правила подстановки счетов как для всех контрагентов в целом, так и для конкретных групп или договоров.

В штатных настройках для расчетов с покупателями указываются счета 62.01 (расчеты) и 62.02 (авансы), а для расчетов с поставщиками — 60.01 и 60.02. Изменять или удалять авансовые счета в этом регистре не рекомендуется.

Как ограничить выбор способа зачета аванса пользователями

Если реквизит «Способ зачета аванса» в документах заполняется пользователями вручную с ошибками, можно ограничить его видимость на уровне настроек программы.

Перейдем в раздел Главное — Функциональность — вкладка Расчеты. Если снять флаг Управление зачетом авансов и погашением задолженности, поля выбора способа зачета в документах исчезнут. Программа перейдет в строго автоматический режим зачета авансов при проведении документов, что исключит человеческий фактор.

Заполнение реквизитов документа через расширение конфигурации

Если требуется при создании документа автоматически заполнять специфические реквизиты, не снимая конфигурацию с поддержки, используем расширение конфигурации.

Создадим расширение и добавим в него форму документа (например, форму документа Документ.РеализацияТоваровУслуг.Форма.ФормаДокумента). В обработчике события ПриСозданииНаСервере пропишем заполнение нужных значений только для новых документов:

&НаСервере
&Вместо("ПриСозданииНаСервере")
Процедура Расш1_ПриСозданииНаСервере(Отказ, СтандартнаяОбработка)
    
    // Вызываем стандартную логику формы
    ПродолжитьВызов(Отказ, СтандартнаяОбработка);
    
    // Проверяем, что создается новый документ
    Если Объект.Ссылка.Пустая() Тогда
        // При необходимости устанавливаем требуемый способ зачета аванса
        Объект.СпособЗачетаАвансов = Перечисления.СпособыЗачетаАвансов.НеЗачитывать;
    КонецЕсли;

КонецПроцедуры

Как вернуть правильные счета в ранее оформленных документах

Если пользователи уже успели изменить счета учета или способ зачета авансов в проведенных документах, необходимо восстановить корректные данные.

1. Разберем массовую исправительную корректировку через встроенный инструмент Групповое изменение реквизитов (раздел Администранция — Обслуживание — Корректировка данных).
2. Выберем тип элемента «Реализация (акты, накладные, УПД)» или «Поступление (акты, накладные, УПД)».
3. Установим отбор по документам, где счет авансов не равен 62.02 (или 60.02).
4. В списке изменяемых реквизитов укажем правильный счет учета авансов и значение «Автоматически» для способа зачета авансов, после чего выполним изменение.

Для контроля правильности зачета авансов и отсутствия ошибок по счетам 60 и 62 рекомендуется регулярно запускать отчет Экспресс-проверка ведения учета (раздел Отчеты — Анализ учета).