← На главную

При ведении учета рабочего времени в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом пользователи нередко сталкиваются с ситуацией, когда документ Табель учета рабочего времени организации заполнен и проведен без ошибок, однако при выводе на печать унифицированной формы Т-13 данные не соответствуют внесенным значениям. В бланке выводятся плановые часы по графику работы сотрудника, игнорируя ручные корректировки, сделанные в табличной части табеля. Разберем механизм формирования печатной формы, выясним причину возникновения ошибки и рассмотрим пошаговый порядок действий для ее устранения.

Архитектурная причина расхождения данных

Главная причина такого поведения системы заключается в том, как именно устроен алгоритм печати формы Т-13. В типовых конфигурациях печатная форма формируется не по строкам табличной части самого документа, а на основании данных регистров: регистра сведений Графики работы по видам времени и регистра расчета Основные начисления работников организаций.

Проанализируем цепочку событий. Когда в программе создается и проводится документ Начисление зарплаты работникам организаций, он формирует записи в регистрах расчета, фиксируя фактически отработанное время и периоды действия начислений на основании имеющихся на тот момент данных (планового графика сотрудника или зарегистрированных неявок). Если после этого пользователь вводит или корректирует документ Табель учета рабочего времени организации, записи начислений остаются привязанными к старому состоянию графика. В итоге печатная форма, обращаясь к расчетным регистрам, считывает информацию, сформированную документом начисления, а не ручные строки табеля.

Влияющие факторы и нюансы учета

Рассмотрим подробнее сопутствующие факторы, которые приводят к возникновению данной ошибки:

1. Хронологический порядок проведения документов внутри одной даты. Как табель, так и начисление заработной платы чаще всего регистрируются последним днем расчетного месяца (например, 31-м числом). Если время документа Начисление зарплаты работникам организаций установлено раньше времени документа Табель учета рабочего времени организации, алгоритмы сбора данных Т-13 отдают приоритет записям регистра расчета.
2. Способ ввода времени в табеле. При установленном флаге «В целом за период» в документе фиксируются только общие часы и дни за месяц. При печати Т-13 программа распределяет эти сводные часы по дням планового графика. Если сотрудник работал в выходной день, но график пятидневный, программа распределит часы по будням, а в выходной выставит «В». Корректная фиксация выходов обеспечивается переключением способа ввода на режим «По дням периода».
3. Влияние документов-отклонений. Если документы Отпуск организации, Начисление по больничному листу или Командировки организаций проводились, изменялись или отменялись после создания табеля, в регистрах сведений Состояние работников организаций и расчетных механизмах возникает рассинхронизация. Ручной табель не обновляет свои строки автоматически при изменении первичных документов.

Пошаговый алгоритм исправления ошибки

Разберем по шагам, как восстановить корректное отображение данных в печатной форме Т-13:

1. Отменим проведение начисления заработной платы. Найдем документ Начисление зарплаты работникам организаций за проблемный месяц и снимем его с проведения. Это очистит блокирующие записи в регистре расчета.
2. Проверим время проведения табеля. Откроем документ Табель учета рабочего времени организации. Убедимся, что способ ввода времени установлен «По дням периода», проверим заполнение строк и запишем документ. Установим его время раньше расчетного документа (например, табель — 31-е число, 12:00:00, а начисление — 31-е число, 23:59:59).
3. Перепроведем табель рабочего времени. Выполним проведение документа табеля, чтобы зафиксировать индивидуальные записи в регистре Графики работы по видам времени.
4. Проверим печатную форму Т-13. Вызовем печать формы Т-13 непосредственно из проведенного документа табеля. Убедимся, что данные на печатном бланке полностью совпадают со строками табличной части.
5. Выполним расчет и проведение начисления зарплаты. Откроем ранее снятый с проведения документ Начисление зарплаты работникам организаций. Важно не просто перепровести документ, а выполнить команду «Рассчитать» (полный расчет или расчет по конкретному сотруднику). Только после полного перерасчета начислений документ можно провести.

Регламент последовательности работы с документами

Чтобы избежать подобных расхождений в будущих периодах, выстроим строгую последовательность оформления учетных документов в конце месяца:

1. Оформление и проведение кадровых документов (приемы, кадровые перемещения, увольнения).
2. Регистрация и проведение всех документов-отклонений (больничные листы, отпуска, командировки, невыходы).
3. Ввод документов Ввод индивидуальных графиков работы организации (если на предприятии используется скользящий или сменный режим).
4. Создание, ручная проверка и проведение документа Табель учета рабочего времени организации (рекомендуется со способом «По дням периода»).
5. Создание документа Начисление зарплаты работникам организаций, его обязательный расчет по кнопке «Рассчитать» и последующее проведение.

Альтернативные способы решения проблемы

Если специфика учета требует регулярной ручной правки табелей, а перепроведение всей расчетной базы отнимает слишком много времени, рассмотрим альтернативные варианты:

1. Использование индивидуальных графиков. Для сотрудников с нестандартными сменами или переработками надежнее регистрировать отклонения через документ Ввод индивидуальных графиков работы организации. В этом случае плановое время сразу фиксируется в регистрах, а табель может формироваться методом отклонений без риска конфликта регистров.

2. Подключение внешней печатной формы. Можно разработать или подключить через механизм дополнительных внешних обработок модифицированную форму Т-13. В отличие от типовой реализации, код печатной формы можно настроить на прямое считывание данных из табличной части ОтработанноеВремя текущего документа, минуя виртуальные таблицы расчетных регистров. Это гарантирует стопроцентное визуальное совпадение выводимого на экран бланка с документом независимо от хронологии расчетов.