← На главную

При ведении кадрового учета нередко возникает ситуация, когда дата приема сотрудника была внесена ошибочно либо была перенесена из устаревших информационных баз с единой условной датой. Простое изменение даты в справочнике или первичном кадровом документе зачастую не обновляет информацию в списках и отчетах, а также может повлечь за собой непредвиденные перерасчеты. Разберем по шагам, почему так происходит, как корректно изменить дату приема в разных редакциях 1С:Зарплата и управление персоналом и как минимизировать сопутствующие риски.

Архитектурные особенности хранения даты приема

Проанализируем причину, по которой прямое редактирование реквизита в карточке сотрудника не дает нужного результата. В платформе 1С данные кадровой истории и текущие состояния сотрудников разделены между справочником Сотрудники и периодическими регистрами сведений:

1. В редакции 2.5 ключевые данные хранятся в регистрах сведений Работники организаций и Плановые начисления работников организаций. Дата в форме списка сотрудника считывается из реквизитов объекта, однако все расчетные алгоритмы обращаются именно к срезу последних или первых записей регистров.
2. В редакции 3.1 кадровая информация распределена по регистрам сведений Кадровая история сотрудников, Данные состояний сотрудников, Основные данные контракта, договора сотрудника и Занятость позиций штатного расписания.

Если изменить дату только в справочнике (включая использование обработки группового изменения реквизитов), движения по регистрам не обновляются. Вследствие этого в отчетах, личной карточке Т-2 и в алгоритмах расчета заработной платы продолжит фигурировать прежняя дата.

Порядок исправления даты приема в 1С:ЗУП ред. 2.5

Если в базе редакции 2.5 данные были перенесены из предшествующих систем (например, 1С 7.7), стандартного документа приема может не быть вовсе, либо он не влияет на срез записей. Разберем по шагам порядок действий:

1. Перейдем в главное меню: Операции – Документы – Перенос данных.
2. Найдем документ переноса кадровых данных (как правило, с кодом или номером КД).
3. Откроем вкладку с регистром сведений Работники организаций.
4. В колонке Период установим точную и корректную дату приема конкретного работника.
5. Откроем справочник Сотрудники и скорректируем поле даты приема в самой карточке, чтобы форма списка также отображала актуальные сведения.
6. Если данные вводились исходным кадровым документом, но перепроводить его нежелательно, используем служебный документ Корректировка записей регистров для внесения точечных изменений в регистр Работники организаций.

Порядок исправления даты приема в 1С:ЗУП ред. 3.1

Рассмотрим, как скорректировать сведения в современной редакции конфигурации в зависимости от того, каким способом сотрудник был введен в систему:

1. Если сотрудник принят штатным документом: откроем исходный документ Прием на работу. Если период закрыт для редактирования, воспользуемся ссылкой Исправить в нижней части документа, изменим дату и проведем документ-исправление.
2. Если данные введены при начале эксплуатации: перейдем в раздел Главное – Данные на начало эксплуатации. Откроем документ Начальная штатная расстановка и отредактируем дату приема сотрудника в строке таблицы.
3. Если использовался перенос данных: через Функции для технического специалиста (или Все функции) откроем документы Перенос данных. Найдем документ с регистром Кадровая история сотрудников и скорректируем дату. Обязательно проверим сопутствующие регистры Основные данные контракта, договора сотрудника и Сведения контракта, договора сотрудника, чтобы регламентированная отчетность заполнялась без пропусков.

На что влияет изменение даты приема: последствия и контроль

Выясним причину возможных проблем при изменении даты задним числом и проанализируем ключевые блоки учета:

1. Перерасчет заработной платы и взносов: программа фиксирует изменение исходных условий и регистрирует необходимость перерасчета за прошлые периоды. Чтобы избежать появления сторнировочных и корректирующих записей в текущих расчетных ведомостях, перейдем через Функции для технического специалиста в регистр сведений Перерасчет зарплаты (или через раздел Зарплата – Сервис – Перерасчеты) и вручную удалим зарегистрированные записи по данному сотруднику.
2. Остатки отпусков: дата приема напрямую определяет рабочий год сотрудника и начисление прав на дни отпуска. Проверим актуальное состояние через Кадры – Кадровые отчеты – Остатки отпусков. При необходимости скорректируем их с помощью документа Ввод остатков отпусков.
3. Стаж для расчета пособий (больничных листов): страховой стаж не рассчитывается автоматически от даты приема на текущем месте работы, а берется из сведений о стажах. Перейдем в карточку сотрудника по ссылке Трудовая деятельность и убедимся, что стажи для оплаты больничных листов заполнены верно в годах, месяцах и днях.
4. Контроль штатного расписания: если в программе включен контроль позиций штатного расписания, сдвиг даты приема на более ранний срок может привести к ошибке, если позиция штатного расписания была утверждена позже новой даты приема или не имела свободных ставок на тот момент.
5. Регламентированная отчетность: изменение даты приема за ранее закрытые периоды нарушает соответствие с ранее отправленными отчетами персонифицированного учета (ЕФС-1 подраздел 1.1 / СЗВ-ТД). В таком случае потребуется сформировать отменяющие и корректирующие мероприятия для фонда.