← На главную

В процессе организации мобильной торговли или курьерской доставки компании часто переходят от приема исключительно наличных средств к приему банковских карт через автономные POS-терминалы. На практике возникает соблазн оформлять безналичные платежи привычными кассовыми ордерами (ПКО) с последующим списанием комиссии через РКО. Разберем, почему подобный подход нарушает логику учетной системы и требования законодательства, как устроен типовой механизм учета эквайринга в 1С:УПП 1.3 и какие проводки должны формироваться.

Почему нельзя оформлять прием платежных карт через ПКО и РКО

Проанализируем последствия отражения эквайринговой оплаты документом Приходный кассовый ордер:

1. Искажение остатков по кассе. Документ Приходный кассовый ордер предназначен исключительно для учета наличных денежных средств. В регистрах управленческого учета формируются движения по регистрам Денежные средства (наличные) и Денежные средства ККМ, а в регламентированном учете задействуется счет 50 «Касса». Проведение безналичной оплаты через ПКО приведет к виртуальному накоплению денег в кассе, которых физически там нет. Это создает расхождения при инвентаризации кассы и грубо нарушает порядок ведения кассовых операций.
2. Разрыв во времени между оплатой и зачислением средств. При оплате картой деньги не попадают в организацию мгновенно — банк-эквайер аккумулирует платежи и переводит их на расчетный счет единым реестром за вычетом комиссии (обычно на следующий день или через несколько дней). Использование счета 50 или прямого дебета счета 51 не отражает реального статуса этих средств. Для таких операций планом счетов предусмотрен транзитный счет 57 «Переводы в пути».
3. Требования законодательства (54-ФЗ). Кассовый чек должен четко фиксировать форму расчета: наличными или в безналичном порядке («электронными»). Оформление безналичного платежа как наличной выручки нарушает порядок применения ККТ. Кроме того, печать бумажного чека в офисе перед отправкой курьера противоречит правилам, так как фискализация должна происходить непосредственно в момент расчета с покупателем.

Бухгалтерские проводки при расчетах по эквайрингу

Рассмотрим структуру проводок при отражении торговых операций с оплатой банковскими картами. В зависимости от специфики отгрузки (оптовая торговля по заказам или розничные продажи) и скорости зачисления банком средств, схема проводок выглядит следующим образом.

Если используется стандартная отгрузка контрагенту и средства зачисляются банком не в день оплаты (классическая схема эквайринга):

1. Отражение реализации товаров: Дт 62.01 (62.02) Кт 90.01.1 — признана выручка от продаж.
2. Начисление НДС: Дт 90.03 Кт 68.02 — начислен НДС с реализации (при ОСНО).
3. Фиксация оплаты картой (передача слип-чеков эквайеру): Дт 57.03 Кт 62.01 — задолженность клиента погашена, возникли деньги в пути.
4. Фактическое зачисление денег на расчетный счет: Дт 51 Кт 57.03 — поступили средства на расчетный счет от банка-эквайера.
5. Удержание эквайринговой комиссии: Дт 91.02 Кт 57.03 — комиссия банка включена в состав прочих расходов.

В случае прямой розничной торговли без детализации покупателей на счете 62 проводка выручки может закрываться напрямую через транзитный счет: Дт 57.03 Кт 90.01.1.

Типовой документооборот эквайринга в 1С:УПП 1.3

Выясним, как отразить данную цепочку событий штатными средствами конфигурации 1С:УПП 1.3 без ручных корректировок и вспомогательных операций.

1. Настройка договора эквайринга. В справочнике контрагентов открываем банк-эквайер и создаем договор с видом «Прочее» (либо указываем параметры обслуживания в специализированном договоре эквайринга). Это необходимо для фиксации взаиморасчетов по удержанным комиссиям и переводам в пути.
2. Отражение отгрузки. Оформляем документ Реализация товаров и услуг на покупателя. Документ формирует начисление долга на счет 62 и фиксирует списание себестоимости и отражение выручки.
3. Регистрация оплаты по терминалу. Вводим документ Оплата от покупателя платежной картой. В шапке документа указываем контрагента-покупателя, договор с ним, а также выбираем эквайера и договор эквайринга.

   Что делает этот документ при проведении:

   - В регистре Взаиморасчеты с контрагентами списывается задолженность конкретного клиента;

   - В регистре Денежные средства в пути фиксируется сумма, которую банк обязан перечислить организации;

   - В регламентированном учете формируется проводка Дт 57.03 Кт 62.01.

4. Поступление денег на расчетный счет. Когда банк перечисляет общую сумму транзакций за смену (за вычетом своего вознаграждения), вводим документ Платежное поручение входящее с видом операции «Поступление оплаты по платежным картам».

   В документе указываем полную сумму оплаты покупателей и сумму удержанной банком комиссии. Программа автоматически списывает сумму со счета 57 (и закрывает регистр Денежные средства в пути), зачисляет чистый остаток на счет 51 и относит комиссию в дебет счета 91.02 по выбранной статье прочих доходов и расходов.

Организация сверки и практические рекомендации

Поскольку банк присылает деньги сводной суммой за десятки или сотни заказов, возникает вопрос распределения платежей и контроля расхождений:

1. В типовой конфигурации 1С:УПП 1.3 отсутствует встроенный механизм загрузки реестров эквайринга (по номерам ссылочных номеров RRN или кодам авторизации). При больших объемах курьерской доставки рекомендуется разработать простую внешнюю обработку, которая разбирает CSV- или Excel-реестр от банка и автоматически формирует строки в платежном документе.
2. Для контроля зависших сумм используем отчет по регистру Денежные средства в пути и стандартную оборотно-сальдовую ведомость по счету 57.03. Если на конец месяца по счету есть остаток, это означает, что либо банк еще не перевел средства за последние дни месяца, либо допущена ошибка в сумме комиссии.
3. Для соблюдения кассовой дисциплины (54-ФЗ) при доставке курьерами оптимально использовать мобильные смарт-терминалы («2-в-1», совмещающие кассовый модуль и эквайринг), либо схему удаленной (облачной) фискализации, когда чек выбивается стационарной кассой по сигналу со смартфона курьера непосредственно в момент передачи товара.