В процессе расчета заработной платы в конфигурациях «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1» и «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» бухгалтеры нередко сталкиваются с неочевидным поведением программы: появление копеек в ведомостях на выплату при целых суммах в начислениях, постоянные перерасчеты НДФЛ между должностями одного сотрудника, а также внезапное удвоение отработанных дней (например, 34 дня вместо 17) в расчетных листках. Разберем детально каждую из этих ситуаций, выясним причины возникновения расхождений и определим правильный порядок действий для их исправления.
Проанализируем ситуацию, когда в начислениях и расчетном листке суммы удержаний (например, профсоюзных взносов или исполнительных листов) отображаются в целых рублях, но при формировании документов на выплату программа разбивает выплату на доли с копейками.
В расчетном листке данные выводятся сводно по сотруднику. Однако в регистрах подсистемы взаиморасчетов (ЗарплатаКВыплате, ВзаиморасчетыССотрудниками) остатки фиксируются в строгом разрезе физического лица, сотрудника, периода взаиморасчетов, подразделения, а также статей финансирования (источников) и статей расходов (КОСГУ/КЭК).
Если сотрудник занимает несколько должностей (основное место работы и внутреннее совмещение) или финансируется из разных источников, удержание рассчитывается и распределяется пропорционально расчетной базе каждого начисления. Округление происходит отдельно по каждой аналитической строке. В результате сложения округленных долей по разным статьям финансирования в ведомости образуются копейки со знаком «плюс» по одному источнику и со знаком «минус» по другому.
Разберем, как устранить такие перекосы:
ПереносЗадолженностиСотрудников (или «Корректировка выплаты»).Рассмотрим механизм поведения программы при расчете НДФЛ, когда сотрудник работает на двух должностях внутри одного учреждения. Часто бухгалтеры замечают, что при расчете начислений по второй должности программа начинает сторнировать вычеты по первой, распределяя налог между подразделениями или источниками.
Важно понимать: налоговый учет по НДФЛ ведется не в разрезе должностей или трудовых договоров, а в целом по физическому лицу нарастающим итогом с начала налогового периода (года). Стандартные налоговые вычеты применяются к совокупному доходу физлица в строгом хронологическом порядке регистрации доходов по датам их получения.
Если мы вручную корректируем строки НДФЛ в документах НачислениеЗарплаты или в ведомостях, нарушается соответствие между регистрами УчетДоходовДляИсчисленияНДФЛ, РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ и регистрами взаиморасчетов. При следующем расчете зарплаты или выплаты программа автоматически выявит нестыковку и выполнит принудительный перерасчет накопительным итогом.
Рекомендуемый порядок работы: не вносить ручные правки в автоматическое распределение НДФЛ и вычетов. Программа корректно распределяет налоговую нагрузку по физическому лицу, а временные смещения между подразделениями и источниками закрываются в рамках расчетного месяца при окончательном расчете и формировании отчетности.
Выясним причину, почему при нормальной норме времени (например, 17 рабочих дней в месяце) в расчетном листке по конкретному сотруднику отображается 34 отработанных дня, а также появляются лишние суммы начислений.
Колонка отработанного времени в отчетах собирает данные из регистра расчета и регистра ОтработанноеВремяПоСотрудникам. Удвоение времени происходит в том случае, когда наряду с основным окладом сотруднику регистрируется разовое начисление (доплата за совмещение, исполнение обязанностей, «замена»), у которого неверно настроен учет времени.
Разберем по шагам, как исправить эту ошибку:
Явка, программа воспринимает данную выплату как отдельный, самостоятельно отработанный период и прибавляет дни к общему стажу за месяц.РазовоеНачисление и выполним перерасчет в документе НачислениеЗарплаты. Количество дней в расчетном листке вернется к нормативному (17 дней).Если при попытке пересчитать начисления сотрудник пропадает из табличной части документа, причина заключается в механизме отслеживания перерасчетов и условий отбора документа:
Перерасчеты. При вызове команды система заново оценивает право сотрудника находиться в текущем документе.НачислениеЗарплаты установлен отбор по конкретному подразделению, а по сотруднику был введен кадровый перевод в другое подразделение (или начисление по второй должности уже рассчитано в параллельном документе), алгоритм очищает строку как несоответствующую условиям заполнения.Для исправления ситуации проверим раздел «Зарплата» — «Сервис» — «Перерасчеты», удалим неактуальные блокировки перерасчетов и убедимся, что по данному сотруднику нет дублирующих незакрытых расчетных документов за один и тот же период.