← На главную

При переходе с конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 2.5 на 1С:ЗУП 3.1 пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда типовой перенос данных не переносит накопленные остатки по оценочным обязательствам (резервам отпусков). В результате в бухгалтерской базе (например, 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0) по счету 96 числятся реальные накопленные суммы, а новая база ЗУП 3.1 считает, что остатков нет, и начинает начислять обязательства с нуля без учета ранее сформированного резерва.

Разберем природу учета счета 96, выясним причины расхождений между базами и подробно рассмотрим практические способы ввода начальных остатков оценочных обязательств в ЗУП 3.1.

Особенности учета счета 96 и причины расхождений

Прежде чем приступать к вводу остатков, проанализируем базовые правила учета оценочных обязательств:

1. Счет 96 не закрывается реформацией баланса. Оценочные обязательства по отпускам являются переходящими. Сальдо на 31 декабря в полном объеме переходит на 1 января следующего года.
2. Разделение начислений при списании отпускных. Если в ЗУП 3.1 по сотруднику отсутствует накопленный остаток резерва, то при начислении очередного отпуска программа не списывает сумму за счет резерва (в дебет счета 96), а относит затраты напрямую на текущие счета расходов (20, 26, 44). Это приводит к необоснованному завышению текущих затрат в бухучете.
3. Синхронизация между ЗУП 3.1 и БП 3.0. Движения по счету 96 формируются двумя документами: документ начисления резервов отражает начисление по кредиту счета 96, а документ Отражение зарплаты в бухучете списывает использованный резерв по дебету счета 96. Если начальные остатки в ЗУП не заведены, кредитовые и дебетовые обороты перестают сходиться с сальдо бухгалтерского учета.

Способ 1. Ввод остатков через документ резервов предшествующим месяцем

Рассмотрим наиболее удобный и надежный способ ввода остатков, который позволяет системе корректно рассчитывать резервы начиная с первого расчетного месяца в новой базе.

Разберем последовательность действий по шагам:

1. Введем кадровые остатки отпусков. Для корректного расчета обязательств по методике МСФО (по прямому расчету) обязательно фиксируем остатки неиспользованных дней отпуска на дату перехода с помощью документов Начальная штатная расстановка или Ввод остатков отпусков. Без остатков дней отпуска расчет обязательств работать не будет.
2. Создадим документ начисления резервов за декабрь. Если учет в ЗУП 3.1 начинается с января, создаем документ Резервы по оплате труда (в более ранних версиях — Начисление оценочных обязательств по отпускам) датой 31 декабря предыдущего года.
3. Заполним режим корректировки или расчетные суммы. В документе выбираем операцию Корректировка остатков (либо вводим суммы во вкладке обязательств по сотрудникам). В графах обязательств и страховых взносов фиксируем накопленные суммы по каждому человеку так, чтобы итоговая сумма по организации совпала с сальдо счета 96.01.1 (оплата труда) и счета 96.01.2 (страховые взносы) в бухгалтерской базе.
4. Проведем документ только в зарплатной базе. Данный декабрьский документ не требуется выгружать в 1С:Бухгалтерию, так как сальдо по счету 96 на 31 декабря в бухгалтерском учете уже сформировано прошлыми периодами. Начиная с января ЗУП 3.1 подхватит эти остатки в колонку Накоплено и будет корректно начислять резервы и списывать отпуска.

Способ 2. Ввод остатков напрямую в регистры через «Перенос данных»

Если на предприятии работает большое количество сотрудников и ручное заполнение документа не подходит, разберем способ прямой записи в регистры накопления с помощью документа Перенос данных.

Проанализируем структуру регистров, в которые необходимо внести записи:

1. Создаем документ Перенос данных на дату ввода остатков (31 декабря).
2. По кнопке Настройка состава регистров подключаем следующие регистры накопления:
   • Оценочные обязательства (или Резервы по оплате труда) — содержит сводные суммовые показатели в разрезе организации, подразделений и способов отражения в бухучете.
   • Оценочные обязательства по сотрудникам (или Резервы по оплате труда по сотрудникам) — содержит персонифицированные суммы обязательств и взносов по каждому работнику.
3. Обязательно заполняем аналитику: в записях регистров необходимо указать организацию, сотрудника, способ отражения в бухучете и измерение Резерв (ссылка на элемент справочника Оценочные обязательства и резервы, как правило — предопределенный элемент «Резерв ежегодных отпусков»). Если измерение Резерв останется пустым, алгоритмы расчета не увидят остаток.
4. Для быстрого заполнения больших списков сотрудников используем типовую обработку Загрузка данных из табличного документа, предварительно выгрузив персонифицированные остатки из ЗУП 2.5 в таблицу Excel.

Контроль остатков и проведение инвентаризации

Посмотрим, как контролировать соответствие сумм в течение года и избегать расхождений из-за предельной величины базы страховых взносов:

1. Контроль предела страховых взносов. При достижении предельной величины базы по страховым взносам тариф взносов снижается. В расчетных листах и отчетах по резервам необходимо отслеживать расчетную ставку, так как при прямом расчете обязательств процент взносов по сотруднику может уменьшаться.
2. Ежегодная инвентаризация резервов. В конце каждого года в ЗУП 3.1 оформляем документ резервов с видом операции Инвентаризация. Программа автоматически рассчитывает плановую сумму резерва по формуле: Остаток дней отпуска * Среднедневной заработок + Страховые взносы и сравнивает полученное значение с накопленным остатком. Избыточно начисленный резерв списывается, а недостающий — доначисляется, что обеспечивает полное совпадение учетных данных зарплатной базы и Главной книги.