Как перейти на новые КПС и настроить перенос остатков в 1С:БГУ

При изменении требований бюджетного законодательства учреждения бюджетного и автономного типа (БУ и АУ) сталкиваются с необходимостью актуализации кодов классификации доходов, расходов и источников (КПС). Рассмотрим подробно, как организовать переход на обновленную структуру рабочего плана счетов в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», почему штатный перенос остатков предпочтительнее свертки базы или универсальной замены, а также как настроить взаимодействие с органами Федерального казначейства.

Сравнение методов перехода: штатный перенос, свертка или замена значений

При переходе на новые КПС часто встает выбор: свернуть информационную базу, выполнить перенос остатков специализированным документом или воспользоваться обработками групповой замены данных. Разберем каждый вариант:

1. Штатный перенос остатков (рекомендуемый способ). Позволяет сохранить полную историю проводок в единой базе и обеспечивает формирование регламентированной бухгалтерской справки по форме 0504833. Процедура полностью прозрачна: всегда можно отследить, с какого старого кода на какой новый были перенесены суммы, а при необходимости — отменить операцию.
2. Свертка базы с заменой КПС. Позволяет очистить ненужные исторические данные и уменьшить объем базы. Однако при этом теряется возможность формировать отчеты прошлых лет в актуальной рабочей базе, из-за чего приходится постоянно обращаться к архивной копии.
3. Групповая замена значений (не рекомендуется). Использование универсальных обработок по замене ссылок необратимо искажает данные прошлых закрытых периодов. Более того, при прямой замене в проводках не корректируются зависимые регистры накопления и сведений (по расчетам с контрагентами, учету НФА и амортизации), что приводит к нарушению автоматического заполнения регламентированных форм (в частности, 0503737, 0503768, 0503769) и зависанию разрывов по аналитике договоров.

Формирование структуры КПС вида «АУ и БУ»

Согласно инструкциям по бухгалтерскому учету для бюджетных и автономных учреждений (в том числе положениям Инструкции № 157н), в номерах счетов Рабочего плана счетов в разрядах с 1 по 4 указывается аналитический код вида функции, услуги или работы учреждения, соответствующий коду раздела и подраздела расходов бюджета.

Проанализируем особенности заполнения реквизитов классификатора для различных групп счетов:

1. Счета учета денежных средств (группа счетов 201.00). Для формирования номеров счетов денежных средств создается КПС с уточнением показателя КИФ. В разрядах 1–4 обязательно указываются раздел и подраздел расходов учреждения (например, 0701 для дошкольного образования, 0702 для общего образования), а остальные разряды (с 5 по 17) заполняются нулями.
2. Счета учета нефинансовых активов (101.00, 103.00, 104.00, 105.00). По этим счетам (за исключением вложений и затрат) в разрядах с 5 по 17 номера счета отражаются нули. При этом в разрядах 1–4 сохраняется код раздела и подраздела. Таким образом, остатки по материальным запасам и основным средствам с кодов видов расходов (например, 244) переводятся на КПС вида РзПрз0000000000000.
3. Счета учета затрат и вложений (106.00, 107.00, 109.00). В отличие от готовых НФА, на счетах формирования себестоимости и вложений сохраняется детализация по кодам видов расходов (КВР 111, 119, 244 и т.д.). Например, при списании материалов на производство дебет счета 109.00 формируется с действующим КВР, а кредит счета 105.00 — с нулевым окончанием КПС. В актуальных релизах конфигурации ограничение на совпадение КПС дебета и кредита для таких операций снято.
4. Счета расчетов по доходам (205.00) и расходам (302.00). По доходам применяются коды вида КДБ (разряды 1–4 — раздел/подраздел, разряды 15–17 — аналитическая группа подвида доходов, например 130). По расходам применяются коды КРБ с соответствующими кодами видов расходов в разрядах 15–17.

Настройка взаимодействия с казначейством

Многие территориальные органы Федерального казначейства осуществляют кассовые операции и их учет на лицевых счетах учреждений АУ и БУ без детализации по кодам раздела и подраздела (только по кодам видов расходов или аналитическим группам подвидов доходов/источников). Из-за этого выгруженные платежные документы с заполненными первыми 4 знаками могут не приниматься казначейством.

Для решения этой проблемы в программе реализован специальный механизм. Разберем по шагам его включение:

1. Откроем справочник Лицевые счета.
2. Перейдем в карточку нужного лицевого счета (в БГУ 1.0 — закладка Дополнительные сведения и настройки, в БГУ 2.0 — группа Настройки формирования, печати и экспорта документов по счету).
3. Установим флажок «Не выводить код раздела, подраздела (для АУ и БУ)».
4. Сохраним настройки по кнопке Записать и закрыть.

При включении данной опции в бухгалтерском учете операция проводится по полному КПС с разделом и подразделом, а в расчетно-платежные документы (печатные и электронные файлы выгрузки в формате казначейства) код классификации подается только в разрезе вида расходов, аналитической группы доходов или источников.

Порядок выполнения штатного переноса остатков

Выясним правильную последовательность действий для переноса остатков по счетам на новые КПС:

1. Проверка сроков действия КПС. Если дата окончания действия в карточке КПС недоступна для ручного редактирования, проверим подчиненные классификаторы. Срок действия составного КПС рассчитывается автоматически на основе периодов действия входящих в него элементов либо редакции соответствующего приказа Минфина в настройках классификаторов программы.
2. Запуск обработки переноса. Перейдем в меню Сервис — Служебные — Перенос остатков по КПС.
3. Формирование соответствия кодов. В табличной части укажем перечень старых КПС и соответствующие им новые КПС. В БГУ 2.0 при наличии нескольких направлений деятельности доступен режим «Один старый – список новых» с флагом «Распределять остатки по новым КПС в указанном процентном соотношении». В БГУ 1.0 при необходимости разбиения остатков между несколькими подразделами распределение выполняется по учреждениям либо с использованием аналитики ИФО.
4. Проведение документов переноса. Обработка сформирует межбюджетные документы переноса остатков датой 31 декабря в 23:59:59 через служебный счет 401.30 («Результат прошлых отчетных периодов»). Проводки затронут межотчетный период, сохранят целостность расчетов по договорам и обновят регистры накопления.
5. Актуализация данных по основным средствам. При выводе печатной формы инвентарной карточки (ф. 0504031) КПС на титульном листе считывается из регистра сведений истории учетных данных ОС на дату принятия к учету. Чтобы сведения синхронизировались с новым рабочим планом счетов, после завершения переноса регистрируется служебный документ изменения параметров ОС либо оформляется внутреннее перемещение на начало нового отчетного периода.