При работе в распределенной информационной базе (РИБ) конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия часто возникает коллизия с нумерацией приходных кассовых ордеров (ПКО) и расходных кассовых ордеров (РКО). Проблема проявляется следующим образом: если наличные денежные средства принимаются в разных удаленных узлах (филиалах или торговых точках), программа автоматически присваивает документам префиксы узлов (например, 0000-001 в центральном узле, 0001-001 в первом узле и 0002-001 во втором). Однако при формировании отчета Кассовая книга и при печати самого ордера типовой алгоритм 1С отсекает префикс базы и оставляет только порядковый номер. В результате в единой кассовой книге за один и тот же день появляются разные документы с идентичными номерами, что привлекает повышенное внимание контролирующих органов.
Рассмотрим подробно причины возникновения этой проблемы, законодательные нюансы, а также эффективные способы организации правильной сквозной нумерации кассовых документов в РИБ.
Выясним, почему стандартный механизм нумерации 1С ведет себя подобным образом. В архитектуре РИБ каждый узел работает автономно. Чтобы исключить коллизии при синхронизации данных, программа привязывает к номеру каждого нового документа уникальный префикс узла. При отправке данных в центральную базу документы сохраняют свои исходные префиксы.
Однако отчет Кассовая книга и печатные формы КО-1 (ПКО) и КО-2 (РКО) используют специальную функцию очистки номера от префиксов (удаляется префикс организации и префикс узла). В итоге номер 0001-000005 превращается в простой печатный номер 5. Если в этот же день в другом узле был создан документ 0002-000005, на печать также выйдет номер 5.
В автономном режиме работы узлов РИБ (без постоянного подключения к интернету) невозможно сформировать единую непрерывную последовательность чисел 1, 2, 3 в момент создания документа без обращения к единому центру.
Проанализируем нормативные акты. Положение Центрального банка РФ № 3210-У и Постановление Госкомстата № 88 не содержат жесткого требования к строго непрерывной сплошной нумерации без буквенных или символьных индексов. Налоговое законодательство также не предусматривает прямой ответственности за нарушение нумерации при условии, что все наличные денежные средства оприходованы своевременно и в полном объеме.
Тем не менее, наличие одинаковых номеров документов в единой кассовой книге вызывает вопросы при проверках. Чтобы исключить претензии, необходимо выбрать один из методологических или технических вариантов решения.
Разберем наиболее популярный и надежный способ для автономных РИБ. Суть метода заключается в том, чтобы закрепить за каждым узлом распределенной базы свой собственный непересекающийся диапазон порядковых номеров.
Настроим нумерацию по следующей схеме:
При таком подходе печатные номера документов остаются чисто числовыми, полностью исключаются дубликаты в кассовой книге, а хронология внутри каждого узла остается непрерывной.
Рассмотрим вариант, при котором префикс узла сохраняется на печати. Для реализации этого подхода необходимо:
При таком решении номер 1-0005 попадет в кассовую книгу именно в таком виде, что снимет вопросы о дублировании одинаковых цифр.
Проанализируем возможность разделения учета на уровне справочника Кассы. Если на каждой удаленной точке фактически ведутся самостоятельные кассовые операции, в справочнике Кассы создаются отдельные элементы для каждой точки (например, «Касса Центральная», «Касса Магазин 1», «Касса Магазин 2»).
Отчет Кассовая книга в 1С:Бухгалтерии имеет возможность формироваться отдельно по каждой кассе организации. В этом случае нумерация листов и кассовых ордеров ведется независимо внутри каждой кассы, и дублирование номеров между разными кассами перестает быть ошибкой.
Если между узлами есть стабильное (или периодическое) интернет-соединение, проанализируем архитектурное решение с оперативным запросом номера:
Рассмотрим оптимизацию самого бизнес-процесса. Если удаленные точки принимают деньги от населения, выписывать ПКО на каждую мелкую сумму от каждого покупателя не обязательно.
Согласно 54-ФЗ, на месте приёма денег выбивается чек ККТ (или выдается БСО). В течение дня операционная касса принимает выручку по чекам, а в конце смены формируется документ Отчет о розничных продажах. Вся дневная выручка удаленной точки сдается в инкассацию или в центральную кассу организации, где оформляется один суммарный ПКО за день. Это полностью исключает проблему множественной нумерации ордеров в узлах.
При выборе решения учитывайте технические особенности вашей инфраструктуры: