← На главную

При формировании отчетности по НДС и заполнении книги продаж бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуацией, когда в отчет за текущий квартал попадают документы поступления товаров и услуг за прошлые годы с положительными суммами. При этом в графе покупателя отражается собственная организация. Разберем по шагам, почему возникает такое поведение программы, как работает механизм учета НДС и какими способами можно скорректировать данные.

Причина появления поступлений в книге продаж: восстановление НДС

Проанализируем базовый принцип учета налога на добавленную стоимость. Когда организация приобретает товары, входящий НДС принимается к вычету на основании счета-фактуры поставщика и отражается в книге покупок. Однако право на вычет сохраняется только в том случае, если приобретенные ценности используются в операциях, облагаемых НДС.

Если товары не были реализованы, а выбыли по иным причинам (например, оформлен документ СписаниеТоваров в результате порчи, боя, недостачи, списания материалов на непроизводственные нужды), ранее правомерно принятый к вычету налог подлежит восстановлению. В соответствии с правилами ведения книги продаж восстановление НДС отражается не сторнирующей (минусовой) записью в книге покупок, а положительной записью в книге продаж с кодом вида операции 21 (или 01 в зависимости от хозяйственной ситуации).

При восстановлении налога программа формирует запись, в которой:

1. В качестве счета-фактуры указывается первичный документ поставщика (СчетФактураПолученный или ПоступлениеТоваровУслуг), по которому налог изначально принимался к вычету.
2. В графе «Наименование покупателя» программа автоматически указывает саму организацию-налогоплательщика.
3. Сумма налога включается в итоговые начисления по книге продаж за текущий налоговый период.

Почему подтягиваются старые партии прошлых лет

Рассмотрим, почему при списании текущих остатков программа выбирает документы поступления двух- или трехлетней давности. Основные причины кроются в особенностях партионного учета:

1. Списание по методу ФИФО: при проведении документа списания программа автоматически списывает остатки по партиям, начиная с самых ранних. Если в прошлых периодах при продажах или перемещениях партии списывались не по порядку (например, из-за проведения документов задним числом, отрицательных остатков на складе или ручных корректировок), на балансе остаются числиться «зависшие» старые поступления.
2. Расползание партий по складам: если учет ведется по складам, на одном складе партия могла быть полностью списана, а на другом — продолжать числиться с момента оприходования.
3. Остатки в регистре «НДС по приобретенным ценностям»: программа определяет счет-фактуру для восстановления не только по бухгалтерскому счету учета (41.01, 10.01), но и по специальным регистрам подсистемы учета НДС. Если по старому документу регистр не был корректно закрыт, программа подтянет его при первой же операции выбытия ценностей.

Пошаговый поиск регистратора и диагностика ошибок

Выясним причину попадания конкретных документов в книгу продаж с помощью стандартных отчетов и регистров системы.

1. Анализ расшифровки книги продаж: откроем сформированную книгу продаж, дважды кликнем по сомнительной строке и перейдем в документ-основание. Обратим внимание на графу «Код вида операции». Наличие кода 21 прямо указывает на операцию восстановления налога.
2. Поиск документа-регистратора через регистр накопления: перейдем в регистр накопления НДСПродажи (в меню «Операции» — «Регистры накопления» или через «Универсальный отчет»). Установим отбор по колонке СчетФактура, выбрав наш старый документ поступления. В поле «Регистратор» увидим документ, создавший данное движение (чаще всего это СписаниеТоваров, ТребованиеНакладная или ВосстановлениеНДС).
3. Проверка остатков по партиям: сформируем отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (счета 41.01 или 10.01) с детализацией по субконто «Номенклатура», «Склады» и «Партии (документы поступления)». Проверим, нет ли отрицательных суммовых или количественных остатков и действительно ли списанный товар числился на остатках по партиям прошлых лет.

Варианты исправления ситуации

В зависимости от учетной политики организации и фактических обстоятельств выберем один из способов решения проблемы.

Способ 1. Восстановление корректной последовательности партий

Если товары фактически приобретались недавно, а старые партии зависли из-за ошибок ведения учета, выполним перепроведение документов и восстановление последовательности партионного учета, начиная с периода возникновения расхождений. После этого документ СписаниеТоваров пересчитает партии и восстановит НДС по актуальным поступлениям.

Способ 2. Отключение восстановления НДС в документе выбытия

Если организация на законных основаниях приняла решение не восстанавливать НДС при списании материальных ценностей (согласно сложившейся арбитражной практике по п. 3 ст. 170 НК РФ), скорректируем движения документа:

1. В документе СписаниеТоваров перейдем в форму просмотра движений по кнопке «Результат проведения документа».
2. Установим флаг «Ручная корректировка (разрешает редактирование движений документа)».
3. Перейдем на вкладку регистра НДСПродажи и удалим строки, формирующие запись в книге продаж.
4. На вкладке «Бухгалтерский и налоговый учет» при необходимости скорректируем проводки по счету 68.02 и 19.
5. Сохраним изменения по кнопке «Записать и закрыть».

Способ 3. Ручное формирование записей книги продаж

Если требуется точечно восстановить НДС по конкретным основаниям без автоматических движений документа списания, воспользуемся документом ОтражениеНачисленияНДС (или ЗаписьКнигиПродаж). В нем укажем нужный документ поступления, контрагента, ставку, сумму налога и установим флаг «Использовать документ расчетов как счет-фактуру» с указанием соответствующего кода вида операции.