Как выгрузить список контрагентов с контактными данными из 1С в Excel?

В процессе работы с программой 1С часто возникает необходимость сформировать и сохранить в Excel список контрагентов не просто в виде наименований, а с детальной контактной информацией: юридическими и фактическими адресами, телефонами, электронными адресами, а также с ограничением по конкретной группе (папке). Стандартная функция Вывести список из формы справочника не всегда позволяет гибко настроить вывод подчиненных данных и контактной информации по отдельным колонкам.

Рассмотрим, как правильно решить эту задачу с помощью встроенных отчетов платформы и дополнительных настроек.

Способ 1. Использование встроенного «Универсального отчета»

В большинстве типовых конфигураций 1С предусмотрен встроенный инструмент — Универсальный отчет. Он позволяет извлекать данные из любых справочников, документов и регистров без написания доработок.

Разберем порядок действий по шагам:

1. Откроем отчет, перейдя в раздел Отчеты — Прочие — Универсальный отчет (в зависимости от конфигурации маршрут может отличаться).
2. В шапке отчета выберем тип объекта Справочник, объект Контрагенты и табличную часть или основные данные.
3. Перейдем в настройки отчета (кнопка Настройки...) и переключимся в расширенный режим.
4. На вкладке Колонки добавим нужные поля: наименование контрагента, ИНН, КПП, а также поля из контактной информации (например, телефон, юридический адрес, фактический адрес).
5. На вкладке Отбор настроим выборку по конкретной папке контрагентов, установив условие для поля Ссылка или Родитель.
6. Нажмем Сформировать. По завершении расчета сохраним полученный табличный документ через меню Файл — Сохранить как... в формате .xlsx или .xls.

Способ 2. Использование специализированного отчета «Контактная информация»

Если в вашей конфигурации присутствует специальный типовой отчет Контактная информация (или Реестр контрагентов), выгрузить данные можно еще быстрее:

1. Перейдем в раздел Продажи, Покупки или Справочники и откроем отчет Список контрагентов или Контактная информация.
2. В настройках укажем, какие типы и виды контактов необходимо вывести (например, «Телефон контрагента», «Юридический адрес»).
3. Для ограничения списка конкретной папки выберем условие отбора по полю Контрагент с видом сравнения В иерархии.
4. Сформируем отчет и сохраним результат в файле Excel.

Важные нюансы работы с контактной информацией и иерархией

При самостоятельной настройке отчетов или разработке внешних обработок проанализируем следующие особенности хранения данных в 1С:

1. Фильтрация по папкам (группам):
Для того чтобы при отборе по папке выгружались не только контрагенты первого уровня вложенности, но и все элементы из внутренних подпапок, всегда используем условие с типом сравнения В ИЕРАРХИИ, а не простое равенство Родитель = &Группа.

2. Избежание дублирования строк:
В современных конфигурациях 1С контактная информация хранится в подчиненном регистре сведений КонтактнаяИнформация. Поскольку у одного контрагента может быть задано сразу несколько видов контактов (телефон, email, несколько адресов), при обычном связывании таблиц в запросе контрагент будет дублироваться в строках столько раз, сколько контактов для него заполнено.

Чтобы избежать дублирования, в запросах или Системе компоновки данных (СКД) применяют сворачивание группировок или соединение регистра по конкретным видам информации, например:

ВЫБРАТЬ
	Контрагенты.Ссылка КАК Контрагент,
	Контрагенты.ИНН КАК ИНН,
	ТелефонЗапись.Представление КАК Телефон,
	АдресЗапись.Представление КАК Адрес Юридический
ИЗ
	Справочник.Контрагенты КАК Контрагенты
	ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ РегистрСведений.КонтактнаяИнформация КАК ТелефонЗапись
		ПО ТелефонЗапись.Объект = Контрагенты.Ссылка
		И ТелефонЗапись.Вид = ЗНАЧЕНИЕ(Справочник.ВидыКонтактнойИнформации.ТелефонКонтрагента)
	ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ РегистрСведений.КонтактнаяИнформация КАК АдресЗапись
		ПО АдресЗапись.Объект = Контрагенты.Ссылка
		И АдресЗапись.Вид = ЗНАЧЕНИЕ(Справочник.ВидыКонтактнойИнформации.ЮрАдресКонтрагента)
ГДЕ
	Контрагенты.Ссылка В ИЕРАРХИИ(&ВыбраннаяГруппа)
	И НЕ Контрагенты.ЭтоГруппа

Поле Представление позволяет получить готовый текстовый адрес или номер телефона в понятном пользователю виде без необходимости разбирать внутренние XML/JSON-структуры хранилища адресов.