← На главную

При подготовке базы для аудиторов, налоговых проверок или создании демонстрационных копий часто возникает задача оставить в информационной базе документы только за один конкретный финансовый год. При этом критически важно сохранить корректные входящие остатки на начало этого года и исключить данные за предыдущие и последующие периоды.

Разберем по шагам, как решить эту задачу в программе 1C:Бухгалтерия 8.3 с использованием штатных инструментов платформы.

Важное предупреждение: Все описанные ниже действия необходимо выполнять исключительно на предварительно созданной архивной копии информационной базы.

Алгоритм решения: двухэтапная обрезка базы

Для получения базы ровно за один год (например, за 2015 год) необходимо выполнить два ключевых действия:

1. Свернуть базу на 31.12.2014: это позволит сформировать входящие остатки на начало 2015 года и автоматически удалить первичные документы за все предыдущие годы.
2. Удалить документы за 2016 год и более поздние периоды: это очистит базу от будущих записей.

Шаг 1. Свертка информационной базы на начало нужного года

Рассмотрим порядок выполнения первой части задачи. В конфигурациях на управляемых формах свертка базы является стандартным механизмом.

1. Перейдем в раздел «Администрирование» — «Сервис» — «Свертка информационной базы».
2. На этапе выбора периода установим дату свертки — 31.12.2014. При такой настройке программа сформирует документы ввода остатков на 31 декабря 2014 года (или на 01.01.2015 00:00:00), а все документы за 2014 год и ранее будут помечены на удаление и удалены.
3. Следуем указаниям встроенного помощника свертки, выполняя пошаговую проверку регистров и счетов учета.

В результате мы получаем базу, в которой есть остатки на начало 2015 года и отсутствуют документы прошлых лет.

Шаг 2. Очистка документов за последующие периоды (2016 год и далее)

После успешной свертки прошлого периода необходимо удалить документы, созданные позже 31.12.2015. В конфигурации 1C:Бухгалтерия 3.0 для этого можно использовать несколько штатных способов.

Способ А. Использование инструмента «Групповое изменение реквизитов»

В современных конфигурациях обработка «Групповая обработка справочников и документов» заменена встроенным механизмом БСП:

1. Откроем «Администрирование» — «Обслуживание» — «Корректировка данных» — «Групповое изменение реквизитов».
2. Выберем пункт «Документы» и отметим нужные виды документов (или все виды документов).
3. Нажмем «Добавить условие отбора» и установим фильтр: Дата > 31.12.2015 23:59:59.
4. В таблице реквизитов найдем служебный реквизит «Пометка удаления», установим значение Да и нажмем кнопку «Изменить реквизиты».

Способ Б. Ручная пометка на удаление через журналы документов

Если документов за последующий период немного, можно воспользоваться стандартными списками:

1. Перейдем в общий журнал документов или конкретный журнал (например, «Банковские выписки», «Реализация (акты, накладные)»).
2. Установим интервал журнала или отбор по дате: с 01.01.2016 по текущую дату.
3. Выделим все строки комбинацией клавиш Ctrl + A и нажмем клавишу Delete для установки пометки на удаление.

Способ В. Окончательное удаление объектов

После того как все документы за 2016 год помечены на удаление, их необходимо физически удалить из базы данных:

1. Перейдем в меню «Администрирование» — «Обслуживание» — «Удаление помеченных объектов».
2. Выберем режим «Автоматическое удаление всех выбранных объектов» и запустим процесс. Программа проверит ссылочную целостность и удалит ненужные документы.

Альтернативный вариант: перенос данных в чистую базу

Проанализируем альтернативный сценарий, который позволяет избежать ошибок со ссылочной целостностью при масштабном удалении:

1. Создаем чистую информационную базу из типового шаблона той же версии.
2. С помощью обработки ВыгрузкаЗагрузкаДанныхXML выгружаем нормативно-справочную информацию (справочники контрагентов, номенклатуры, договоров, организаций).
3. Вносим или переносим остатки на 31.12.2014 с помощью документов ввода остатков.
4. Выгружаем и загружаем документы строго за период с 01.01.2015 по 31.12.2015.

Такой подход гарантирует минимальный размер базы данных и полное отсутствие неиспользуемых ссылок и хвостов в регистрах.

Обязательные действия после обрезки базы

После завершения процедур удаления и свертки выполним регламентные технические операции:

1. Перепроведение документов и закрытие месяца: Восстановим последовательность проведения документов за 2015 год и пошагово выполним процедуру «Закрытие месяца» с января по декабрь 2015 года для проверки корректности проводок и финансового результата.
2. Тестирование и исправление: Запустим базу в режиме Конфигуратор, откроем «Администрирование» — «Тестирование и исправление...» и выполним реиндексацию, проверку логической и ссылочной целостности, а также сжатие таблиц.
3. Уменьшение физического размера: Для файловых баз выгрузим базу в файл .dt и загрузим обратно в чистую папку для сжатия файла 1Cv8.1CD.