В конфигурации 1С:Управление производственным предприятием 1.3 нередко возникает ситуация, когда в результате ручного указания счетов в документах оплаты или поступления «разваливается» учет взаиморасчетов с поставщиками. В оборотно-сальдовой ведомости появляется развернутое сальдо: одновременно висит дебет по счету 60.02 (или отрицательный дебет по 60.01) и кредит по счету 60.01. Разберем, как устроена механика расчетов в УПП, почему обычной бухгалтерской справки недостаточно и какими способами можно исправить ситуацию.
Проанализируем архитектуру взаиморасчетов в УПП. В отличие от типовой бухгалтерии, учет расчетов с контрагентами здесь строится на регистрах накопления. План счетов и бухгалтерские проводки отражают лишь финансовый срез, тогда как механизмы автоматического зачета авансов, закрытия документов и регламентные процедуры опираются именно на регистры.
Ключевым регистром взаиморасчетов с поставщиками по бухгалтерскому учету является регистр накопления РасчетыПоПриобретениюБухгалтерскийУчет. Если выполнить исправление документом Операция (бухгалтерский и налоговый учет) с проводкой Дебет 60.01 Кредит 60.02, сальдо на счетах скроется, но в регистре останутся незакрытые «хвосты» в разрезе расчетных документов. При проведении новых документов система продолжит ориентироваться на данные регистра, что приведет к новым неконтролируемым ошибкам зачета авансов и искажению аналитики по договорам.
Кроме того, при расчетах с поставщиками задействуются и другие регистры накопления:
ВзаиморасчетыСКонтрагентами — управленческий регистр учета общего долга.ВзаиморасчетыСКонтрагентамиПоДокументамРасчетов — регистр, контролирующий взаиморасчеты по конкретным первичным расчетным документам.РасчетыСКонтрагентами — регистр, аккумулирующий оперативную информацию о состоянии взаиморасчетов.Игнорирование развернутого сальдо влечет за собой целый ряд серьезных учетных и налоговых последствий:
60.01 является переоцениваемым, а счет 60.02 — непереоцениваемым (согласно ПБУ 3/2006 авансы выданные не переоцениваются). Ошибочное нахождение аванса на счете 60.01 приведет к тому, что регламентная операция переоценки валюты начислит ложные курсовые разницы на счет 91, искажая налог на прибыль.Счет-фактура полученный на аванс. Это приводит к сбоям в документах Формирование записей книги покупок и Формирование записей книги продаж при последующем восстановлении авансового НДС, вызывая зависание сумм на счете 76.ВА.Рассмотрим самый чистый с технической точки зрения метод, который гарантирует корректность всех регистров. Если есть возможность временно открыть закрытый период (или если ошибка возникла в текущем периоде), выполним следующие действия:
Платежное поручение исходящее) и проверяем заполнение счетов расчетов. В поле счета расчетов должен стоять 60.01, а в поле счета авансов — 60.02.Восстановление последовательности расчетов. Она пересчитает движения документов по правилам хронологии, автоматически определит, какой платеж являлся авансом, и сформирует правильные записи как по регистру бухгалтерии, так и по регистру РасчетыПоПриобретениюБухгалтерскийУчет.Если прошлый период закрыт окончательно и перепроводить первичные документы категорически запрещено, воспользуемся штатным документом Корректировка долга. Рассмотрим, как правильно перенести задолженность текущей датой:
Корректировка долга текущей датой.60.01) и новый счет расчетов (60.02).РасчетыПоПриобретениюБухгалтерскийУчет, закрыв разрыв между регистрами и планом счетов.В сложных случаях, когда аналитика документов расчетов сильно запутана и типовая Корректировка долга не находит нужные остатки, применяем документ Корректировка записей регистров. Разберем по шагам правила работы с ним:
Корректировка записей регистров. В настройке состава регистров включаем регистр бухгалтерии Журнал проводок (бухгалтерский учет) и регистр накопления РасчетыПоПриобретениюБухгалтерскийУчет. При необходимости включаем регистр Взаиморасчеты с контрагентами по документам расчетов.60.01 Кредит 60.02 с точным заполнением субконто: «Контрагент», «Договор» и «Документ расчетов с контрагентом».РасчетыПоПриобретениюБухгалтерскийУчет вносим две корректирующие записи: по исходному расчетному документу и по новому (исправленному).Обратите особое внимание на правило знаков в регистре накопления:
60.01).60.02).Если перепутать знак суммы при внесении записей в регистр РасчетыПоПриобретениюБухгалтерскийУчет, типовые механизмы проведения документов в дальнейшем будут воспринимать переплату как долг, что окончательно запутает расчеты.
Чтобы исключить влияние человеческого фактора на счета расчетов, выполним следующие настройки:
Счета учета расчетов с контрагентами. Зададим стандартные счета расчетов (60.01) и авансов (60.02) по умолчанию для организаций или договоров, чтобы пользователям не приходилось выбирать их вручную.Дату запрета изменения данных для предотвращения случайной правки закрытых периодов.